fbpx

Fakturascanning

Første trin i den daglige håndtering af leverandørfakturaer er dataindsamlingen, dvs. fakturascanning og tolkning af fakturadata.

Fakturascanning – vælg den rigtige løsning
Fakturascanning system med Rillion

Fakturascanning – vælg den rigtige løsning

Mange virksomheder er kommet langt med fakturascanning og har automatiseret størstedelen af de arbejdsopgaver, der er forbundet med at scanne fakturaer, men for nogle er fakturascanning problematisk. Faktura scanning er også et område, der er meget omdiskuteret, da flere lande stiller krav til e-faktura, og hvor den offentlige sektor er gået forrest.

Her beskriver vi de forskellige muligheder for at indscanning af faktura, der findes – inkl. fordele og ulemper ved de forskellige faktura scanning løsninger. Vi kommer også rundt om e-fakturaens betydning for dataopsamlingen, uden at vi dog går helt i dybden (læs mere om e-faktura).

Scan fakturaer selv – sådan fungerer faktura scanning

Dine leverandører sender deres fakturaer til dig, som de altid har gjort. Alternativt mailer de en PDF-faktura til din faktura-inboks Papirfakturaer scannes og PDF-fakturaer hentes i mailboksen. Som led af fakturascanning processen markerer ReadSoft de felter, som ikke er tolket 100 % for en ekstra kontrol, inden fakturaen sendes til Rillion til kontering og godkendelse.

Sådan fungerer indscanning af faktura
Fordele ved faktura scanning

Fordele ved fakturascanning:

  • Du vælger selv, om du vil have ReadSoft software til fakturascanning som Cloud-løsning eller lokal installation.
  • Du får med Cloud-versionen en løsning, som optimerer sig selv, og som lærer, hvordan dine fakturaer ser ud, så jeres manuelle kontrol minimeres over tid.
  • Dit personale er eksperter på jeres fakturaer og håndterer hurtigt og enkelt dem, der markeres til kontrol.
  • Du får nemt skiftet til e-faktura i takt med, at du har ressourcer til det.
  • Du får et brugerinterface på mange sprog (afgørende for globale organisationer).
  • Du kan enkelt fordele arbejdet til forskellige pladser og lande, hvis du har geografisk spredte organisationer, egne shared service.

Ulemper ved fakturascanning:

  • Der er noget manuelt arbejde forbundet med håndtering af papirfakturaer – også når der er introduceret faktura scanning
  • Investering i og vedligeholdelse af scanner (hvis din multifunktionsscanner ikke er tilstrækkelig)
Scanne fakturaer
Scan leverandørfakturaer

Scan leverandørfakturaer som en tjeneste
– få et bureau til at scanne fakturaer

Dine fakturaer tilpasses scanningbureauets fakturascanning system. Typisk sendes papirfakturaerne til en postadresse mærket med dit unikke ID, og mailede PDF-fakturaer sendes til en (generel eller unik) mailadresse hos scanningsbureaet til scanning af leverandørfakturaer og tolkning af informationen. Fakturaerne sendes til Rillion til kontering og godkendelse.

Fordele ved faktura scanning bureau:

  • Du kan nemt skrue op for volumen ved vækst.
  • Du behøver hverken scanner eller brug af egne ressourcer.
  • Du får en konkurrencedygtig pris ved meget store volumer.
Digital fakturahåndtering med Rillion
Fakturahåndtering med Rillion

Ulemper:

  • Risikoen for forkert tolket information er højere end ved egen fakturascanning.
  • Få (hvis nogen) scanningtjenester kan håndtere fakturainformation på linjeniveau med godt resultatet.

Samlet pakke for fakturascanning og dataindsamling

Rillion tilbyder løsninger til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer i samarbejde med ReadSoft. Hvis I allerede har jeres egen interne løsning til faktura scanning og tolkning af fakturaer, kan den kobles til Rillion. På den måde tilbyder Rillion et komplet setup af muligheder og alternativer til at imødekomme de fleste behov og situationer ift. fakturascanning og dataopsamling.

Til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer samarbejder vi med ReadSoft. Begge ReadSofts løsninger (ReadSoft Online og ReadSoft Invoice) til faktura scanning spiller sammen med Rillion og bruges med stor succes af en lang række kunder.

Fakturatolkning med Pagero

Når det kommer til e-fakturaformatet, samarbejder Rillion med Pagero og Pageros tjeneste Pagero Online. Læs mere om, hvordan du modtager e-fakturaer.

Er du klar til at vælge fakturascanning system?

Samlet pakke for fakturahåndteringssystem

Kundecases

FAQs

It is always important to consider the ROI of any business system, however, calculating the ROI of AP automation solutions is not always very straightforward. This is because it impacts so many different areas of a business, making it difficult to perform a reliable calculation.

When calculating the ROI of an AP automation solution, there are numerous, both financial and non-financial, factors to consider:

Financial ROI factors:

  • reduced processing costs
  • minimized human errors losses
  • increase in on-time payments
  • time savings
  • reduced risk of paying fraudulent invoices
  • increased capture of early payment discounts

Non-financial ROI factors:

  • increased accuracy and control
  • added flexibility for administrators and approvers to work and attest remotely
  • increased transparency
  • boosted compliance
  • eliminates repetitive tasks, freeing up time for higher value tasks

Der er hovedsageligt to gevinster:

  • du sparer meget arbejdstid
  • der kommer færre manuelle fejl, hvilket giver mere korrekt underliggende data i virksomhedens rapportering

Desuden får økonomiafdelingen bedre overblik og kontrol over leverandørfakturaer og kommende udgifter.

Vil du prøve Rillion?

Lad en af ​​vores eksperter vise dig, hvad der passer til dine behov.