Fakturascanning
Vi er eksperter i automatisering og har en passion for mennesker. Vi automatiserer dine finansielle processer, så du kan få ro på dine medarbejdere og tid til eftertanke.
Find dit lokale Rillion-kontor
Første trin i den daglige håndtering af leverandørfakturaer er dataindsamlingen, dvs. fakturascanning og tolkning af fakturadata.
Fakturascanning – vælg den rigtige løsning
Mange virksomheder er kommet langt med fakturascanning og har automatiseret størstedelen af de arbejdsopgaver, der er forbundet med at scanne fakturaer, men for nogle er fakturascanning problematisk. Faktura scanning er også et område, der er meget omdiskuteret, da flere lande stiller krav til e-faktura, og hvor den offentlige sektor er gået forrest.
Her beskriver vi de forskellige muligheder for at indscanning af faktura, der findes – inkl. fordele og ulemper ved de forskellige faktura scanning løsninger. Vi kommer også rundt om e-fakturaens betydning for dataopsamlingen, uden at vi dog går helt i dybden (læs mere om e-faktura).
Scan fakturaer selv – sådan fungerer faktura scanning
Dine leverandører sender deres fakturaer til dig, som de altid har gjort. Alternativt mailer de en PDF-faktura til din faktura-inboks Papirfakturaer scannes og PDF-fakturaer hentes i mailboksen. Som led af fakturascanning processen markerer ReadSoft de felter, som ikke er tolket 100 % for en ekstra kontrol, inden fakturaen sendes til Rillion til kontering og godkendelse.
Fordele ved fakturascanning:
- Du vælger selv, om du vil have ReadSofts software til fakturascanning som Cloud-løsning eller lokal installation.
- Du får med Cloud-versionen en løsning, som optimerer sig selv, og som lærer, hvordan dine fakturaer ser ud, så jeres manuelle kontrol minimeres over tid.
- Dit personale er eksperter på jeres fakturaer og håndterer hurtigt og enkelt dem, der markeres til kontrol.
- Du får nemt skiftet til e-faktura i takt med, at du har ressourcer til det.
- Du får et brugerinterface på mange sprog (afgørende for globale organisationer).
- Du kan enkelt fordele arbejdet til forskellige pladser og lande, hvis du har geografisk spredte organisationer, egne shared service.
Ulemper ved fakturascanning:
- Der er noget manuelt arbejde forbundet med håndtering af papirfakturaer – også når der er introduceret faktura scanning
- Investering i og vedligeholdelse af scanner (hvis din multifunktionsscanner ikke er tilstrækkelig)
Scan leverandørfakturaer som en tjeneste
– få et bureau til at scanne fakturaer
Dine fakturaer tilpasses scanningbureauets fakturascanning system. Typisk sendes papirfakturaerne til en postadresse mærket med dit unikke ID, og mailede PDF-fakturaer sendes til en (generel eller unik) mailadresse hos scanningsbureaet til scanning af leverandørfakturaer og tolkning af informationen. Fakturaerne sendes til Rillion til kontering og godkendelse.
Fordele ved faktura scanning bureau:
- Du kan nemt skrue op for volumen ved vækst.
- Du behøver hverken scanner eller brug af egne ressourcer.
- Du får en konkurrencedygtig pris ved meget store volumer.
Ulemper:
- Risikoen for forkert tolket information er højere end ved egen fakturascanning.
- Få (hvis nogen) scanningtjenester kan håndtere fakturainformation på linjeniveau med godt resultatet.
Samlet pakke for fakturascanning og dataindsamling
Rillion tilbyder løsninger til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer i samarbejde med ReadSoft. Hvis I allerede har jeres egen interne løsning til faktura scanning og tolkning af fakturaer, kan den kobles til Rillion. På den måde tilbyder Rillion et komplet setup af muligheder og alternativer til at imødekomme de fleste behov og situationer ift. fakturascanning og dataopsamling.
Til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer samarbejder vi med ReadSoft. Begge ReadSofts løsninger (ReadSoft Online og ReadSoft Invoice) til faktura scanning spiller sammen med Rillion og bruges med stor succes af en lang række kunder.
Fakturatolkning med Pagero
Når det kommer til e-fakturaformatet, samarbejder Rillion med Pagero og Pageros tjeneste Pagero Online. Læs mere om, hvordan du modtager e-fakturaer.
Er du klar til at vælge fakturascanning system?
Vil du prøve Rillion?
Lad en af vores eksperter vise dig, hvad der passer til dine behov.