Die 8 besten Programme zum Scannen von Rechnungen für 2026

Solange die Teams klein sind und nur wenige Rechnungen anfallen, funktionieren manuelle Prozesse gut. Sobald das Unternehmen jedoch wächst und das Rechnungsvolumen steigt, gerät man ständig in Rückstand. Dabei kann die Qualität leiden, da Fehler bis zur Zahlung durchrutschen.

Eine Software zum Scannen von Rechnungen kann diese manuelle Arbeit beschleunigen und Ihnen so wieder mehr Kontrolle und Genauigkeit verschaffen. Alles wird innerhalb weniger Minuten extrahiert und erfasst.

Der Markt für Rechnungserfassungssoftware ist jedoch hart umkämpft. Wie finden Sie die richtige Lösung für Ihr Team?

In diesem Leitfaden haben wir die acht besten Programme zum Scannen von Rechnungen aufgelistet. Wir sind sicher, dass auch für Sie das Passende dabei ist.

Das sind:

1. Rillion – Blitzschnelle, KI-gestützte Software zum Scannen von Rechnungen
2. Coupa – Von der Community getragene Informationen
3. Concur Invoice – Transparenz bei Unternehmensausgaben
4. Sage Intacct – Modernes Finanzmanagement
5. Xero – Cloud-Buchhaltungssoftware, die einfach funktioniert
6. Tipalti – Globale Infrastruktur für die Kreditorenbuchhaltung
7. BILL – Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit einem umfangreichen Lieferantennetzwerk
8. Basware – Weltweite Compliance auf einer Plattform

Die 8 besten Programme zum Scannen von Rechnungen auf einen Blick

Hier finden Sie eine Übersicht über die besten Programme zur Rechnungserfassung, einschließlich der Zielgruppe und der herausragenden Funktionen:

Hier finden Sie eine umfassende Übersicht über die beste Software zum Scannen von Rechnungen, beginnend mit unserem Top-Tipp.

1. Rillion – Blitzschnelle, KI-gestützte Software zum Scannen von Rechnungen

Als KI-gestütztes Tool zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verfügt Rillion über eine integrierte KI-Software zum Scannen von Rechnungen. Im Gegensatz zum herkömmlichen OCR-Scannen nutzt es jedoch eine LLM-basierte Erfassung, um Daten aus beliebigen Formaten zu lesen und zu extrahieren. Dazu gehören: Papier, E-Mail, PDF, XML, EDI, JPG und mehr.

Während OCR Text anhand vordefinierter Vorlagen extrahiert, erfasst die KI-basierte Technologie von Rillion Rechnungsdaten – ähnlich wie ein Mensch – versteht und interpretiert sie und strukturiert sie in großem Umfang korrekt.

Dank der hohen Genauigkeit vom ersten Tag an können AP-Teams die manuelle Dateneingabe hinter sich lassen und die Rechnungsstellung beschleunigen, ohne dabei an Genauigkeit einzubüßen.

Das ist noch nicht alles. Die Rechnungserfassungssoftware von Rillion wird dank modernster LLM-Technologie mit der Zeit immer intelligenter. Das System kann sich selbst „beibringen“, Lieferantenrechnungen anhand ihres Layouts zu erkennen und diese Informationen für die zukünftige Verwendung zu speichern. Wenn ein Lieferant eine Rechnung einreicht, erkennt die Rechnungserfassungssoftware von Rillion diese automatisch und füllt die entsprechenden Felder aus, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Rillion bietet alle klassischen Funktionen einer Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Rechnungs-Scanning und setzt KI dort ein, wo sie wirklich einen Unterschied macht:

• KI-gestützte Rechnungserfassung: Die intelligente Rechnungserfassung extrahiert Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten mit einer Genauigkeit von ca. 90 % und schlägt auf der Grundlage früherer Muster die richtigen Hauptbuchcodes vor.
• Riley, der KI-Assistent: Stellen Sie dem integrierten KI-Assistenten Fragen zu Rechnungen, Lieferanten oder Arbeitsabläufen und erhalten Sie sofort Antworten. Riley hilft Benutzern dabei, sich im System zurechtzufinden, Probleme schnell zu lösen und produktiv zu bleiben, ohne dass Aufgaben im Bereich der Kreditorenbuchhaltung verzögert werden.
• Automatischer 3-Wege-Abgleich von Bestellungen:Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen, indem einzelne Positionen verglichen und etwaige Unstimmigkeiten zur Überprüfung markiert werden.
• Genehmigungsworkflows: Legen Sie anpassbare Regeln oder KI-gestützte Vorschläge für automatisierte Genehmigungsworkflows fest. Option für rollenbasierte Genehmigungsregeln.
• Zahlungsautomatisierung Rillion bietet automatisierte Zahlungsabwicklung, einschließlich sicherer virtueller Karten und automatisierter Kontenabstimmung.
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten: Genehmigen Sie Rechnungen, verwalten Sie Ausgaben und erhalten Sie auf einem einzigen Bildschirm Echtzeit-Transparenz über mehrere Unternehmen oder Standorte hinweg. Ideal für Gesundheitskonzerne, Hotelketten oder Hersteller mit dezentralen Finanzabteilungen.
• Rollenbasierte Genehmigungsworkflows: Weisen Sie Berechtigungen auf der Grundlage von Rollen zu, um Sicherheit, Compliance und Effizienz zu verbessern. Finanzverantwortliche behalten die Kontrolle, und Genehmiger erhalten automatische Erinnerungen mit der Möglichkeit, über Mobilgeräte oder Desktop-Computer zu genehmigen.
• Berichterstellung und Analysen: Erhalten Sie umsetzbare Erkenntnisse, mit denen Sie Engpässe erkennen und die betriebliche Effizienz steigern können.
• Zahlungen mit virtuellen Karten und Rabatten: Bezahlen Sie Lieferanten sicher mit virtuellen Karten, reduzieren Sie das Betrugsrisiko und erhalten Sie gleichzeitig Rabatte – so wird die Kreditorenbuchhaltung von einer Kostenstelle zu einem Werttreiber.
• Über 50 ERP-Integrationen: Synchronisieren Sie Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen direkt mit über 50 führenden ERP-Systemen (darunter Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage Intacct und SAP Business One), vermeiden Sie doppelte Eingaben und sorgen Sie für saubere Daten beim Monatsabschluss.

Das herausragende Merkmal von Rillion – Automatisierter dreiseitiger Bestellabgleich

Der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen ist ein wesentlicher Bestandteil des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Die manuelle Durchführung ist jedoch zeitaufwändig, da Sie die einzelnen Posten gegenprüfen und sicherstellen müssen, dass alles übereinstimmt. Außerdem erhöht sich dadurch das Risiko kostspieliger Fehler – etwas, das sich kein Unternehmen leisten kann.

Rillion verfügt über Funktionen zur dreiseitigen Abstimmung, die Bestellungen, Rechnungen und Belege automatisch miteinander abgleichen. Sollten Angaben nicht übereinstimmen, kennzeichnet das System Unstimmigkeiten wie Abweichungen oder falsche Beträge. Auf diese Weise können die Kreditorenbuchhaltungsteams die Rechnung umgehend überprüfen, um zu verhindern, dass sie den Zahlungsablauf verzögert.

Für wen ist Rillion gedacht?

Rillion eignet sich ideal für mittelständische Unternehmen, die jährlich Tausende von Rechnungen bearbeiten. Es ist für Unternehmen aus Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Fertigungsindustrie und dem Gastgewerbe geeignet. Außerdem ist es perfekt für multinationale Konzerne, die die Rechnungsbearbeitung über mehrere Niederlassungen in verschiedenen Ländern hinweg automatisieren müssen.

Unternehmen, die bereits ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics einsetzen, können von den umfassenden nativen Integrationen von Rillion profitieren. Finanzteams erhalten einen klaren Überblick über ihre Verbindlichkeiten, wodurch sie Ausgaben besser nachverfolgen und den Cashflow zuverlässig prognostizieren können.

Erfahren Sie, wie VMG Construction mit Rillion Rechnungsdaten automatisch erfasst und Genehmigungsworkflows für seine Kreditorenbuchhaltung erstellt.

2. Coupa – Von der Community getragene Informationen

Coupa dient in erster Linie als Software für das Ausgabenmanagement, bietet aber auch Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Dazu gehören die Erfassung von Rechnungen, der dreiseitige Rechnungsabgleich und die mehrstufige Validierung. Zusammen helfen diese Funktionen Unternehmen dabei, Zahlungsabläufe zu automatisieren.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Coupa gehören:

• Automatische Rechnungserfassung: Die KI-gestützte Plattform extrahiert automatisch Daten aus Rechnungen, um den manuellen Erfassungsaufwand zu reduzieren.
• Betrugsaufdeckung: Überwacht Aktivitäten in Echtzeit bei direkten und indirekten Ausgaben, um potenzielle Betrugsfälle wie Spesenabrechnungen aufzudecken und zu kennzeichnen.
• Lieferantenportal: Verbindet Einkaufsabteilungen mit Lieferanten, um Zahlungen zu vereinfachen.
• Ausgabenanalyse: Dashboards und Berichte liefern Einblicke in Ausgabeverläufe und zeigen Möglichkeiten zur Kosteneinsparung auf.
• Virtuelle Karten: Ermöglicht es Unternehmen, virtuelle Karten auszugeben, um mehr Kontrolle über ihre Ausgaben zu erlangen und Abstimmungsprozesse zu automatisieren.

Die Nutzer empfinden Coupa als benutzerfreundlich und schätzen es, dass sie ihre Lieferanten damit verwalten und pünktlich bezahlen können. Einige Nutzer merken jedoch an, dass die Plattform nicht so anpassbar ist, wie sie es sich wünschen würden.

Das herausragende Merkmal von Coupa – Community Intelligence

Coupa verfügt über eine eigene „Community Intelligence“-Funktion, die auf Daten aus Transaktionsausgaben in Höhe von über 8 Billionen US-Dollar zurückgreift, die über die Plattform abgewickelt werden. Sie analysiert Ausgabeverhalten und identifiziert potenzielle Kosteneinsparungen.

Es vergleicht die Ausgaben sogar mit denen von Branchenkollegen und liefert maßgeschneiderte Empfehlungen zur Steigerung der Rentabilität.

Für wen ist Coupa gedacht?

Coupa wurde für mittelständische bis große Unternehmen entwickelt, die über die einfache Rechnungsautomatisierung hinausgehen möchten. Die Lösung bietet Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung, die Unternehmen bei der Bewältigung regionaler Steueranforderungen unterstützen, sowie eine „kontaktlose“ Rechnungsstellung mit integrierten Genehmigungsworkflows und ein automatisiertes Spesenmanagement. Über 55 % der Fortune-500-Unternehmen nutzen Coupa für ihr Ausgabenmanagement.

3. Concur Invoice – Transparenz bei Unternehmensausgaben

Concur Invoice ist die Rechnungsmanagement-Lösung von SAP. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse im Kreditorenbuchhaltungsbereich zu automatisieren, und lässt sich mit Concur Expense und Concur Travel integrieren, um das Ausgabenmanagement zu vereinheitlichen.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Concur Invoice gehören:

• Rechnungserfassung: Die Rechnungsdaten werden mithilfe von OCR-Technologie automatisch erfasst und zur Prüfung an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
• Dreifachabgleich: Gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen ab, um Fehler wie Doppelzahlungen zu vermeiden.
• Business Intelligence: Konsolidiert Ausgaben anhand von Reise-, Spesen-, Rechnungs- und Kreditkartendaten, um einen umfassenden Überblick über die Unternehmensausgaben zu bieten.
• Apps für Mobilgeräte: So können vielbeschäftigte Genehmiger Rechnungen mit wenigen Klicks prüfen und genehmigen, egal wo sie sich gerade befinden.
• ERP-Integrationen: Bietet native Integrationen mit SAP, um unterschiedliche Systeme miteinander zu verbinden und einen zentralen Überblick über die Ausgaben zu ermöglichen – besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen bereits eine ERP-Software einsetzt.

Die Nutzer schätzen die benutzerfreundlichen Automatisierungsfunktionen , die die Genehmigungsabläufe beschleunigen. Andere bemerken jedoch, dass die Benutzeroberfläche oft veraltet wirkt und die Navigation nicht immer intuitiv ist.

Das herausragende Merkmal von Concur Invoice – Einheitliches Ausgabenmanagement

Die Verwaltung von Ausgaben für Rechnungen, Reisekosten und Kreditkarten kann für multinationale Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Mit Concur Invoice können Unternehmen ihr Ausgabenmanagement auf einer einzigen Plattform bündeln und so mehr Kontrolle und Transparenz gewinnen.

Allerdings handelt es sich bei Concur Invoice, Concur Expense und Concur Travel um separate Produkte, was bedeutet, dass Unternehmen mehr ausgeben müssen, um die Vorteile der einheitlichen Ausgabenmanagement-Funktionen nutzen zu können. 

Für wen ist Concur Invoice gedacht?

Die Plattform wurde für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen und strengen Compliance-Anforderungen entwickelt. Sie ist besonders wertvoll für Unternehmen, die in Ländern tätig sind, in denen komplexe Verfahren zur Steuerrückerstattung gelten, wie beispielsweise in Deutschland, Großbritannien und Australien. Unternehmen benötigen angemessene IT- und Buchhaltungsressourcen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und die Vorteile der Plattform voll auszuschöpfen.

4. Sage Intacct – Modernes Finanzmanagement

Sage Intact ist eine skalierbare Finanzmanagement-Plattform, die Rechnungsstellung, Einkauf und Kontenabstimmung auf einer einzigen Plattform vereint. Dank ihrer automatisierten Rechnungsstellungsfunktionen können Unternehmen jeder Größe ihre Genehmigungsabläufe beschleunigen und vereinfachen und gleichzeitig die manuelle Rechnungsstellung überflüssig machen. Darüber hinaus lässt sich die Plattform in Zahlungsplattformen wie Stripe integrieren, um digitale Zahlungen zu ermöglichen.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Sage Intacct gehören:

• KI-gestützte Datenerfassung: Sage AI extrahiert und erfasst Rechnungsdaten und identifiziert dabei Angaben wie Beträge, Daten und Einzelposten, um die Bearbeitung zu beschleunigen.
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten: Verwalten und bearbeiten Sie Rechnungen für mehrere Unternehmenseinheiten und Standorte auf einer einzigen Plattform.
• Dimensionsberichterstattung: Verknüpfung mit „Dimensionen“ oder Tags, die über die Standard-Hauptbuchcodes (GL-Codes) hinausgehen, um eine detailliertere Finanzberichterstattung und -analyse zu ermöglichen.
• Betriebsabläufe: Nutzen Sie vorgefertigte Workflows, um mithilfe eines No-Code-Builders Formulare und Genehmigungsabläufe zu erstellen.
• Marktplatz für Zusatzlösungen: Bietet eine Bibliothek mit vorgefertigten Integrationen und Workflows, mit denen Unternehmen die Funktionalität der Plattform erweitern können.

Die Nutzer empfinden die Berichtsfunktionen als hilfreich bei der Erstellung von prüfungsfähigen Berichten, die den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entsprechen. Einige Nutzer weisen jedoch auf eine steile Lernkurve hin und meinen, die Plattform könnte von einer moderneren Benutzeroberfläche profitieren.

Das herausragende Merkmal von Sage Intacct – Projektkalkulation

Ein herausragendes Merkmal von Sage Intacct sind die Funktionen zur Projektkalkulation und -abrechnung, die insbesondere für Dienstleistungsunternehmen und Agenturen von großem Nutzen sind. Unternehmen können die Ausgaben für einzelne Kunden nachverfolgen und die finanzielle Entwicklung früherer Projekte einsehen, um so gezielter Angebote abzugeben und ihre Rentabilität zu steigern.

Für wen ist Sage Intacct gedacht?

Sage Intacct eignet sich für eine Vielzahl von Unternehmen, ist jedoch ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen, die mehr Struktur und Übersichtlichkeit in ihren Finanzabläufen benötigen. Funktionen wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und das Cash-Management machen es zu einer guten Wahl für alle, die mehr Kontrolle über ihre Buchhaltung wünschen.

5. Xero – Cloud-Buchhaltungssoftware

Xero ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungsplattform, die in erster Linie für Buchhalter und Steuerberater entwickelt wurde. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können sie jedoch nutzen, um Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren und eine korrekte Buchführung zu gewährleisten. Darüber hinaus umfasst sie Tools zur Ausgabenverwaltung, mit denen Unternehmen ihre Ausgaben nachverfolgen und verwalten können.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Xero gehören:

• Automatische Erfassung von Rechnungsdaten: Laden Sie Rechnungen direkt in Xero hoch oder leiten Sie sie aus Ihrer E-Mail weiter – den Rest erledigt die KI von Xero.
• Buchhaltungs-Dashboard: Hiermit können Sie den täglichen Geschäftsbetrieb im Blick behalten und wichtige Kennzahlen wie Kontostand, Cashflow und Rechnungsstatus verwalten.
• Flexible Zahlungsmöglichkeiten für Lieferanten: Die Lösung ist mit Online-Zahlungsdiensten wie Stripe und GoCardless kompatibel, sodass Lieferanten eine bequeme Zahlungsoption nutzen können.
• Mobile App: Erledigen Sie Ihre Buchhaltung auch unterwegs über die mobile App, mit der Sie Rechnungen versenden, den Cashflow einsehen und Konten abgleichen können.
• Native Integrationen: Verbinden Sie die Apps, die Sie in Ihren Arbeitsabläufen verwenden, und bündeln Sie Ihre Arbeit an einem Ort.

Insgesamt berichten die Nutzer von positiven Erfahrungen mit der Plattform und heben insbesondere die einfache Handhabung bei der Verwaltung ihrer Konten hervor. Einige Nutzer haben jedoch Probleme damit, dass ihre Lieferantenrechnungen nicht korrekt erfasst werden.

Das herausragende Merkmal von Xero – die Integration von Bankdaten

Ein wesentliches Merkmal von Xero ist die Integration von Bankdatenfeeds, die es Nutzern ermöglicht, ihre Bank mit Xero zu verbinden, um eine schnellere und genauere Kontenabstimmung zu erreichen. Xero bietet direkte Feeds von über 21.000 Finanzinstituten an. Nach der Verbindung importiert das System Banktransaktionen und gleicht diese mit minimalem manuellem Aufwand mit Rechnungen und Zahlungsaufforderungen ab.

Für wen ist Xero gedacht?

Xero wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Buchhaltung zu helfen. Es bietet zudem eine Reihe von Funktionen zur Rechnungsautomatisierung und ist damit eine gute Wahl für Start-ups und wachsende Unternehmen, die diese Funktionen benötigen, ohne die Komplexität oder die Kosten einer Unternehmenslösung in Kauf nehmen zu müssen.

6. Tipalti – Globale Infrastruktur für die Kreditorenbuchhaltung

Tipalti ist ein globales End-to-End-System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Es nutzt künstliche Intelligenz, um Rechnungsdaten zu erfassen, zu extrahieren und mit Bestellungen abzugleichen, wodurch der manuelle Dateneingabeaufwand reduziert wird. Die „intelligente Genehmigungs-Engine“ von Tipalti automatisiert Aufgaben wie den Rechnungsabgleich, die Genehmigung von Bestellungen und globale Zahlungen. Die Genehmigungs-Engine unterstützt zudem parallele Genehmigungen, sodass mehrere Genehmiger Anträge gleichzeitig genehmigen können.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Tipalti gehören:

• Automatisierte Steuerkonformität: Bietet Funktionen für das internationale Steuerwesen, die multinationalen Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Ländern sicherzustellen.
• Weltweite Zahlungsunterstützung: Unterstützt über 50 internationale Zahlungsmethoden, darunter ACH, EFT, SEPA und weitere.
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten: Ermöglicht es international tätigen Unternehmen, mehrere Tochtergesellschaften zu verwalten und für jede einzelne spezifische Arbeitsabläufe festzulegen.
• Ausgabenanalyse und Erkenntnisse: Dashboards bieten einen umfassenden Überblick über die Finanzdaten und ermöglichen es den Teams, Engpässe im Genehmigungsprozess zu erkennen.
• Vorkonfigurierte Integrationen: Lässt sich in gängige Plattformen wie Oracle NetSuite, Sage und QuickBooks integrieren.

Insgesamt erhält Tipalti positive Bewertungen; ein Nutzer lobt insbesondere die Funktionen zur Erfassung von Rechnungen. Einige Nutzer berichteten zwar von anfänglichen Problemen bei der Implementierung, diese konnten jedoch mit Hilfe des Supports schnell behoben werden.

Das herausragende Merkmal von Tipalti – Unterstützung für weltweite Zahlungen 

Eine herausragende Funktion von Tipalti ist die Möglichkeit, weltweite Zahlungen abzuwickeln.
Die Plattform bietet internationale Zahlungsabwicklung in 200 Ländern und 120 verschiedenen Währungen. Für Unternehmen mit Lieferanten auf der ganzen Welt kann dies zur Vereinfachung der Abläufe beitragen.

Für wen ist Tipalti gedacht?

Tipalti eignet sich am besten für mittelständische bis große Unternehmen, die große Rechnungsmengen bearbeiten und komplexe globale Lieferantennetzwerke verwalten. Über das Selbstbedienungsportal können Unternehmen Lieferanten einbinden und Steuernummern überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sicherzustellen.

7. BILL – Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit einem umfangreichen Lieferantennetzwerk

BILL (ehemals Bill.com) ist eine cloudbasierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, mit der Unternehmen finanzielle Arbeitsabläufe wie Rechnungsstellung, Spesenabrechnung und Zahlungen automatisieren können. Die Lösung verfügt über KI-gestützte Funktionen, mit denen Unternehmen Fehler vermeiden und Betrug vorbeugen können.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von BILL gehören:

• Intelligente Rechnungserfassung:Eine KI-gestützte optische Zeichenerkennung erfasst und extrahiert Rechnungsdaten automatisch, um den manuellen Dateneingabeaufwand zu reduzieren.
• Genehmigungsworkflows: Dank anpassbarer Genehmigungsworkflows können Sie Rechnungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner senden, damit Zahlungen planmäßig erfolgen.
• Integrationen mit bidirektionaler Synchronisierung: Unterstützt direkte Integrationen mit Buchhaltungssystemen wie NetSuite, QuickBooks und Xero, um die Datengenauigkeit zu gewährleisten.
• Flexible Zahlungsoptionen: Unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsoptionen, darunter ACH, virtuelle Karten und internationale Überweisungen in über 130 Länder.
• Interne Kontrollen: Mit internen Kontrollen können Sie benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen festlegen, um Ihre Rechnungsstellungsprozesse zusätzlich zu sichern.

Nutzer berichten, dass BILL sofort einsatzbereit und benutzerfreundlich ist, was es zu einer hervorragenden Wahl für Unternehmen macht, die nach einer Lösung suchen, mit der sie schnell loslegen können. Einige Nutzer weisen jedoch auf gelegentliche technische Probleme wie Synchronisationsschwierigkeiten hin.

Das herausragende Merkmal von BILL – ein umfangreiches Anbieternetzwerk

BILL verfügt über ein umfangreiches Netzwerk mit über 5 Millionen Lieferanten. Wenn ein Lieferant, mit dem Sie zusammenarbeiten, bereits bei BILL registriert ist, können Sie ihm eine Einladung zur Vernetzung senden, sodass Sie Rechnungen an einem zentralen Ort einreichen und nachverfolgen können. Die Nutzung des Netzwerks kann zum Schutz vor E-Mail-Missbrauch beitragen – einer der Hauptursachen für Zahlungsbetrug. 

Für wen ist BILL gedacht?

BILL richtet sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen, die monatlich zwischen einigen Dutzend und mehreren hundert Rechnungen bearbeiten. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellungsprozesse modernisieren möchten, ohne sich mit der Komplexität von Großunternehmenslösungen auseinandersetzen zu müssen.

8. Basware – Weltweite Compliance auf einer Plattform

Basware unterstützt Unternehmen dabei, ihren gesamten Rechnungslebenszyklus zu optimieren und an einem Ort zu zentralisieren, indem es Lösungen für den gesamten Einkaufs- und Zahlungsablauf sowie die elektronische Rechnungsstellung in einem Paket anbietet. Das Unternehmen nutzt eine rechnungsorientierte KI, die Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus schafft und so schnellere Genehmigungen ermöglicht.

Dank dieser Funktionen können Unternehmen Rechnungen schnell erfassen und anhand von Bestellungen und Verträgen überprüfen. Dies trägt dazu bei, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und Fehler wie doppelte Rechnungen und Überzahlungen zu vermeiden.

Zu den wichtigsten Funktionen der Rechnungs-Scan-Software von Basware gehören:

• Automatisierung: Nutzt Technologien des maschinellen Lernens, die anhand von Daten aus über 2 Milliarden Rechnungen trainiert wurden, um Rechnungsdaten präzise zu erfassen und zu extrahieren
• ERP-Integrationen: Lässt sich mit über 250 ERP-Systemen verbinden, um eine reibungslose Integration über verschiedene Infrastrukturen hinweg zu gewährleisten.
• Analysen und Berichterstellung: Mit umfassenden Dashboards und Berichtstools können Sie KPIs verfolgen und die Leistung mit der von Branchenkollegen vergleichen.
• Weltweite Rechnungs-Compliance: Führt zentralisierte Aufzeichnungen mit lückenlosen Prüfpfaden, um die Berichterstattung zu vereinfachen und die Prüfungsbereitschaft sicherzustellen.
• Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P): Bietet eine Reihe von P2P-Tools zur Automatisierung der Beschaffung und zur Gewährleistung vollständiger Transparenz bei den Ausgaben.

Den Nutzern gefällt, dass Basware eine intuitive Benutzeroberfläche bietet und Rechnungen an einem zentralen Ort speichert. Einige Nutzer bemerken jedoch, dass die Plattform gelegentlich ruckelt und langsam lädt.

Das herausragende Merkmal von Basware – Basware Network

Ein Merkmal, durch das sich Basware auszeichnet, ist sein globales E-Invoicing-Netzwerk. Es ermöglicht Unternehmen, Lieferanten anzubinden und in ihren Beschaffungsprozess einzubinden. Die Lösung erfasst Daten aus allen Rechnungsformaten, einschließlich Papier, PDF und EDI, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert wird.

Die Nichteinhaltung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung kann zu Geldstrafen führen. Das Basware Network trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Government- (B2G) und Business-to-Business-Bereich (B2B) sicherzustellen. Außerdem unterstützt es die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften in über 50 Ländern, um Risiken zu minimieren. 

Für wen ist Basware gedacht?

Basware eignet sich am besten für große internationale Unternehmen, die jährlich mehr als 50.000 Rechnungen bearbeiten. Da die Lösung die Bearbeitung von Rechnungen in verschiedenen Währungen und für verschiedene Unternehmenseinheiten ermöglicht, haben große Finanzteams einen vollständigen Überblick über die Ausgaben an allen Standorten.

Weiterführende Lektüre: Die 12 besten Basware-Alternativen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2026

So wählen Sie die beste Software zum Scannen von Rechnungen für Ihr Unternehmen aus

Selbst bei Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI) gehen 80 bis 90 % der Rechnungen, die mittelständische bis große Unternehmen erhalten, in Papierform oder per E-Mail ein. Die meisten Unternehmen sind nach wie vor auf manuelle Dateneingabe oder veraltete OCR-Systeme angewiesen, um diese Rechnungen in ihre Buchhaltungssysteme zu übertragen.

Die richtige Software zum Scannen von Rechnungen kann Ihren gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess optimieren – von der Erfassung der Rechnungen bis zur endgültigen Zahlung. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um die beste Lösung zu finden:

• Wie hoch ist Ihr derzeitiges Rechnungsvolumen? Bewerten Sie das aktuelle und das prognostizierte Rechnungsvolumen, um eine Lösung zu finden, die Ihrem Arbeitsaufkommen gerecht wird. Diese sollte in der Lage sein, steigende Rechnungsvolumina zu bewältigen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
• Welche Rechnungsformate erhalten Sie? Die besten Lösungen zum Scannen von Rechnungen nutzen fortschrittliche KI-Technologie, die Daten aus verschiedenen Formaten wie Papierrechnungen, PDFs und E-Mails erfassen und extrahieren kann.
• Welches Buchhaltungssystem nutzen Sie? Niemand verbringt gerne stundenlang Zeit mit der manuellen Dateneingabe. Achten Sie darauf, dass die Lösung eine native Integration mit Ihrem ERP-System bietet, damit Sie nicht ständig zwischen den Systemen hin- und herwechseln müssen.
• Welchen Automatisierungsgrad benötigen Sie? Entscheiden Sie, ob Sie eine einfache Rechnungserfassung oder erweiterte Funktionen wie den automatischen Abgleich benötigen, um Ihre Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.
• Gibt es in Ihrer Branche besondere Compliance-Anforderungen? Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen tätig ist, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die HIPAA-konform ist. Außerdem sollte sie zur Gewährleistung der Transparenz über lückenlose Prüfpfade verfügen.
• Wie fortschrittlich sind die KI-Funktionen? Moderne Rechnungserfassung geht weit über OCR hinaus. Achten Sie auf integrierte KI und maschinelles Lernen, die Lieferantenlayouts erkennen, die Kodierung vorhersagen, den Genehmigungsweg optimieren und die Genauigkeit im Laufe der Zeit steigern können. Führende Lösungen verfügen zudem über integrierte KI-Assistenten, die den Benutzern bei der Navigation durch das System helfen, Fragen zu Lieferanten oder Rechnungen beantworten und manuelle Schritte überflüssig machen

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die Genauigkeit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit vereint, ist Rillion die erste Wahl als beste Software zur Rechnungserfassung. Funktionen wie intelligente KI-Erfassung und automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen es Ihnen, die Rechnungsstellung zu beschleunigen und gleichzeitig Fehler zu reduzieren.

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