Control total sobre las facturas en Björn Axén

La emblemática empresa de salud y belleza quería actualizar sus procesos internos para mejorar la eficiencia.

Con cinco empresas repartidas en cuatro ubicaciones diferentes, el procesamiento manual de las facturas de los proveedores resultaba laborioso y difícil de controlar para Björn Axén, quien automatizó el proceso con Rillion.

Del caos organizado al control

El departamento de contabilidad recibía facturas en papel, que luego se distribuían por la organización para su contabilización y aprobación. O bien, las facturas llegaban directamente a los responsables de su aprobación y, a continuación, se enviaban a Contabilidad.

Las cosas se complicaban con facilidad y resultaba difícil saber dónde estaban las facturas. Una factura podía quedarse olvidada en el escritorio de alguien y, en el peor de los casos, solo se descubría cuando el proveedor enviaba un recordatorio.

Johan Asperyd | Director financiero de Björn Axén

Ahora Björn Axén tiene un control total sobre dónde se encuentran las facturas, quién debe aprobarlas y cuándo vencen para su pago.

Rillion ofrece a Björn Axén oportunidades de crecimiento

La empresa ha crecido un 50 % en los últimos cinco años, pero este crecimiento no ha afectado al tamaño del departamento de cuentas por pagar, ya que Rillion sustituye gran parte del trabajo manual que se realizaba anteriormente.

«Gracias a los controles del proceso de aprobación y a la precisión que ofrece Rillion en nuestra contabilidad, el número de errores se ha reducido drásticamente y ahorramos mucho tiempo».

La empresa también cambió su sistema ERP durante este periodo. La transición se llevó a cabo sin problemas, ya que el proceso de facturación ya estaba consolidado y Rillion Automation se integró fácilmente con el nuevo sistema.

Sin duda, ahorramos más de lo que nos cuesta

Johan Asperyd| Director financiero de Björn Axén

Johan afirma que uno de los resultados más positivos ha sido el enorme impacto que ha tenido en su volumen de trabajo.

«Nos ahorramos muchísimas horas de trabajo. No hemos calculado cuántas, pero sin duda ahorramos más de lo que nos cuesta», afirma. «Además, el proceso de aprobación es más rápido. Se envían recordatorios automáticamente a los responsables de la aprobación, y el administrador tiene una visión general de todas las facturas, en qué fase del proceso se encuentran y cuál es su estado.

«Gracias a los controles del proceso de aprobación y a la precisión que ofrece Rillion en nuestra contabilidad, el número de errores se ha reducido drásticamente y ahorramos mucho tiempo».
– Johan Asperyd, director financiero de Björn Axén

Mejoras evidentes en la calidad

Johan insiste una y otra vez en que el procesamiento manual de las facturas puede generar fácilmente incertidumbre, lo que a su vez afecta a la calidad de la contabilidad y al control financiero general, además de aumentar el riesgo de que se deterioren las relaciones con los proveedores.

Lo que más valoran los empleados de Johan es la visión general de las facturas que obtienen y el hecho de que esta tarea se haya vuelto más fácil y divertida. Ahora pueden ser más proactivos y dedicar más tiempo a las tareas para las que están cualificados.

«Ahora que ya no es necesario buscar facturas que se han perdido ni consultar el plan de cuentas para la codificación, esta tarea se ha vuelto más divertida».

Johan también cree que el proceso de cierre anual ha ganado en eficiencia, ya que toda la información se encuentra en Rillion, en lugar de en carpetas o en el escritorio de alguien.

Una inversión razonable

Fue el proveedor de fotocopiadoras e impresoras de Björn Axén quien le recomendó a Johan que echara un vistazo a Rillion. Johan buscaba un sistema sencillo que no requiriera una gran inversión.

Johan cree que Rillion es una solución de sistema adecuada para la mayoría de las empresas. Está satisfecho con la elección que hicieron y con la rapidez con la que recibe asistencia. Le gusta que el software se actualice constantemente.

«Se nota que les apasiona lo que hacen», afirma.

Los empleados de Björn Axén se mostraron muy satisfechos con el cambio, ya que mejoró su entorno de trabajo sin que tuvieran que dedicar mucho tiempo a la formación.

La sencillez del sistema fue decisiva.

El sistema se aprende a medida que lo usas. Lo mismo ocurre con los nuevos empleados. No hay que superar ninguna curva de aprendizaje, simplemente empiezas a trabajar con él.

Johan Asperyd | Director financiero de Björn Axén