Eine gut umgesetzte Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung läuft praktisch von selbst. Das ist das Schöne daran. Dennoch lohnt es sich, sich gründlich damit auseinanderzusetzen. Nur so können Sie erkennen, welche Software für die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung die Aufgabe erfüllt und welche hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Lesen Sie diesen Leitfaden. Darin erfahren Sie , was AP-Automatisierung ist, wie sie funktioniert und warum sie für das Finanzteam von heute ein unverzichtbares Werkzeug ist.
Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Rillion realen Unternehmen dabei hilft, manuellen Aufwand zu reduzieren, Genehmigungsvorgänge zu beschleunigen, Kosten zu sparen und die finanzielle Kontrolle insgesamt zu verbessern.
Nicht mehr das Kreditorenbuchhaltung von früher: Warum moderne Finanzteams Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung brauchen
Für unsere Eltern und Großeltern bedeutete die Kreditorenbuchhaltung Stapel von Papier und manuelle Buchführung. Seitdem sind Unternehmen zu Online-Systemen und Tabellenkalkulationen übergegangen. Doch der Prozess ist immer noch zu manuell.
In vielen Unternehmen gehen Rechnungen per E-Mail oder auf dem Postweg ein. Jemand gibt sie manuell ins System ein, ordnet jede Einzelposition von Hand zu und macht sich dann nacheinander auf die Suche nach den Genehmigern.
Dieser Prozess ist repetitiv, fehleranfällig und nimmt viel zu viel Zeit Ihres Teams in Anspruch.
Inzwischen hat sich das Tempo im Finanzbereich beschleunigt. Echtzeit-Berichterstattung, sofortiger Zugriff auf Leistungsdaten und kürzere Abschlusszyklen sind zur Norm geworden. Die Kreditorenbuchhaltung hat jedoch nicht Schritt gehalten. Viele Teams sind nach wie vor auf manuelle Arbeitsabläufe und isolierte Systeme angewiesen, was zu einem Engpass in einem ansonsten schnelllebigen Finanzbereich führt.
Diese Ineffizienz lässt sich messen.
Laut demBericht „2025 Accounts Payable Automation Trends“ des Institute of Financial Operations and Leadership (IFOL) wenden 63 % der Finanzteams derzeit mehr als 10 Stunden pro Woche für die Rechnungsbearbeitung auf.
Auf die Frage, was sie am meisten ausbremst, lauteten die beiden häufigsten Antworten:
- Manuelle Dateneingabe
- Datenfehler und Unstimmigkeiten (die oft durch eben diese manuelle Arbeit verursacht werden)
Diese Engpässe zehren an den Kräften der Teams. 78 % der Finanzfachleute geben mittlerweile an, unter Stress zu leiden, der durch ineffiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse verursacht wird – ein Anstieg um 14 % gegenüber 2024. Das ist ein deutliches Zeichen dafür, dass Altsysteme den Anforderungen des modernen Finanzwesens nicht gewachsen sind.
Was moderne Teams brauchen, sind nicht mehr Mitarbeiter, mehr Tabellenkalkulationen oder längere Arbeitszeiten. Sie brauchen intelligentere Systeme, bei denen Automatisierung repetitive Aufgaben übernimmt, Fehler reduziert und ihnen einen umfassenden Überblick über den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow im gesamten Unternehmen verschafft.
Was ist AP-Automatisierung? (Denn um veraltete Prozesse abzuschaffen, braucht man ein grundlegendes Verständnis)
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) bezeichnet den Einsatz von Software zur Abwicklung des Rechnungsprozesses von Anfang bis Ende, ohne all die manuellen Schritte, die die Arbeit der Teams verlangsamen. Anstatt Rechnungsdaten einzugeben, Genehmigungen einzuholen und Zahlungsdateien hochzuladen, übernimmt die AP-Automatisierung diese Aufgaben für Sie.
Die AP-Automatisierung übernimmt vier zentrale Aufgaben:
- Rechnungen erfassen (aus E-Mails, PDF-Dateien oder in Papierform)
- Zuordnung zu Bestellungen und Wareneingängen
- sie zur Genehmigung an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten
- Versenden genehmigter Rechnungen zur Zahlung
Das Ziel ist es, den Zeitaufwand für die Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und Ihrem Team mehr Kontrolle und Transparenz über den Cashflow zu verschaffen.
Man verwechselt die Automatisierung von Geschäftsprozessen leicht mit der Digitalisierung, doch es handelt sich nicht um dasselbe.
Das Einscannen von Rechnungen in einen gemeinsamen Ordner oder das Hochladen in Ihr ERP-System ist Digitalisierung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hingegen schafft intelligente, wiederholbare Arbeitsabläufe rund um diese Rechnungen. Und das Beste daran: Dank intelligenter Workflow-Automatisierung kann das System im Laufe der Zeit dazulernen, Codes vorschlagen, Rechnungen automatisch weiterleiten und Unstimmigkeiten kennzeichnen, bevor sie zu Problemen werden.
Bei Rillion bezeichnen wir dies als durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Erfassung → Abgleich → Genehmigung → Zahlung. Jeder Schritt erfolgt innerhalb eines einzigen Systems – mit einem übersichtlichen Datenfluss, weniger Verzögerungen und höherer Genauigkeit von Anfang bis Ende.
Ist die AP-Automatisierung sicher und zuverlässig?
Ja, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist im Allgemeinen wesentlich sicherer und genauer als herkömmliche manuelle Prozesse. Durch den Ersatz menschlicher Eingriffe durch standardisierte, digitale Arbeitsabläufe verringert die Automatisierung das Risiko von Fehlern, Betrug und Datenverlusten.
Zwar ist kein System völlig risikofrei, doch moderne Plattformen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzen mehrere Schutz- und Kontrollmechanismen, um die Sicherheit und Richtigkeit Ihrer Finanzdaten zu gewährleisten:
- Intelligente Datenerfassung: Mithilfe von KI- und OCR-Technologien werden Rechnungsdaten mit hoher Genauigkeit erfasst und extrahiert, wodurch das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe verringert wird.
- Automatischer Abgleich und Validierung: Durch den 2- und 3-Wege-Abgleich von Bestellungen wird sichergestellt, dass Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen, wodurch Unstimmigkeiten bereits vor der Zahlung erkannt werden.
- Detaillierte Prüfpfade: Das System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung protokolliert automatisch jeden Vorgang auf einer Rechnung und erstellt so einen übersichtlichen Nachweis darüber, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.
- Automatische Betrugserkennung: Das System meldet ungewöhnliche Aktivitäten, wie beispielsweise doppelte Rechnungen oder plötzliche Änderungen der Bankverbindung von Lieferanten, um betrügerische Transaktionen zu verhindern und Kosten zu sparen.
- Sichere elektronische Zahlungen: Der Ersatz von Papierschecks durch verschlüsselte, nachverfolgbare elektronische Zahlungsmethoden wie ACH und virtuelle Karten verringert das Betrugsrisiko.
- Compliance und Datenschutz: Führende Plattformen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wie Rillion erfüllen wichtige Datenschutz- und Sicherheitsstandards wie SOC 1 und SOC 2, CCPA und HIPAA. Darüber hinaus setzen sie Verschlüsselung auf Bankenniveau und sicheres Datenhosting ein, um sicherzustellen, dass sensible Finanzdaten geschützt bleiben.
Zusammen sorgen diese Sicherheitsvorkehrungen für einen transparenten, überprüfbaren Prozess, der schneller, zuverlässiger und sicherer ist.
Wie funktioniert die AP-Automatisierung? (Und welche Rolle spielen Sie dabei?)
Ein modernes System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steuert den gesamten Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung mit nur wenigen oder gar keinen manuellen Eingriffen. Sie müssen nur bei Ausnahmen eingreifen, beispielsweise bei nicht zugeordneten Rechnungen oder Streitfällen mit Lieferanten.
So sieht dieser Prozess in der Praxis aus.
1. Erfassung von Rechnungen
Ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem erfasst eingehende Rechnungen zunächst mithilfe von KI oder optischer Zeichenerkennung (OCR), unabhängig davon, in welchem Format sie eingehen: per E-Mail, über Lieferantenportale, als hochgeladene PDF-Dateien oder als gescannte Papierdokumente.
Das System zur Rechnungserfassung liest anschließend jede Rechnung ein, extrahiert wichtige Angaben wie den Namen des Lieferanten, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Einzelposten und ordnet diese Informationen in einem einheitlichen Format.
Das bedeutet, dass Ihr Team Daten nicht mehr manuell eingeben oder jede Summe doppelt überprüfen muss. Die Informationen werden innerhalb weniger Minuten präzise erfasst und stehen zur Überprüfung bereit, sodass sich Ihr Team auf Genehmigungen und Ausnahmen konzentrieren kann, anstatt sich mit der manuellen Eingabe zu beschäftigen.
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2. PO-Abgleich
Beim Abgleich von Bestellungen (PO-Matching) überprüft ein System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung jede Rechnung, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Dabei wird die Rechnung mit den zugehörigen Einkaufsbelegen abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle Angaben (wie Preis, Menge und Artikel) korrekt übereinstimmen. Dies hilft, kostspielige Fehler, Doppelzahlungen und sogar Betrugsfälle zu vermeiden.
Es gibt zwei Hauptarten des PO-Abgleichs:
- Zwei-Wege-Abgleich
Diese Methode eignet sich am besten für Dienstleistungen oder risikoarme, wiederkehrende Käufe, bei denen keine physischen Waren geliefert werden. Das System vergleicht die Mengen und Preise auf der Rechnung mit denen der Bestellung. Wenn alles innerhalb eines festgelegten Toleranzbereichs übereinstimmt, leitet das System die Rechnung automatisch zur Genehmigung weiter. - Dreifachabgleich
Beim Dreifachabgleich geht das System noch einen Schritt weiter, indem es die Rechnung sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Wareneingang vergleicht, der bei Ankunft der Artikel erstellt wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass Menge und Zustand der erhaltenen Waren sowohl mit der Bestellung als auch mit der Rechnung übereinstimmen, sodass Sie nur für das bezahlen, was tatsächlich geliefert wurde.
Da diese Methode eine zusätzliche Kontrollinstanz bietet, eignet sie sich ideal für physische Waren, hochwertige Anschaffungen oder neue Lieferanten.
Ein leistungsfähiges System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann sowohl einfache als auch komplexe, mehrseitige Rechnungen problemlos abgleichen, wodurch manuelle Überprüfungen reduziert und der gesamte Prozess beschleunigt werden.
3. Automatisierte Datenkodierung
Nach der Erfassung der Rechnungen analysiert das System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung jede einzelne Rechnung mithilfe von KI und maschinellem Lernen und ordnet automatisch die richtigen Hauptbuchkonten, Kostenstellen und Projektcodes zu.
Wenn beispielsweise eine Rechnung eines Stammlieferanten Software-Abonnementgebühren enthält, erkennt das System diesen Lieferanten und ordnet die Ausgabe der Kostenart „IT-Abonnements“ zu. Handelt es sich bei einer anderen Position um Marketingkosten, wird automatisch die richtige Kostenstelle zugewiesen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Das Automatisierungssystem lernt aus der bisherigen Kodierungshistorie Ihres Unternehmens und den bestehenden Geschäftsregeln und verbessert seine Genauigkeit mit jeder verarbeiteten Rechnung. Mit der Zeit ermittelt und wendet es die richtigen Codes schneller und präziser an, sodass keine manuelle Überprüfung mehr erforderlich ist und Ihre Finanzdaten sauber und konsistent bleiben.
4. Automatisierung des Genehmigungsworkflows
Nach dem Abgleich und der Erfassung der Rechnungen leitet das System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung jede Rechnung elektronisch an die zuständige Person zur Genehmigung weiter.
Diese Weiterleitung kann auf zwei Arten erfolgen:
- Regelbasiertes Routing
Dies ist die traditionelle Methode, bei der vordefinierte „Wenn-Dann“-Regeln angewendet werden, um anhand von Kriterien wie Betrag, Abteilung oder Lieferant zu bestimmen, wohin eine Rechnung weitergeleitet wird.
Eine Regel könnte beispielsweise vorsehen, dass das System alle Rechnungen über 5.000 $ automatisch an die Geschäftsleitung weiterleitet und kleinere Rechnungen direkt an einen Abteilungsleiter.
Dieser Ansatz eignet sich gut für vorhersehbare, sich wiederholende Arbeitsabläufe, ist jedoch unflexibel und erfordert manuelle Anpassungen, sobald sich Geschäftsprozesse oder Lieferantendaten ändern. - KI-gestützte Weiterleitungs
us: Dieser Ansatz nutzt maschinelles Lernen, um Rechnungen dynamisch weiterzuleiten. Das System analysiert historische Daten, einschließlich früherer Genehmigungen, um daraus zu lernen und für jede Rechnung den besten Weiterleitungsweg zu empfehlen – selbst bei Rechnungen mit unstrukturierten Formaten oder geringfügigen Abweichungen.
Es kann die richtigen Genehmiger für Rechnungen ohne Bestellauftrag vorschlagen, alles kennzeichnen, was ungewöhnlich erscheint (wie plötzliche Änderungen bei den Lieferantendaten), und sich automatisch an veränderte Prozesse anpassen.
Regelbasiertes Routing ist zuverlässig, aber KI-gestütztes Routing ist intelligenter und flexibler. Es sorgt für einen schnelleren Rechnungsdurchlauf, erkennt potenzielle Betrugsfälle früher und macht den Genehmigungsprozess nahezu vollständig automatisiert.
5. ERP-Integration
Ihr ERP-System verwaltet zentrale Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Beschaffung und Lieferkette und speichert wichtige Informationen wie Hauptbuchkontonummern, Lieferantenangaben und Bestellungen. Genau diese Daten benötigt Ihr System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um einen vollständig automatisierten Workflow zu gewährleisten.
Die meisten Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bieten mittlerweile native Integrationen mit den wichtigsten ERP-Plattformen wie Microsoft Dynamics, Sage X3 und SAP, sodass Sie beide Systeme miteinander verbinden können.
Ohne diese Anbindung läuft Ihr AP-Workflow isoliert ab. Ihr Team muss die Rechnungsdaten weiterhin manuell eingeben, was das Fehlerrisiko erhöht und es erschwert, die Finanzdaten systemübergreifend korrekt zu führen.
Wenn jedoch beide Systeme miteinander verbunden sind, werden genehmigte Rechnungen, Lieferantendaten und Zahlungsaktualisierungen von Ihrer Kreditorenbuchhaltungsplattform in Echtzeit direkt in Ihr ERP-System übertragen. Dadurch entsteht eine einzige, zuverlässige Datenquelle, und manuelle Abstimmungen entfallen.
6. Zahlungsautomatisierung
Die Zahlungsautomatisierung ist der letzte Schritt in einem vollständig automatisierten Kreditorenbuchhaltungs-Workflow. Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem über integrierte Zahlungsfunktionen verfügt (wie es bei Rillion der Fall ist), kann es Lieferanten auf sichere Weise über verschiedene Methoden bezahlen, darunter virtuelle Karten, ACH, Enhanced ACH, eChecks oder Überweisungen.
Viele Lösungen senden zudem nach jeder Zahlung automatisch detaillierte Zahlungsinformationen, sodass Lieferanten genau wissen, wofür sie bezahlt wurden – ganz ohne langwierigen E-Mail-Austausch.
Da Ihr Tool zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem verbunden ist, werden die Zahlungsdaten automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert. Dadurch bleiben die Daten konsistent und es entsteht für jede Transaktion ein klarer, digitaler Prüfpfad.
Wenn Sie jedoch eine separate Software zur Zahlungsautomatisierung verwenden, sollten Sie darauf achten, dass diese sowohl mit Ihrem System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als auch mit Ihrem ERP-System kompatibel ist, damit die Zahlungsdaten reibungslos zwischen den Plattformen ausgetauscht werden können.
Für wen ist die AP-Automatisierung gedacht?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet Vorteile für eine Vielzahl von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Hier sind die wichtigsten Gruppen, die besonders von der Einführung einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung profitieren können:
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): KMU sehen sich häufig mit begrenzten Ressourcen konfrontiert. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann dazu beitragen, Abläufe zu optimieren, den manuellen Arbeitsaufwand zu verringern und Fehler zu minimieren, sodass sich diese Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, ohne ihr Personal aufstocken zu müssen.
- Großunternehmen: Große Organisationen müssen in der Regel ein hohes Rechnungsvolumen und komplexe Arbeitsabläufe bewältigen. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können sie diese Komplexität effizient bewältigen, pünktliche Zahlungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig die Transparenz im gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess verbessern.
- Finanz- und Buchhaltungsteams: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung richtet sich an Fachleute aus dem Finanz- und Buchhaltungsbereich, die die Genauigkeit und Effizienz ihrer täglichen Arbeitsabläufe verbessern möchten. Durch die Automatisierung lassen sich sich wiederholende Aufgaben reduzieren, sodass sich die Teams auf das strategische Finanzmanagement und die Analyse konzentrieren können.
- Branchen mit hohem Transaktionsaufkommen: Branchen wie das verarbeitende Gewerbe, der Einzelhandel und das Gesundheitswesen, in denen häufig große Mengen an Rechnungen bearbeitet werden, können erheblich von der Automatisierung profitieren. Durch die Verkürzung der Bearbeitungszeiten und die Reduzierung von Fehlern können diese Unternehmen ihr Cashflow-Management verbessern.
- Unternehmen mit Remote- oder verteilten Teams: Unternehmen, die remote arbeiten oder über mehrere Standorte verfügen, können die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung nutzen, um einheitliche Prozesse an allen Standorten sicherzustellen. Die Automatisierung ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Dokumente und Arbeitsabläufe und erleichtert so die Zusammenarbeit und die Kontrolle.
Wie die Automatisierung von AP-Workflows dem Unternehmen zugute kommt
Ein vollautomatischer Workflow für die Kreditorenbuchhaltung bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:
Deutlich weniger Fehler
Die manuelle Dateneingabe ist eine der häufigsten Fehlerquellen in der Kreditorenbuchhaltung. Ein einziger Tippfehler oder eine falsch gesetzte Dezimalstelle kann zu Überzahlungen (oder Unterzahlungen), verzögerten Genehmigungen oder ungenauen Buchungen führen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verringert diese Risiken, indem sie Rechnungen automatisch erfasst und wichtige Angaben wie Lieferantennamen, Beträge und Bestellnummern mit hoher Genauigkeit extrahiert. Rillion erfasst beispielsweise Rechnungsdaten mit einer Genauigkeit von rund 97 % und zeigt damit, wie präzise moderne Automatisierung sein kann.
Dank weniger Fehlern und weniger manueller Eingaben wird Ihr AP-Team weniger Zeit mit der Behebung von Problemen verbringen und mehr Zeit für die Bearbeitung von Ausnahmen haben.
Unglaublich schnelle Genehmigungen
Bei manuellen AP-Abläufen bleiben Rechnungen oft im Posteingang hängen oder gehen in langen E-Mail-Verläufen unter, was zu Zahlungsverzögerungen und unnötigem Hin und Her führt.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung behebt dieses Problem, indem jede Rechnung direkt an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet wird und rechtzeitig Erinnerungen versendet werden, bis die Genehmigung vorliegt. Die Genehmiger können die Rechnungen von überall aus prüfen und genehmigen, sodass der Prozess auch dann weiterläuft, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind oder im Homeoffice arbeiten.
Wie Rillion-Kunden bereits erfahren haben, beschleunigt die automatisierte Genehmigungsabwicklung die Rechnungsbearbeitung und verkürzt die Bearbeitungszeiten um bis zu 85 %. Dank schnellerer Genehmigungen muss Ihr Team nicht mehr stundenlang auf Unterschriften warten, und die Lieferanten werden pünktlich bezahlt.
Geringere Kosten pro Rechnung
Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist kostspielig. Jeder einzelne Schritt – von der Dateneingabe über den Druck von Dokumenten bis hin zur Nachverfolgung von Genehmigungen und der Korrektur von Fehlern – kostet Ihr Team wertvolle Zeit, was häufig zu einem höheren Personalbedarf und steigenden Betriebskosten führt.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung senkt diese Kosten, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernimmt und den Bedarf an Papier und Drucken überflüssig macht. Anstatt mehrere Minuten mit der manuellen Erfassung einer einzelnen Rechnung zu verbringen, verarbeitet das System diese in Sekundenschnelle. Rechnet man dies auf Hunderte oder Tausende von Rechnungen pro Monat hoch, summieren sich die Zeit- und Kosteneinsparungen schnell,
Dank der Automatisierung kann Ihr Team mit derselben Personalstärke ein höheres Rechnungsvolumen bewältigen und sich stärker auf strategische Aufgaben wie Analysen und Prognosen konzentrieren.
Kristallklare Sicht und vollständige Kontrolle
Die beste Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung fasst alle Rechnungsdaten, Genehmigungen und Zahlungen in einem einzigen Dashboard zusammen – selbst bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Standorten. Dadurch erhalten Finanzteams einen Echtzeit-Überblick über Ausgaben, Zahlungsstatus und Cashflow im gesamten Unternehmen.
Dank dieser Transparenz kann Ihr Team schnell erkennen, wo Rechnungen ins Stocken geraten, sodass es eingreifen kann, bevor es zu Zahlungsverzögerungen kommt. Die Transparenz hilft Ihrem Team zudem dabei, den Cashflow genauer zu prognostizieren und die Budgets im Griff zu behalten.
Engere Beziehungen zu Lieferanten
Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden Rechnungen korrekt bearbeitet und schneller genehmigt, sodass Lieferanten und Anbieter umgehend und in voller Höhe bezahlt werden.
Regelmäßige, zuverlässige Zahlungen helfen Unternehmen, Verzugsgebühren zu vermeiden, einen guten Ruf zu bewahren und sogar bessere Konditionen auszuhandeln. Mit der Zeit schafft diese Zuverlässigkeit Vertrauen, wodurch sich Lieferantenbeziehungen zu langfristigen Partnerschaften entwickeln.
Verbesserte Einhaltung von Vorschriften und bessere Vorbereitung auf Audits
Ein AP-Automatisierungssystem protokolliert jede an einer Rechnung vorgenommene Aktion und versieht sie mit einem Zeitstempel, wodurch ein lückenloser digitaler Prüfpfad entsteht. So können Sie genau nachvollziehen, wer was wann und warum genehmigt hat, ohne E-Mails oder Papierunterlagen durchforsten zu müssen.
Diese Transparenz erleichtert die Durchsetzung interner Richtlinien und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Und wenn es an der Zeit für eine Prüfung ist, kann Ihr Team innerhalb von Sekunden den vollständigen Verlauf jeder Rechnung abrufen, was den Prozess beschleunigt und stressfreier macht.
6 Anzeichen dafür, dass Ihr Team die Kreditorenbuchhaltung automatisieren sollte
Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess langsam, manuell oder schwer zu handhaben ist, ist es an der Zeit, über eine Automatisierung nachzudenken. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihr Team bereit für den Umstieg ist.
1. Rechnungen liegen im Posteingang und warten auf ihre Genehmigung
Wenn Sie ständig hinter Leuten herlaufen müssen, damit diese Rechnungen genehmigen, oder sich fragen, wer den Prozess verzögert, ist Ihr Prozess wahrscheinlich zu groß für E-Mails geworden. Wenn Genehmigungen davon abhängen, dass jemand seinen Posteingang überprüft, stapeln sich die Rechnungen und Zahlungen verzögern sich.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sorgt für einen reibungslosen Ablauf, indem Rechnungen direkt an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet und automatisch Mahnungen versendet werden. So erfolgen Genehmigungen schneller und nichts geht unter.
2. Sie zahlen zu spät oder verpassen Skonti für vorzeitige Zahlung
Wenn Lieferanten Ihnen immer wieder Zahlungserinnerungen schicken oder Sie in letzter Minute hektisch versuchen, Rechnungen zu bearbeiten, ist das ein Warnsignal. Verspätete Zahlungen an Lieferanten oder verpasste Skonti für vorzeitige Zahlung deuten in der Regel darauf hin, dass Rechnungen Ihren Arbeitsablauf nicht schnell genug durchlaufen.
Durch die Automatisierung werden Rechnungen im Blick behalten, anstehende Fälligkeitstermine markiert und rechtzeitig zur Genehmigung weitergeleitet, sodass Zahlungen pünktlich erfolgen und das Vertrauen der Lieferanten gewahrt bleibt.
3. Du korrigierst ständig doppelte oder falsche Einträge
Wenn Sie Stunden damit verbringen, doppelte Einträge zu korrigieren oder fehlende Informationen aufzuspüren, ist Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess wahrscheinlich zu manuell. Häufige Fehler wie falsche Beträge oder doppelte Einträge sind oft ein Zeichen dafür, dass die manuelle Dateneingabe Sie ausbremst und vermeidbare Fehler verursacht.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht manuelle Eingaben überflüssig, indem Rechnungsdaten automatisch erfasst und überprüft werden, was zu übersichtlicheren Buchungen und weniger Korrekturen führt.
4. Ihrem Team fehlt der Überblick über den Rechnungsstatus oder die Ausgaben der einzelnen Unternehmenseinheiten
Wenn Sie sich durch E-Mails oder Tabellenkalkulationen wühlen müssen, um herauszufinden, wo eine Rechnung gerade steht, haben Sie keinen echten Überblick. Nicht zu wissen, ob eine Rechnung genehmigt, verbucht oder bezahlt wurde, verlangsamt die Abläufe und erschwert es, Ausgaben zu verwalten oder den Cashflow genau zu prognostizieren.
Die AP-Automatisierung löst dieses Problem, indem sie alle Rechnungsdaten, Genehmigungen und Zahlungsinformationen an einem Ort zentralisiert. Jeder kann in Echtzeit die aktuellen Standes aller Unternehmenseinheiten einsehen und weiß genau, in welchem Status sich jede einzelne Rechnung befindet.
5. Am Monatsende bist du auf der Suche nach fehlenden Unterlagen
Der Monatsabschluss sollte kein hektisches Unterfangen sein. Wenn Sie jedoch am Monatsende ständig nach Rechnungen suchen oder fehlende Unterlagen zusammensuchen müssen, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihr Prozess eine Optimierung benötigt.
Dank der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgt der Abgleich kontinuierlich während der Rechnungsbearbeitung. Alle Daten – einschließlich Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungsbelege – werden in einem System gespeichert, sodass Ihre Buchhaltung zum Monatsende bereits geordnet und für den problemlosen Abschluss bereit ist.
6. Sie verlassen sich stark auf ein oder zwei Personen, die „den Ablauf kennen“
Wenn Ihr AP-Prozess von ein oder zwei Personen abhängt, die „einfach wissen, wie es geht“, spielen Sie mit dem Feuer. Wenn diese Personen nicht verfügbar sind (oder das Unternehmen verlassen), wird der Rest des Teams Mühe haben, den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Durch die Automatisierung wird der Arbeitsablauf jedoch standardisiert, sodass Genehmigungen und Zahlungen reibungslos ablaufen, selbst wenn erfahrene Teammitglieder nicht anwesend sind.
Bewährte Verfahren zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe gestalten, mit Ausnahmen umgehen und den Fortschritt messen, entscheidet darüber, welchen Nutzen Sie aus Ihrem Kreditorenbuchhaltungssystem ziehen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Team und Ihre Automatisierung auf Erfolgskurs bringen.
1. Beginnen Sie mit sauberen Daten und einfachen Regeln
Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferantenstammdaten, Sachkontencodes und Bestelldaten korrekt und einheitlich sind. Saubere Daten sorgen für einen reibungslosen Systemablauf und beugen Fehlern vor.
Legen Sie außerdem einfache, klare Regeln fest, die den Ablauf der Rechnungsbearbeitung regeln. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass Rechnungen unter 1.000 Dollar direkt den Abteilungsleitern zur Genehmigung vorgelegt werden, während bei höheren Beträgen eine zweite Überprüfung erforderlich ist.
Dank der flexiblen Arbeitsabläufe von Rillion lassen sich diese Regeln ganz einfach so anwenden, dass sie zur bestehenden Arbeitsweise Ihres Teams passen.
2. Ausnahmen frühzeitig behandeln
Rechnungen, die nicht mit den Bestellungen übereinstimmen oder bei denen Angaben fehlen, verlangsamen den Workflow in der Kreditorenbuchhaltung.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie im Voraus festlegen, wie mit solchen Ausnahmen umgegangen werden soll. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass fehlende Bestellnummern direkt an das Einkaufsteam zur Überprüfung weitergeleitet werden oder dass Preisabweichungen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, einem Vorgesetzten gemeldet werden.
Wenn diese Regeln in Ihren Automatisierungs-Workflow integriert sind, kann das System Ausnahmen automatisch an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten, sodass alle anderen Prozesse ohne Unterbrechung weiterlaufen.
3. Setzen Sie KI ein, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, nicht um Menschen zu ersetzen
Das Ziel der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sollte nicht darin bestehen, Mitarbeiter zu ersetzen. Vielmehr sollte sie Ihrem Team Zeit verschaffen, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.
KI kann die sich wiederholenden Aufgaben im Kreditorenbuchhaltungsbereich übernehmen, wie zum Beispiel das Buchen von Rechnungen oder das Versenden von Mahnungen, doch für Dinge wie die Bearbeitung von Ausnahmesituationen und die Auswertung von Daten ist nach wie vor menschliches Urteilsvermögen erforderlich.
Mit Tools wie der KI-gestützten Kodierung von Rillion verbringt Ihr Team weniger Zeit mit der Dateneingabe und hat mehr Zeit, die Erkenntnisse aus Ihrem AP-Dashboard zu analysieren, um fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen.
4. Erst integrieren, dann anpassen
Es ist verlockend, gleich alles individuell anzupassen, doch am effektivsten ist es, zunächst eine reibungslose Integration zwischen Ihrem System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und Ihrem ERP-System zu gewährleisten. So ist sichergestellt, dass die Daten vom ersten Tag an korrekt fließen.
Sobald die Grundlagen reibungslos funktionieren, können Sie benutzerdefinierte Genehmigungswege oder Geschäftsregeln hinzufügen, die konkrete Probleme lösen. Dank des modularen Aufbaus von Rillion lässt sich Ihr AP-Workflow ganz einfach erweitern, ohne dass bereits funktionierende Abläufe beeinträchtigt werden.
5. Die richtigen Ergebnisse erfassen
Verfolgen Sie während der Ausführung Ihres automatisierten Workflows aussagekräftige Kennzahlen, z. B. wie viele Rechnungen ohne manuellen Eingriff bearbeitet werden, wie viele Fehler automatisch erkannt werden und wie viel Zeit Ihr Team am Monatsende einspart.
Anhand dieser Zahlen kann Ihr Finanzteam genau erkennen, was gut funktioniert, Probleme beheben und den Mehrwert, den die Automatisierung für Ihre Prozesse bringt, deutlich aufzeigen.
6. Skalierbarkeit einplanen
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Einheiten, Währungen oder Standorte verwaltet, sollten Sie von Anfang an skalierbare Arbeitsabläufe einrichten. Eine spätere Zentralisierung ist schwieriger und kann Ihre Prozesse beeinträchtigen.
Rillion unterstützt von Haus aus die Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten, sodass Sie die lokale Kontrolle behalten und gleichzeitig einen einheitlichen Überblick über alle Geschäftsabläufe erhalten. Dies ist der einfachste Weg, Ihre Kreditorenbuchhaltung zukunftssicher zu gestalten, während Ihr Unternehmen wächst.
Erfolg in der Praxis: AP-Automatisierung im Einsatz
Björn Axén, die bekannte Gesundheits- und Kosmetikmarke mit fünf Unternehmen an vier Standorten, hatte mit einem langsamen, manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess zu kämpfen, der es schwierig machte, den Überblick über die Rechnungen zu behalten.
Früher verwaltete das Buchhaltungsteam die Lieferantenrechnungen manuell und stützte sich dabei auf Papierausdrucke und E-Mails. Aus diesem Grund gingen Rechnungen oft verloren oder verzögerten sich, sodass sie manchmal erst wieder auftauchten, wenn ein Lieferant eine Mahnung schickte.
Nach der Einführung von Rillion erhielt Björn Axén einen vollständigen Überblick über jede Rechnung und jeden Genehmigungsprozess. Das Finanzteam kann nun genau sehen, in welcher Phase sich jede Rechnung befindet, wer sie genehmigen muss und wann sie zur Zahlung fällig ist.
Dank der Automatisierung konnte das Unternehmen die Bearbeitungszeit verkürzen und die Fehlerquote senken. Und obwohl das Unternehmen in den letzten fünf Jahren um 50 % gewachsen ist, hat Björn Axén die Kreditorenbuchhaltung nicht aufgestockt, da Rillion den Großteil der manuellen Arbeit übernimmt.
Johan Asperyd, Finanzvorstand bei Björn Axén, erklärt:
„Dank der Kontrollen im Genehmigungsworkflow und der Präzision, die Rillion in unserer Buchhaltung bietet, ist die Fehlerquote drastisch gesunken, und wir sparen viel Zeit.“
Heute läuft der AP-Prozess bei Björn Axén schneller, präziser und vollkommen transparent ab. Was früher ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess war, ist heute ein effizientes, zuverlässiges System, das das weitere Wachstum des Unternehmens unterstützt.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie: Volle Kontrolle über Rechnungen bei Björn Axén
AP-Automatisierungslösungen: Worauf Sie achten sollten und was es gibt
Wenn Sie sich mit Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beschäftigen, achten Sie auf Funktionen, die der tatsächlichen Funktionsweise der Automatisierung entsprechen, darunter:
- Erfassung von Rechnungsdaten (Extraktion mittels KI oder OCR): Das System sollte in der Lage sein, wichtige Angaben wie Lieferantenname, Betrag und Fälligkeitsdatum aus Rechnungen jeglichen Formats zu lesen und zu extrahieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und kostspielige Fehler werden vermieden.
- 2- oder 3-Wege-Abgleich von Bestellungen: Suchen Sie nach einem Tool, das Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgleicht. So wird sichergestellt, dass Mengen, Preise und Genehmigungen korrekt sind, bevor eine Zahlung erfolgt.
- Automatisierte Weiterleitung zur Genehmigung und Mahnungen: Ein gutes System leitet Rechnungen anhand von Regeln oder Ausgabenobergrenzen an die richtigen Genehmiger weiter und versendet automatische Mahnungen, um den Prozess am Laufen zu halten. So bleiben Genehmigungen im Zeitplan und Lieferanten werden zeitnah bezahlt.
- ERP-Integration: Ihr Tool zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sollte direkt mit Ihrem ERP-System verbunden sein, um Rechnungsdaten, Lieferantendaten und Zahlungen automatisch abzugleichen. So bleiben Ihre Finanzdaten in Echtzeit korrekt, konsistent und auf dem neuesten Stand.
- Berichterstellung, Analysen und Prüfpfade: Das Tool sollte jede an einer Rechnung vorgenommene Aktion protokollieren und in einem durchsuchbaren Protokoll speichern. Die integrierte Berichterstellung hilft Ihrem Team zudem dabei, Engpässe zu erkennen, Ausgabentrends zu verfolgen und sich auf Prüfungen vorzubereiten.
- Sichere Zahlungsautomatisierung (optional, aber empfehlenswert): Einige Lösungen, wie beispielsweise Rillion, erweitern die Automatisierung auf den Zahlungsverkehr und ermöglichen es Ihnen, Lieferanten über sichere und nachvollziehbare Methoden wie ACH, virtuelle Karten oder Überweisungen zu bezahlen.
Was unterscheidet großartige Lösungen von guten?
Nicht alle AP-Automatisierungsplattformen sind gleich aufgebaut. Der Unterschied zwischen einer guten und einer hervorragenden Lösung liegt meist darin, wie gut sie sich an Ihr Unternehmen anpasst.
Hier sind einige Eigenschaften, die hervorragende Lösungen von lediglich brauchbaren unterscheiden:
- Flexibilität zur Anpassung an komplexe Arbeitsabläufe
Die Genehmigungsstrukturen und Rechnungsabläufe unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Mit den besten Tools können Sie Regeln, Genehmigungswege und Kontierungsstrukturen individuell anpassen, ohne auf Ihr IT-Team angewiesen zu sein. - Funktionen zur Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten
Für wachsende oder an mehreren Standorten tätige Unternehmen ist es unerlässlich, Rechnungen und Berichte über mehrere Unternehmenseinheiten hinweg aus einem einzigen System heraus verwalten zu können. Eine leistungsstarke Lösung erleichtert die zentrale Steuerung und bewahrt gleichzeitig die Flexibilität vor Ort. - Benutzerfreundlichkeit sowohl für die AP-Teams als auch für die Genehmiger
Ein Tool ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Gute Systeme sind intuitiv, leicht zu erlernen und so einfach, dass Genehmiger Rechnungen prüfen und freigeben können, ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. - Umfassende Erfahrung bei der Implementierung und im Support v
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess und reaktionsschneller Support sind der Schlüssel zum langfristigen Erfolg. Ein guter Anbieter geht über die reine Einrichtung hinaus und unterstützt Sie bei der Konfiguration von Arbeitsabläufen sowie bei der Schulung Ihres Teams, damit Sie vom ersten Tag an den Nutzen erkennen können.
So funktioniert Rillion
Rillion vereint den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess – von der Rechnungserfassung und dem Abgleich mit Bestellungen bis hin zur Datenerfassung und Freigabe – auf einer einzigen Plattform. Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, manuellen Aufwand zu reduzieren und die vollständige Kontrolle über ihre Kreditorenbuchhaltung zu erlangen. Es bietet alles, was eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ausmacht.
Sobald Rechnungen genehmigt sind, können Sie die Automatisierung mit Rillion Pay, einem Zusatztool zur Automatisierung des Zahlungsprozesses, noch weiter ausbauen. Es wickelt Zahlungen sicher über sichere Methoden wie ACH, virtuelle Karten und Überweisungen ab – alles innerhalb desselben Systems.
Unsere Plattform lässt sich zudem in mehr als 50 ERP-Systeme integrieren, sodass Sie sie nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einbinden können, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen.
Was Rillion auszeichnet, sind seine Flexibilität und seine Intelligenz.
Unsere KI-gestützte Engine erfasst Daten mit einer Genauigkeit von rund 97 %, lernt die Kodierungs- und Genehmigungsmuster Ihres Unternehmens kennen und gibt Ihrem Finanzteam die Gewissheit, dass jede Rechnung korrekt bearbeitet wird.
Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen oder fünfzig verwalten – Rillion lässt sich mühelos skalieren und bietet Ihnen in jeder Phase des Kreditorenbuchhaltungs-Workflows vollständige Transparenz und Kontrolle.
Überlassen Sie Rillion die Routinearbeiten
Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess immer noch die manuelle Dateneingabe oder das Einholen von Genehmigungen erfordert, ist es an der Zeit, ihn zu automatisieren. Die Automatisierung übernimmt die manuelle Arbeit für Sie, wodurch Sie Zeit sparen und Ihrem Team die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Kontrolle bieten, die Tabellenkalkulationen und E-Mails nicht leisten können.
Rillion macht das möglich. Von der Erfassung von Rechnungen bis zur automatisierten Zahlungsabwicklung deckt unsere Plattform jeden Schritt der Kreditorenbuchhaltung ab und bietet Ihnen dabei lückenlose Transparenz und Kontrolle.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Automatisierung Ihrem Team helfen kann, vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit Rillion.
Automatisierung des Rechnungsworkflows in der Kreditorenbuchhaltung | Häufig gestellte Fragen
Ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nur etwas für große Unternehmen?
Ganz und gar nicht. Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung funktioniert für kleine und mittelständische Unternehmen genauso gut wie für Großunternehmen. Moderne Lösungen sind skalierbar, das heißt, Sie können klein anfangen und das System mit steigendem Rechnungsvolumen erweitern. Selbst Teams, die nur einige Dutzend Rechnungen pro Monat bearbeiten, können durch Automatisierung viel Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Wie lange dauert die Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Implementierung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Rechnungsvolumen und der Komplexität des Systems ab, doch die meisten Teams sind innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Cloud-basierte Systeme lassen sich besonders schnell bereitstellen, da sie weder Hardware noch lange Einrichtungszeiten erfordern. Sobald das System konfiguriert ist, kann Ihr Team sofort mit der Bearbeitung der Rechnungen beginnen.
Wie lässt sich die AP-Automatisierung in mein ERP-System integrieren?
AP-Automatisierungstools lassen sich über integrierte oder native Schnittstellen direkt mit Ihrem ERP-System verbinden. Dadurch können Daten wie Lieferantendaten, Hauptbuchkontonummern und genehmigte Rechnungen automatisch zwischen beiden Systemen synchronisiert werden. So müssen Sie Informationen nicht manuell erneut eingeben, und Ihre Finanzdaten bleiben in Echtzeit korrekt und auf dem neuesten Stand.
Inwiefern unterstützt die AP-Automatisierung Remote- oder Hybrid-Teams?
Da alles in einem sicheren, cloudbasierten System abläuft, kann Ihr Team von überall aus auf Rechnungen zugreifen, Zahlungen genehmigen und den Status verfolgen. Automatische Benachrichtigungen und digitale Genehmigungsworkflows sorgen für einen reibungslosen Ablauf, auch wenn Genehmiger oder Mitarbeiter der Finanzabteilung im Homeoffice arbeiten.
Inwieweit ist die IT-Abteilung an der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beteiligt?
Kaum. Die meisten modernen Plattformen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind für Finanzteams konzipiert, nicht für IT-Abteilungen. Sobald Sie Ihr System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Ihrem ERP-System verbunden haben, läuft es eigenständig. Ihr IT-Team kann zwar bei der Einrichtung helfen, aber Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam wird die tägliche Verwaltung problemlos bewältigen können.
Birgt die Automatisierung von Zahlungen zusätzliche Risiken?
Nein. Tatsächlich senkt die Zahlungsautomatisierung das Risiko, da sie für mehr Kontrolle und Transparenz sorgt. Elektronische Zahlungsmethoden wie ACH oder virtuelle Karten sind sicherer als Papierschecks, und automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für einen lückenlosen Prüfpfad. Dank integrierter Genehmigungsregeln und Tools zur Betrugserkennung wickelt Ihr Zahlungsautomatisierungssystem Zahlungen jedes Mal präzise und sicher ab.
