Kundeinformation

Kunde Cypress Creek Renewables
Branche Produktion af vedvarende energi
Område USA
Økonomisystem Sage Intacct
Antal fakturaer/år 25.000
Antal ansatte 200
Automatisering Fakturascanning- og tolkning, fakturahåndtering og indkøbsordrematchning

Udfordringen for Cypress Creek

Cypress Creek er en virksomhed, hvor både medarbejdere og anlæg er spredt over store geografiske områder, og hvor enheder og personale flyttes med jævne mellemrum. I længden blev det uholdbart at håndtere de papirfakturaer, der skulle matches med faktiske indkøb, sådan som de havde gjort i nogle af virksomhedens 556 enheder.

Derfor var man på udkig efter et system, som kunne digitalisere hele fakturaprocessen inklusive den tidskrævende matchning af fakturaer med indkøbsordre.

Man ønskede også et digitalt godkendelsesflow og et let tilgængeligt fakturaarkiv, hvor fakturaerne var søgbare for fremtidig revision eller kontrol.

– Vi driver op mod 300 produktionsenheder til solenergi. Hver produktionsenhed er et selvstændigt selskab med egne specifikke skatteregler og investorer. Ved revision bruger vi Palette som database til at søge i fakturaer fra alle de selskaber.

Datafangst og fakturamatchning

Automatiseret fakturatolkning
Med Palettes løsning digitaliseres informationen fra de scannede fakturaer med en automatiseringsgrad på 98 %. Fakturaerne kan herefter ses i administratorens interface (fakturaloggen).

Fakturamatchning
Palettes system matcher automatisk leverandørfakturaerne med indkøbsordrer, som importeres fra Cypress Creeks indkøbssystem. Matchede fakturaer overføres til Sage Intacct til betaling. Der er kun behov for at gennemse de fakturaer, der afviger fra den bagvedliggende ordre, og godkende dem via det digitale godkendelsesflow.

Digitalt godkendelsesflow

Leverandørfakturaer distribueres i et foruddefineret godkendelsesflow, hvor godkenderne får besked via mail, når der er fakturaer, de skal kontrollere og godkende. Tjek og godkendelse kan ses direkte i mailen eller ved at logge på systemet fra computer, tablet eller smartphone.

Det er også muligt at sætte toleranceniveauer i systemet, så fakturaer, der overstiger et bestemt beløb, sendes videre til den overordnede chef for endelig godkendelse.

Download hele kundecasen

Download og læs kundecasen som PDF (på engelsk). Det er helt gratis!

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os om jeres udfordringer.