Elektronisk fakturahåndtering indenfor detailhandlen

Indenfor detailhandlen prioriteres udviklingen af de processer, der skaber en forbedret kundeoplevelse, ofte. Disse forbedringer er klart uundværlige for bevarelse af konkurrenceevnen, men man bør ikke forglemme, hvilke effektivitetsgevinster man kan opnå ved blot at digitalisere back-office-processerne.

Detailhandlen har særlige udfordringer, når det drejer sig om leverandørbetalinger, og det er ikke usædvanligt, at processerne er utidssvarende. Manuel registrering, matching og håndtering af leverandørfakturaer er en stor tidsrøver og øger også risikoen for, at noget går galt. Nedenfor beskriver vi nogle af de særlige problemer, som ofte forekommer indenfor detailhandlen, og hvordan disse kan minimeres ved hjælp af elektronisk fakturahåndtering.

Håndtering af direkte indkøb

Detailhandlere og endda grossister har en række specifikke udfordringer, når det drejer sig om direkte omkostninger. Når lageret er så stort og indeholder så mange varer som det egentlige butiksområde, betyder det, at listen over produkter er lang og varieret. Produktlisten er ofte opdelt i yderligere et niveau, med artikler som består af forskellige smag, farver og størrelser, som også skal registreres. Dette indebærer, at manuel matching af fakturaer bliver komplekst og ekstremt tidskrævende.

Indirekte indkøb

En anden omkostning består af indirekte indkøb, dvs. varer og tjenester, der behøves som led i butiksdriften, men som ikke videresælges til slutkunderne. Eksempelvis juridisk arbejde, annoncering, butiksindretning, computere og mobiltelefoner til personale. Denne type indkøb håndteres oftest helt manuelt, og for at få et overblik over omkostningerne anvendes for det meste et excel-dokument eller et udtræk fra økonomisystemet. I begge tilfælde medfører det en omfattende, manuel håndtering og ekstra kontroller af, at dette faktisk er korrekt. Desuden er det svært at generere pålidelige rapporter over indkøb, og om hvor godt et leverandørforhold fungerer.

Forretningsrelationer med hundredvis (eller tusindvis) af leverandører

Detailhandlen har af indlysende årsager forretningsforhold med et stort antal af leverandører. Når leverandørfakturaer håndteres manuelt, er det svært at få overblik over faktura-processen, og der er risiko for, at enkelte fakturaer bortkommer eller ikke kontrolleres ordentligt af den rette person. Leverandører har heller ingen indsigt i, hvorvidt en faktura er modtaget eller gået til betaling, hvilket gør, at de måske sender samme faktura to eller flere gange – for at være sikker på at få betaling. Ved manuel håndtering af papirfakturaer kan det være svært for personalet i kreditorbogholderiet at opdage dubletter. I værste fald kan dette føre til, at leverandører bliver betalt dobbelt, med eventuelt tidskrævende korrigeringsarbejde til følge.

Udfordringer for detailhandlen med internationale kunder og leverandører

Virksomheder, som har kunder og leverandører fra flere lande, står med yderligere udfordringer. At have leverandører fra andre lande er i dag snarere reglen end undtagelsen, eftersom forbrugere i endnu højere grad efterspørger høj kvalitet til lave priser. Noget, som kan være meget tidskrævende er håndtering af forskellige valutakurser, som fluktuerer over tid. Valutakursændringer påvirker overskudsgraden, hvis ikke de opdages hurtigt, og prisen mod slutkunden justeres i henhold dertil. Ofte må man som international aktør også håndtere flere sprog og forskellige krav i forhold til fakturaer, hvilket yderligere komplicerer fakturahåndteringen.

Elektronisk fakturahåndering letter arbejdet

Mange af disse udfordringer kan løses eller forenkles ved hjælp af en digital løsning for håndtering af leverandørfakturaer. Når det manuelle, tidskrævende arbejde elimineres, får økonomiafdelingen mere tid til strategisk arbejde og kan identificere forbedringsområder.

Med elektronisk fakturahåndtering får man direkte, bedre kontrol over hele indkøbs- og fakturaprocessen, samtidig med at tidsforbrug og omkostninger i forbindelse med fakturahåndtering falder. Med moderne teknologi kan fakturaer matches automatisk mod indkøbsordrer, hvilket medfører, at kun afvigelser skal kontrolleres manuelt. Resultatet bliver færre fejl, og at flere betalinger sker til tiden. Med en moderne løsning for elektronisk fakturahåndtering kan transaktionsvolumen stige, uden yderligere personaleressourcer behøves tilført indenfor administration.

Rillions digitale løsninger kan effektivisere hele processen fra indkøb til betaling, hvilket giver detailhandelsvirksomheder mulighed for at fokusere på kerneopgaverne – det vil sige kunderne og forretningen.

Læs mere om Rillions løsninger eller book en demo