Udover datafangsten består et digitalt faktura system også af en distributions- og godkendelsesmotor, som automatisk sender leverandørfakturaerne til godkendelse i organisationen ud fra fastsatte regler, så de enkelte fakturaer altid lander hos den eller de rigtige stakeholders.
Ikke alle fakturaer behøver imidlertid at blive godkendt manuelt. I mange tilfælde kan en faktura overføres direkte til kontering og betaling, hvis den kan matches med en responderende indkøbsordre (PO), kontrakt eller aftale. Det er især praktisk med tilbagevendende fakturaer for fx husleje, rengøring og lignende. I de tilfælde vil kun fakturaer, hvor der er en afvigelse mellem faktura og indkøbsordre, blive sendt videre i godkendelsesflowet til manuel godkendelse.
"Fakturaflows viser tydeligt, hvor fakturaer kommer fra, og hvor de er på vej hen, hvilket er utroligt smart i forbindelse med regnskab. Takket være det grafiske godkendelsesflow er det let for alle i organisationen at omdirigere fakturaer og klare håndteringen hurtigere."
Eva Petré Rege | Coor Service Management