Volle Kontrolle über Rechnungen bei Björn Axén

Das bekannte Gesundheits- und Kosmetikunternehmen wollte seine internen Prozesse modernisieren, um die Effizienz zu steigern.

Mit fünf Unternehmen an vier verschiedenen Standorten war die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen für Björn Axén zeitaufwändig und schwer zu kontrollieren, weshalb er den Prozess mit Rillion automatisierte.

Vom organisierten Chaos zur Kontrolle

Die Buchhaltung erhielt Rechnungen in Papierform, die dann innerhalb des Unternehmens zur Erfassung und Genehmigung weitergeleitet wurden. Oder die Rechnungen gingen direkt an die genehmigenden Führungskräfte und wurden anschließend an die Buchhaltung weitergeleitet.

Es kam schnell Unordnung auf, und es war schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wo sich die Rechnungen befanden. Eine Rechnung konnte auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen bleiben und im schlimmsten Fall erst entdeckt werden, wenn der Lieferant eine Mahnung schickte.

Johan Asperyd | Finanzvorstand bei Björn Axén

Björn Axén hat nun die volle Kontrolle darüber, wo sich Rechnungen befinden, wer sie genehmigen muss und wann sie fällig sind.

Rillion bietet Björn Axén Raum für Wachstum

Das Unternehmen ist in den letzten fünf Jahren um 50 % gewachsen, doch dieses Wachstum hat sich nicht auf die Größe der Kreditorenbuchhaltung ausgewirkt, da Rillion einen Großteil der bisherigen manuellen Arbeit übernimmt.

„Dank der Kontrollen im Genehmigungsworkflow und der Präzision, die Rillion in unserer Buchhaltung bietet, ist die Fehlerquote drastisch gesunken, und wir sparen viel Zeit.“

Das Unternehmen hat in diesem Zeitraum auch sein ERP-System umgestellt. Die Umstellung verlief reibungslos, da der Rechnungsstellungsprozess bereits etabliert war und sich Rillion Automation problemlos in das neue System integrieren ließ.

Wir sparen definitiv mehr, als es uns kostet

Johan Asperyd| Finanzvorstand bei Björn Axén

Johan sagt, dass ein äußerst positiver Effekt die enorme Entlastung bei der Arbeitsbelastung gewesen sei.

„Wir sparen so viele Arbeitsstunden. Wir haben zwar nicht genau ausgerechnet, wie viele, aber wir sparen definitiv mehr, als es uns kostet“, sagt er. „Auch die Genehmigung geht schneller. Es werden automatisch Erinnerungen an die Genehmigenden verschickt, und der Administrator hat einen Überblick über alle Rechnungen, ihren Bearbeitungsstand und ihren Status.“

„Dank der Kontrollen im Genehmigungsworkflow und der Präzision, die Rillion in unserer Buchhaltung bietet, ist die Fehlerquote drastisch gesunken, und wir sparen viel Zeit.“
– Johan Asperyd, CFO bei Björn Axén

Deutliche Qualitätssteigerungen

Johan kommt immer wieder darauf zurück, dass die manuelle Rechnungsbearbeitung leicht zu Unsicherheiten führen kann, was sich wiederum auf die Qualität der Buchhaltung und die allgemeine Finanzkontrolle auswirkt und zudem das Risiko erhöht, dass sich die Beziehungen zu den Lieferanten verschlechtern.

Was Johans Mitarbeiter am meisten schätzen, ist der Überblick über die Rechnungen, den sie erhalten, und die Tatsache, dass diese Aufgabe einfacher geworden ist und ihnen mehr Spaß macht. Sie können nun proaktiver arbeiten und mehr Zeit für die Aufgaben aufwenden, für die sie qualifiziert sind.

„Da ich nun nicht mehr nach verlorenen Rechnungen suchen oder den Kontenplan für die Kontierung nachschlagen muss, macht mir diese Aufgabe wieder mehr Spaß.“

Johan ist zudem der Meinung, dass der Jahresabschlussprozess effizienter geworden ist, da alle Informationen nun in Rillion gespeichert sind und nicht mehr in Ordnern oder auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen.

Sinnvolle Investition

Es war der Lieferant von Kopierern und Druckern von Björn Axén, der Johan empfahl, sich Rillion einmal anzusehen. Er wollte ein unkompliziertes System, das keine großen Investitionen erforderte.

Johan ist der Meinung, dass Rillion eine Systemlösung ist, die für die meisten Unternehmen geeignet ist. Er ist zufrieden mit der getroffenen Wahl und dem zeitnahen Support, den er erhält. Ihm gefällt, dass die Software ständig weiterentwickelt wird.

„Man merkt, dass sie mit Leidenschaft bei der Sache sind“, sagt er.

Die Mitarbeiter von Björn Axén äußerten sich durchweg positiv über die Umstellung, da sie ihr Arbeitsumfeld verbesserte, ohne dass sie viel Zeit in Schulungen investieren mussten.

Die Einfachheit des Systems war ausschlaggebend.

Man lernt das System im Laufe der Nutzung. Das Gleiche gilt für neue Mitarbeiter. Es gibt keine Lernkurve, die man überwinden muss – man fängt einfach an, damit zu arbeiten.

Johan Asperyd | Finanzvorstand bei Björn Axén