Første trin i den daglige håndtering af leverandørfakturaer er dataindsamlingen, dvs. fakturascanning og tolkning af fakturadata.
Mange virksomheder er kommet langt med fakturascanning og har automatiseret størstedelen af de arbejdsopgaver, der er forbundet med at scanne fakturaer, men for nogle er fakturascanning problematisk. Faktura scanning er også et område, der er meget omdiskuteret, da flere lande stiller krav til e-faktura, og hvor den offentlige sektor er gået forrest.
Her beskriver vi de forskellige muligheder for at indscanning af faktura, der findes – inkl. fordele og ulemper ved de forskellige faktura scanning løsninger. Vi kommer også rundt om e-fakturaens betydning for dataopsamlingen, uden at vi dog går helt i dybden (læs mere om e-faktura).
Dine leverandører sender deres fakturaer til dig, som de altid har gjort. Alternativt mailer de en PDF-faktura til din faktura-inboks Papirfakturaer scannes og PDF-fakturaer hentes i mailboksen. Som led af fakturascanning processen markerer ReadSoft de felter, som ikke er tolket 100 % for en ekstra kontrol, inden fakturaen sendes til Rillion til kontering og godkendelse.
Dine fakturaer tilpasses scanningbureauets fakturascanning system. Typisk sendes papirfakturaerne til en postadresse mærket med dit unikke ID, og mailede PDF-fakturaer sendes til en (generel eller unik) mailadresse hos scanningsbureaet til scanning af leverandørfakturaer og tolkning af informationen. Fakturaerne sendes til Rillion til kontering og godkendelse.
Rillion tilbyder løsninger til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer i samarbejde med ReadSoft. Hvis I allerede har jeres egen interne løsning til faktura scanning og tolkning af fakturaer, kan den kobles til Rillion. På den måde tilbyder Rillion et komplet setup af muligheder og alternativer til at imødekomme de fleste behov og situationer ift. fakturascanning og dataopsamling.
Til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer samarbejder vi med ReadSoft. Begge ReadSofts løsninger (ReadSoft Online og ReadSoft Invoice) til faktura scanning spiller sammen med Rillion og bruges med stor succes af en lang række kunder til indscanning af fakturaer.
Fakturatolkning med Pagero
Når det kommer til e-fakturaformatet, samarbejder Rillion med Pagero og Pageros tjeneste Pagero Online. Læs mere om, hvordan du modtager e-fakturaer.
Er du klar til at vælge fakturascanning system?
Hvad er fakturascanning?
Fakturascanning er den proces, hvor en fysisk faktura (en papirfaktura) eller en pdf-faktura sendt som vedhæftning bliver digitaliseret. I scanningsprocessen får du dels et scannet billede af fakturaen som en fil, og du får typisk fortolket alle relevante data fra fakturaen. Dermed får du – populært sagt – en digital version af den fysiske papirfaktura eller pdf-faktura direkte ind i dit fakturahåndteringssystem, hvilket styrker dine muligheder for et fuldautomatisk fakturagodkendelsesflow.
Hvordan får du scannet dine fakturaer?
Der er flere muligheder for at få scannet dine fakturaer.
Nogle vælger at gøre det selv via en avanceret kopimaskine, men det er både tidskrævende, svært at skalere, og der er relativt stor risiko for menneskelige fejl.
De fleste vælger imidlertid at bruge et scanningsbureau til at håndtere fakturascanningsprocessen. I praksis bliver alle papir- og pdf-fakturaer “omdirigeret” til scanningsbureauet, som tager sig af scannings- og digitaliseringsprocessen. Scanningsbureauet overfører informationerne direkte til jeres fakturahåndteringssystem, så næste led i godkendelsesprocessen og bogføringen uhindret kan sættes i gang. Bruger du et scanningsbureau kan du ogsås let op- og nedskalere antallet af fakturaer efter dit aktuelle behov.
Lad en af
Vi er eksperter i automatisering og har en passion for mennesker. Vi automatiserer dine finansielle processer, så du kan få ro på dine medarbejdere og tid til eftertanke.