Sie sind hier, weil Sie die mühsame und zeitraubende Arbeit der manuellen Kreditorenbuchhaltung satt haben.
Wir möchten Ihnen zeigen, wie KI dies vereinfachen kann.
Nicht, indem Sie Ihr Team ersetzen, sondern indem Sie die sich wiederholenden Aufgaben übernehmen, die es ausbremsen.
Bei Rillion haben wir KI zum Herzstück unserer Kreditorenbuchhaltung gemacht. Sie erfasst Rechnungsdaten sofort nach Eingang, erkennt Muster aus früheren Transaktionen, schlägt eine korrekte Kontierung vor und leitet Rechnungen automatisch an die zuständigen Genehmiger weiter.
Dadurch können die Kreditorenbuchhaltungsteams Rechnungen schneller bearbeiten, Fehler reduzieren und den Monatsabschluss problemlos abschließen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie wir KI bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, und gehen dabei auf folgende Punkte ein:
- Alltägliche Probleme, die KI in AP lösen kann
- Die Vorteile des Einsatzes von KI bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
- Wie sich die KI von Rillion in Ihren bestehenden Arbeitsablauf einfügt
Was versteht man unter KI im Kreditorenbuchhaltungsbereich?
Künstliche Intelligenz im Kreditorenbuchhaltungsbereich bezieht sich auf Technologien, die die Rechnungsbearbeitung automatisieren und optimieren. KI kann Routineentscheidungen treffen, Muster erkennen und Unregelmäßigkeiten aufdecken, deren Erkennung beim Menschen deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen würde.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Automatisierung, die auf starren Regeln basiert, passt sich KI an, lernt und verbessert sich anhand von Datenmustern.
Warum ist die Buchhaltung der perfekte Anwendungsfall für KI? Weil sie mit großen Mengen strukturierter und semistrukturierter Daten arbeitet, was sie zu einem idealen Kandidaten für intelligente Automatisierung macht.
Emil Fleron, leitender KI-Ingenieur bei Rillion, erklärt:
„Da AP-Workflows in der Regel klar definiert und repetitiv sind, eignen sie sich hervorragend für die Automatisierung. Und wenn diese automatisierten Prozesse dennoch viel Zeit und menschliche Aufsicht erfordern, sind sie ideale Kandidaten für eine Optimierung durch KI.“
Hier erfahren Sie, wie KI in der AP-Automatisierungsplattform von Rillion funktioniert und welche Vorteile unsere Kunden davon haben – erklärt von unserem CTO Mikael Rask:
Alltägliche Probleme, die KI in der Kreditorenbuchhaltung lösen kann
Manuelle Prozesse mögen zwar ihren Zweck erfüllen, bringen jedoch eine Reihe wiederkehrender Probleme mit sich, die Teams ausbremsen und Zeit kosten, darunter:
Mühsame manuelle Dateneingabe
In herkömmlichen Kreditorenbuchhaltungsteams werden alle Rechnungen manuell geöffnet (unabhängig davon, ob sie per E-Mail, als PDF oder in Papierform eingehen), geprüft, einer Bestellung zugeordnet und die Daten von Hand erfasst. Das ist eine langwierige, repetitive Arbeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt und Raum für kleine Fehler lässt, die sich später zu größeren Problemen ausweiten können.
Gegen Monatsende steigt der Druck, da die Teams sich bemühen, Rechnungen korrekt zu bearbeiten, damit die Lieferanten pünktlich bezahlt werden.
KI beseitigt diesen Engpass, indem sie Rechnungen automatisch einliest, Daten mit hoher Genauigkeit extrahiert, diese innerhalb von Sekunden mit Bestellungen und Belegen abgleicht und sie an den richtigen Genehmiger weiterleitet. Das bedeutet weniger Tipparbeit, weniger Fehler und mehr Zeit, sich auf wertschöpfendere Aufgaben wie die Ausgabenüberwachung oder die Verbesserung des Cashflows zu konzentrieren.
Ein langwieriger Genehmigungsprozess
Bei manuellen Arbeitsabläufen in der Kreditorenbuchhaltung liegen Rechnungen oft in Posteingängen und warten auf ihre Genehmigung. Manchmal übersehen die Genehmigenden sie gänzlich oder vergessen, darauf zu reagieren, und die Rechnungen gehen in einem überfüllten E-Mail-Thread unter. Die Finanzteams verbringen dann Stunden damit, nachzufassen und den Lieferanten verspätete Zahlungen zu erklären.
KI verhindert dies, indem sie lernt, wer für die einzelnen Ausgabenarten zuständig ist, und Rechnungen automatisch an die richtige Person weiterleitet. Sie versendet rechtzeitig Mahnungen, verfolgt überfällige Genehmigungen und bietet einen Echtzeit-Überblick über den Rechnungsstatus im gesamten Unternehmen.
Auf diese Weise werden Genehmigungen schneller abgewickelt, Lieferanten werden pünktlich bezahlt und die Finanzteams erhalten einen vollständigen Überblick über den Prozess.
Mangelnde Transparenz und Kontrolle über den AP-Workflow
Wenn Teams Genehmigungen per E-Mail oder über Tabellenkalkulationen verwalten, hat niemand einen klaren Überblick darüber, welche Rechnungen eingegangen sind, genehmigt wurden oder noch ausstehen. Dies erschwert es Controllern und Finanzvorständen, den Cashflow genau zu prognostizieren oder zeitnahe Entscheidungen zu treffen.
KI löst dieses Problem, indem sie Rechnungsdaten zentralisiert, jeden Genehmigungsschritt nachverfolgt und einen lückenlosen Prüfpfad führt. Auf diese Weise können Finanzverantwortliche ausstehende Rechnungen, anstehende Zahlungen und Ausgabemuster im gesamten Unternehmen einsehen.
Diese Transparenz hilft, Doppelzahlungen, übersehene Rechnungen und Compliance-Probleme zu vermeiden – und gibt den Teams die Kontrolle über den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow.
Datensilos und doppelte Dateneingabe
Ohne eine ordnungsgemäße Integration müssen die Kreditorenbuchhaltungsteams dieselben Rechnungsdaten zweimal eingeben: einmal im Kreditorenbuchhaltungssystem und noch einmal im ERP-System. Diese doppelte Eingabe kann zu Tippfehlern, nicht übereinstimmenden Feldern und fehlenden Informationen führen, deren Korrektur die IT- und Finanzteams dann stundenlang in Anspruch nimmt.
KI löst dieses Problem, indem sie die Datenerfassung automatisiert und Informationen zwischen den AP- und ERP-Systemen in Echtzeit synchronisiert. Sie extrahiert, validiert und überträgt Rechnungsdaten automatisch, sodass die Teams dieselben Informationen nicht manuell in verschiedenen Tools eingeben müssen.
Betrügerische und doppelte Zahlungen
Wenn Teams große Mengen an Rechnungen manuell bearbeiten, kann es leicht passieren, dass ein Doppelbeleg übersehen oder ein verdächtiger Eintrag übersehen wird, insbesondere wenn kein zentrales System zur Erkennung von Mustern vorhanden ist.
KI verringert dieses Risiko, indem sie jede Transaktion überwacht und Unregelmäßigkeiten in Echtzeit meldet. Sie erkennt doppelte Rechnungsnummern, inkonsistente Beträge und verdächtige Aktivitäten von Lieferanten, noch bevor Zahlungen ausgeführt werden, und gibt Ihrem Team so die Möglichkeit, einzugreifen und das Problem zu beheben.
Wie Rillion KI einsetzt, um die Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen
Rillion vereinfacht den gesamten Prozess der Kreditorenbuchhaltung, indem es mithilfe von KI jeden Schritt automatisiert – vom Eingang der Rechnung bis zu ihrer Begleichung.
Wir haben intelligente Funktionen direkt in den Arbeitsablauf integriert, sodass Ihr Team nicht jede Aufgabe manuell verwalten muss und sich keine Sorgen machen muss, dass etwas unter den Tisch fällt.
So gehen wir vor:
1. Intelligente Rechnungserfassung
Wir nutzen echte KI, um Rechnungen in jedem Format zu verarbeiten, z. B. gescannte Papierkopien, PDFs oder elektronische Rechnungen. Wir sind der Meinung, dass KI-Automatisierung genau das sein sollte, wonach es klingt: eine intelligente Verarbeitung, bei der Menschen nur bei echten Ausnahmen eingreifen müssen. Deshalb haben wir die wartungsintensive OCR-Rechnungsverarbeitung durch eine LLM-basierte Erfassung ersetzt.
Sobald eine Rechnung eingeht, erkennt unser System automatisch den Lieferanten und extrahiert wichtige Angaben wie den Namen des Lieferanten, den Rechnungsbetrag, die Einzelposten, die Bestellnummer und die Mehrwertsteuer, sodass keine manuellen Eingaben erforderlich sind.
So funktioniert es:
Unsere KI erfasst die Daten vom ersten Tag an mit einer Genauigkeit von über 90 % vom ersten Tag an und wird mit jeder verarbeiteten Rechnung intelligenter. Das bedeutet weniger Fehler, keine wiederholte Dateneingabe und einen zuverlässigen Strom strukturierter Rechnungsdaten, die für den Abgleich bereit sind.
2. Intelligente und prädiktive Kodierung
Die KI von Rillion lernt aus Ihren bisherigen Buchungsentscheidungen und schlägt automatisch Hauptbuchkonten, Kostenstellen und Projektcodes vor, sobald eine neue Rechnung erfasst wird.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Rechnungen eines bestimmten Reinigungsdienstleisters stets unter „Gebäudewartung“ verbucht, schlägt unsere KI diese Kontierung automatisch für jede neue Rechnung dieses Dienstleisters vor.
Wenn Sie mehrere Unternehmenseinheiten verwalten oder in verschiedenen Ländern tätig sind, kann unsere KI die Buchungsvorschläge an die jeweiligen Regeln, Währungen oder Steuerstrukturen der einzelnen Einheiten anpassen. Dies reduziert den manuellen Prüfungsaufwand und sorgt von Anfang an für eine ordnungsgemäße Buchführung.
3. Automatisierte, dynamische Genehmigungen
Anstatt sich auf starre, manuelle Genehmigungswege zu verlassen, lernt unsere KI aus den bisherigen Genehmigungsvorgängen Ihres Unternehmens, um den am besten geeigneten Genehmiger für eine bestimmte Rechnung zu ermitteln. Dabei berücksichtigt sie Faktoren wie den Rechnungsbetrag, den Lieferanten, die für die Ausgabe zuständige Abteilung und das Projekt, auf das sich die Rechnung bezieht.
Wenn beispielsweise Rechnungen eines bestimmten Softwareanbieters, die unter einem bestimmten Betrag liegen, regelmäßig von einem bestimmten Manager genehmigt werden, leitet die KI neue Rechnungen dieses Anbieters automatisch an denselben Manager weiter.
Sie verarbeitet sogar Ausnahmen. Wenn also eine Rechnung aufgrund eines hohen Betrags eine höhere Genehmigungsstufe erfordert, leitet die KI sie gemäß den Unternehmensrichtlinien automatisch an den zuständigen Manager oder die zuständige Führungskraft weiter.
Sobald eine Rechnung weitergeleitet wurde, versendet Rillion automatisch Benachrichtigungen und Mahnungen an die zuständigen Genehmiger, wodurch sichergestellt wird, dass Rechnungen rechtzeitig genehmigt und bezahlt werden.
4. Ein KI-Assistent, der sofortige Unterstützung bietet
Riley ist der integrierte KI-Assistent von Rillion, ein Kommunikationswerkzeug, das Ihrem Kreditorenbuchhaltungsteam wie eine zusätzliche Hilfe zur Seite steht. Anstatt Kreditorenbuchhaltungs-Tools zu durchsuchen oder den Kundensupport zu kontaktieren, können Sie Riley Fragen in einfacher Sprache stellen.
Sie können Riley beispielsweise bitten, Ihnen die aktuellen Rechnungsdaten eines bestimmten Lieferanten zu nennen, und der Assistent liefert Ihnen umgehend eine Antwort, einschließlich der Kontierungsdetails. Er kann Ihnen auch bei Fragen zur Handhabung des Rillion-Systems selbst helfen, beispielsweise wie man einen neuen Lieferanten hinzufügt oder eine Rechnung bearbeitet.
Dieser sofortige Support rund um die Uhr reduziert die Anzahl der Support-Anfragen und ermöglicht es Ihrem AP-Team, Probleme schnell zu lösen und Informationen rasch zu finden.
Hier ist ein Video, in dem alle Einsatzmöglichkeiten von Riley erklärt werden:
5. KI, die in Ihren Arbeitsablauf integriert ist
Die KI von Rillion ist kein nachträglich hinzugefügtes oder separates Tool. Sie ist direkt in die Plattform integriert, sodass keine zusätzlichen Integrationen, Add-ons von Drittanbietern oder eine komplizierte Einrichtung erforderlich sind. Da die KI innerhalb Ihres bestehenden Kreditorenbuchhaltungsprozesses arbeitet, lernt sie direkt aus den Rechnungen, die Sie täglich bearbeiten, und verbessert sich im Laufe der Zeit kontinuierlich.
Dank dieses ganzheitlichen Ansatzes unterstützt unsere KI jeden Schritt Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses: von der Datenerfassung und Kontierung bis hin zur Genehmigungsabwicklung und Betrugserkennung – alles in einem System. So muss Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln oder manuelle Übergaben vornehmen.
Lesen Sie: Die 8 besten KI-Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung – KI-gestützte AP-Software
KI im Kreditorenbuchhaltungsalltag: Was echte Finanzteams erreicht haben
In allen Branchen setzen Unternehmen KI ein, um Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Um zu veranschaulichen, wie dies in der Praxis funktioniert, stellen wir hier zwei Unternehmen vor, die von den Vorteilen des Automatisierungstools für die Kreditorenbuchhaltung von Rillion profitiert haben.
Robinson Lumber: Von 2 Stunden auf 15 Minuten mit Rillion
Robinson Lumber verbrachte täglich mehrere Stunden damit, Rechnungen manuell zu erfassen und mit Bestellungen abzugleichen, was sowohl dem Kreditorenbuchhaltungsteam als auch dem Vertriebsteam viel Zeit raubte. Da ihr bisheriger Kreditorenbuchhaltungsanbieter den Anforderungen nicht gerecht wurde, wandten sie sich an Rillion, um eine Lösung zu finden, die schneller, genauer und einfacher in ihre ERP-Systeme zu integrieren ist.
Der Wechsel hat sich schnell ausgezahlt. Da die Rechnungen nun direkt von den Lieferanten in Rillion eingehen, übernimmt unser System automatisch den Abgleich und die Weiterleitung und sendet die bearbeiteten Rechnungen zur Verbuchung zurück an LumberTrack und Microsoft Dynamics GP (ihr ERP-System).
„[Mit Rillion] bearbeiten wir 20 Rechnungen in 15 Minuten – eine Aufgabe, für die wir früher zwei Stunden gebraucht haben“, sagt Eric Dills, Controller bei Robinson Lumber. „Das ist ein enormer Zeitgewinn.“
Abgesehen von der Zeitersparnis wurde durch diese Umstellung auch die Rechnungsbearbeitung vollständig in die Buchhaltung verlagert, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter nun ganz auf Kundenaufträge und Logistik konzentrieren können.
Trotz der komplexen Infrastruktur von Robinson Lumber (die zwei ERP-Systeme und individuelle Integrationsanforderungen umfasst) hat Rillion eine Lösung gefunden. Unsere Plattform verbindet nun alle Systeme nahtlos miteinander und bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Rechnungsübersicht, was die Prüfungsbereitschaft verbessert und den manuellen Aufwand reduziert.
Eric bringt es am besten auf den Punkt:
„Da menschliche Fehler weitgehend aus dem Prozess eliminiert wurden, würde ich sagen, dass die Genauigkeit beim Abgleich von Bestellungen im Vergleich zu früher deutlich gestiegen ist. Wir haben Rillion eine große Herausforderung gestellt, und sie haben meine Erwartungen übertroffen.“
Lesen Sie hier die vollständige Fallstudie.
Die Renta Group baut mit Rillion einen zukunftsfähigen Purchase-to-Pay-Prozess auf
Die Renta Group, ein schnell wachsendes finnisches Vermietungsunternehmen, musste ihre internen Abläufe ebenso rasch ausbauen wie ihren Umsatz. Angesichts zahlreicher gleichzeitig laufender Projekte und einer raschen Expansion sah sich das Finanzteam von Renta zunehmendem Druck ausgesetzt, sowohl den Einkauf als auch die Rechnungsbearbeitung zu optimieren.
Um dieses Problem zu lösen, wandten sie sich an Rillion. Durch die Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses über die SaaS-Plattform von Rillion gelang es Renta, den Einkauf von Ausrüstung, das Vertragsmanagement und die Rechnungsbearbeitung in einem zentralen System zu vereinen.
„Alle unsere Geräteanschaffungen laufen nun über Rillion, und jede einzelne wird mit vorab genehmigten, kategoriespezifischen Budgets abgeglichen“, erklärt Finanzvorstand Lauri Matikainen. „Dadurch erhalten wir in Echtzeit einen Überblick über Investitionsbudgets und Lieferungen, was die Planung und das Cash-Management erheblich vereinfacht.“
Rillion verschafft Lauris Team nicht nur einen besseren Überblick, sondern unterstützt auch eine schnelle Entscheidungsfindung und steht im Einklang mit Rentas Ziel, in seiner Branche eine führende Rolle im digitalen Bereich einzunehmen.
Renta betrachtet Rillion nicht nur als Softwareanbieter, sondern als langfristigen Partner beim Aufbau anpassungsfähiger Prozesse.
Lauri erklärt: „Für uns ist es wichtig, dass unser Lösungsanbieter auch als unser Entwicklungspartner fungiert. Wir entwickeln unsere Prozesse kontinuierlich in Zusammenarbeit mit Rillion weiter. Da sich die Anforderungen mit unserem Wachstum ändern, werden eine strategische Partnerschaft und eine flexible Lösung, die mit uns wächst, unser Geschäft langfristig unterstützen.“
Lesen Sie hier die vollständige Fallstudie.
Wie sich die KI von Rillion in Ihren bestehenden Arbeitsablauf einfügt
Rillion ist so konzipiert, dass es mit Ihren bestehenden Systemen und Prozessen zusammenarbeitet, sodass Sie nichts ausmustern oder Ihren Arbeitsablauf von Grund auf neu aufbauen müssen. Wir passen uns Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess an, nicht umgekehrt.
Und so geht’s:
1. Nahtlose Integration in die Systeme, die Sie bereits nutzen
Rillion bietet sichere, vorgefertigte Integrationen für über 50 der weltweit führenden ERP-Systeme, darunter NetSuite, Microsoft Dynamics, SAP und Sage. So können Sie Lieferantenlisten, Kontenpläne und andere wichtige Finanzdaten in Echtzeit mit Rillion synchronisieren.
Anstatt Ihr System zu ersetzen, arbeitet Rillion jedoch mit ihm zusammen. Wenn also eine Rechnung in Rillion erfasst, kontiert oder genehmigt wird, fließen die Daten direkt in Ihr ERP-System, sodass alles stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Auf diese Weise verbringen Finanz- und IT-Teams weniger Zeit mit der Verwaltung separater Systeme und haben mehr Zeit, mit sauberen, konsistenten Daten zu arbeiten.
2. Schnelle Umsetzung mit minimalem IT-Aufwand
Der Einstieg in Rillion dauert keine Monate. Da die Lösung cloudbasiert und auf Flexibilität ausgelegt ist, können Sie je nach Komplexität Ihres Unternehmens bereits nach wenigen Tagen oder Wochen loslegen.
Wir haben Rillion bereits bei Tausenden von Kunden eingeführt, daher ist unser Onboarding-Prozess strukturiert, praxisorientiert und darauf ausgelegt, Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Unser Team unterstützt Sie dabei, das System an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen, wobei Ihre IT-Mitarbeiter so wenig wie möglich belastet werden.
Auf diese Weise kann Ihr Team schnell von den Vorteilen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung profitieren, ohne dass Sie Ihre bestehenden Prozesse grundlegend umstellen müssen.
3. Integrierte Sicherheit und Compliance
Finanzteams benötigen Systeme, auf die sie sich verlassen können, und genau mit diesem Gedanken haben wir Rillion entwickelt. Unsere Plattform läuft in einer sicheren, cloudbasierten Umgebung und verfügt über integrierte Kontrollmechanismen, die dafür sorgen, dass Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess von Anfang bis Ende transparent und konform bleibt.
So protokolliert Rillion beispielsweise alle an einer Rechnung vorgenommenen Aktionen in einem mit Zeitstempeln versehenen Prüfpfad, sodass Sie stets über eine klare Dokumentation für interne Kontrollen oder externe Prüfungen verfügen. Rollengestützte Berechtigungen stellen zudem sicher, dass nur die berechtigten Personen Rechnungen einsehen, bearbeiten oder genehmigen können.
Rillion erfüllt zudem branchenspezifische Standards wie SOC 1, SOC 2, HIPAA und DSGVO, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten unabhängig von Ihrer Branche mit höchster Sicherheit behandelt werden.
4. Unterstützung für mehrere Unternehmenseinheiten und Standorte
Rillion wurde entwickelt, um Unternehmen zu unterstützen, die über mehrere Einheiten, Währungen oder Standorte hinweg tätig sind. Alles wird über eine zentrale Plattform verwaltet, sodass Sie keine separaten Tools benötigen, um die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens zu verwalten.
Mit unserem System können Sie eine unbegrenzte Anzahl von juristischen Personen anlegen, wobei jede über eigene spezifische Regeln, Arbeitsabläufe und Genehmigungsstrukturen verfügt. Gleichzeitig erhalten Finanzverantwortliche einen einheitlichen Überblick über die Ausgaben im gesamten Unternehmen, unabhängig davon, ob sie sich eine einzelne Einheit oder das Gesamtbild ansehen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst Rillion mit. Es vereinfacht die Kreditorenbuchhaltung und hilft Ihnen, komplexe Abläufe zu bewältigen, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
KI, die die Kreditorenbuchhaltung vereinfacht
Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess muss nicht durch manuelle Dateneingaben, verzögerte Genehmigungen oder ständige Nachfassaktionen gebremst werden. Mit KI kann Ihr Team schneller arbeiten, weniger Fehler machen und sich auf Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen tatsächlich voranbringen.
Bei Rillion haben wir KI so konfiguriert, dass sie die Hauptarbeit übernimmt – von der Erfassung von Rechnungsdaten und dem Abgleich mit Bestellungen bis hin zur Vorhersage von Kodierungen, der Weiterleitung von Genehmigungen und der Kennzeichnung von Ausnahmen. Alles läuft in einem einheitlichen System, sodass keine separaten Systeme verwaltet oder benutzerdefinierte Logik entwickelt werden müssen.
Es funktioniert einfach, direkt nach dem Auspacken.
Wenn Sie bereit sind, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu vereinfachen und Ihrem Team mehr Zeit zu verschaffen, vereinbaren Sie eine Demo mit Rillion, um die Lösung in Aktion zu erleben.
KI für die Kreditorenbuchhaltung | Häufig gestellte Fragen
1. Wozu wird KI in der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt?
KI in der Kreditorenbuchhaltung hilft dabei, die Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise am meisten Zeit in Anspruch nehmen, wie das Einlesen von Rechnungsdaten, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen, die Vorhersage der richtigen Kontierung, die Weiterleitung zur Genehmigung sowie das Aufspüren von doppelten oder betrügerischen Einträgen. Sie arbeitet im Hintergrund, um Abläufe zu beschleunigen, manuellen Aufwand zu reduzieren und den Prozess in der Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende reibungsloser zu gestalten.
2. Wie verbessert KI den Prozess der Kreditorenbuchhaltung?
KI optimiert die Kreditorenbuchhaltung, indem sie sich um repetitive Schritte kümmert, die Teams ausbremsen. Sie erfasst Rechnungsdaten automatisch, schlägt auf der Grundlage früherer Vorgänge Kontierungsvorschläge vor und leitet Rechnungen zur Genehmigung an die zuständigen Personen weiter. Außerdem sorgt sie für Transparenz und einen reibungslosen Ablauf, sodass die Finanzteams nicht nach Updates suchen oder Fehler nachträglich korrigieren müssen.
3. Welche Vorteile bietet der Einsatz von KI bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Dank KI sparen AP-Teams Zeit, reduzieren Fehler und gewinnen mehr Kontrolle über ihre Prozesse. KI macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, beschleunigt Genehmigungsvorgänge und bietet in Echtzeit einen Überblick darüber, welche Rechnungen bezahlt, ausstehend oder markiert sind. Außerdem hilft sie Finanzverantwortlichen dabei, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, da sie Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammenführen müssen.
4. Ersetzt KI Arbeitsplätze in der Kreditorenbuchhaltung?
Nein. KI ersetzt keine Menschen. Sie übernimmt lediglich die Routineaufgaben, damit die AP-Teams mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben wie die Analyse der Ausgaben, die Verbesserung des Cashflows, die Durchführung von Prüfungen und die Stärkung der Lieferantenbeziehungen aufwenden können. KI fungiert als hilfreicher Assistent, nicht als Ersatz.
5. Wie genau ist KI bei der Erfassung von Rechnungsdaten?
KI ist bei der Erfassung von Daten in der Regel sehr genau. Die KI von Rillion erfasst beispielsweise Rechnungsdaten mit einer Genauigkeit von etwa 97 % und verbessert sich im Laufe der Zeit kontinuierlich. Sie lernt aus Ihren bisherigen Rechnungen – je häufiger Sie sie nutzen, desto präziser wird sie. Das bedeutet weniger Fehler, weniger manuelle Korrekturen und insgesamt einen zuverlässigeren Prozess.
6. Wie schwierig ist es, KI im Kreditorenbuchhaltungsbereich zu implementieren?
Mit Rillion ist das überhaupt kein Problem. Unsere Plattform ist cloudbasiert und verfügt über vorgefertigte Integrationen, sodass Sie schnell loslegen können, ohne Ihre Systeme neu aufbauen zu müssen. Wir begleiten Sie bei der Einrichtung und helfen Ihnen dabei, alles an Ihren Arbeitsablauf anzupassen, wodurch der Arbeitsaufwand für Ihr IT-Team minimiert wird.
7. Was ist der Unterschied zwischen herkömmlicher Automatisierung und KI-gestützter Kreditorenbuchhaltung?
Herkömmliche Automatisierung folgt festen Regeln, wie zum Beispiel: „Wenn Rechnung X von Lieferant Y stammt, leite sie an Genehmiger Z weiter.“ Das funktioniert, allerdings nur innerhalb dieser Regeln. KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, wie sie Rillion anbietet, geht einen Schritt weiter, indem sie aus tatsächlichem Verhalten lernt und sich anpasst. Sie kann anhand von Mustern Kontierungsvorschläge unterbreiten, Ausnahmen bearbeiten und sich mit zunehmender Rechnungsbearbeitung verbessern, wodurch das System im Laufe der Zeit intelligenter und effizienter wird.
