I en virksomhed er der mange andre typer af dokumenter end fakturaer og kontrakter, som har betydning for bl.a. drift, samarbejdspartnere samt de interne og eksterne processer. Med dokumentmodulet, som inkluderer et digitalt arkiv, er dokumenterne altid søgbare, ligesom du kan se sammenhængen mellem fakturaer og tilhørende bilag.

Dokumenthåndtering og digitalt arkiv giver fuldt overblik

Med dokumentmodulet kan du opsætte workflows for alle typer af dokumenter på lige fod med fx fakturaer og kontrakter. I praksis betyder det, at du kan lade dokumenter, som indgår i en samlet sag, involvere bestemte personer i virksomheder eller er tilknyttet bestemte omkostningscentre, følge automatiske foruddefinerede flows.

Dermed bliver dine interne processer effektiviseret helt fra dokumentet ankommer (digitalt, pdf eller indscanning) til dokumentet er digitalt arkiveret med de tilhørende nøgleinformationer og relationer. Og de involverede personer har altid det fulde overblik over de dokumenter og bilag, der vedrører en bestemt sag, leverandør eller kunde.

Alle dokumenter er søgbare på samtlige parametre, ligesom at der kan opsættes proaktive triggers på de enkelte dokumenter – fx hvis en aftale skal fornyes på et bestemt tidspunkt.

Eksempler på dokumenter

Som udgangspunkt kan dokumentmodulet håndtere alle typer af dokumenter. Det er derfor helt op til dig, hvilke typer af dokumenter du har brug for at få en klarere struktur og bedre processer omkring. I princippet kan du med dokumentmodulet på sigt blive helt fri for ringbind og fysiske arkiver – ligesom det er tilfældet med fakturaer og regnskab.

Typisk vil de fleste dog starte med at opbygge digitale processer omkring håndteringen af denne type dokumenter:

  • Rekvisitioner
  • Godkendelse af nye leverandører og samarbejder
  • Tilbud, fx ifm. større udbud
  • Bankudskrifter
  • Finansbilag
  • Notater og andre sagsakter
  • Certificeringer
  • Modtager du selv dokumentet som fx pdf, sender du det ind i Rillion via mail
  • De relevante indholdsfelter overføres til dokumentmodulet
  • Relevante tilknytninger (fx til en faktura eller kontrakt) skabes
  • Det originale dokument vedlægges som et image
  • De relevante stakeholders i virksomheden får besked
  • Kræver dokumentet godkendelse eller anden handling, bliver dokumentet automatiske sendt ud i godkendelsesflow
  • Dokumentets samlede flow inkl. de ansvarlige personer gemmes med dokumentet
  • Dokumentet arkiveres automatisk
  • Du kan altid finde dokumentet frem gennem søgning på samtlige parametre, der er digitaliseret
  • Dokumentet vil altid blive vist som relevant bilag, hvis det er knyttet til fx en faktura eller kontrakt
  • De involverede stakeholders i virksomheder får automatisk besked, når/hvis et dokument kræver fornyelse eller anden håndtering ift. de triggers, der er sat op

Ny lovgivning stiller skærpede krav til arkivering

I Danmark træder Lovpakken til digital opbevaring af bilagsmateriale i kraft 1. januar 2023. I henhold til den nye lov, må du fremover ikke længere opbevare fakturaer og bilag fysisk. Samtidig skærpes dokumentationskravene, så du bl.a. skal være i stand til at dokumentere godkendelsen af hver enkelt faktura og redegøre for alle kontrolspor og kontaktpunkter i den samlede transaktion. Med dokumentmodulet vil du være compliant i forhold til den kommende lovgivning på regnskabsområdet.

Læs mere i dette blogindlæg om den nye lovpakke

Vil du vide mere om Palette Documents?

Kontakt os, så fortæller vi mere om dokumentmodulet, og hvordan det kan hjælpe lige præcis jeres virksomhed.

Alle flows, roller og kompetencer, der allerede er konfigureret i fakturamodulet, kan naturligvis også anvendes i dokumentmodulet. Derfor plejer det at være enkelt og smidigt at komme i gang!