Cypress Creek fremstiller og sælger anlæg til produktion af solenergi og er en af USA’s førende leverandører inden for produktion af vedvarende energi. Virksomheden havde behov for at udskifte deres gamle system til fakturahåndtering og ledte efter en tidssvarende løsning,
der kunne håndtere alle deres 556 enheder, herunder en række solcelleanlæg. Efter at have evalueret forskellige systemer faldt valget på Rillion.
Udfordringen for Cypress Creek
Cypress Creek er en virksomhed, hvor både medarbejdere og anlæg er spredt over store geografiske områder, og hvor enheder og personale flyttes med jævne mellemrum. I længden blev det uholdbart at håndtere de papirfakturaer, der skulle matches med faktiske indkøb, sådan som de havde gjort i nogle af virksomhedens 556 enheder.
Derfor var man på udkig efter et system, som kunne digitalisere hele fakturaprocessen inklusive den tidskrævende matchning af fakturaer med indkøbsordre.
Man ønskede også et digitalt godkendelsesflow og et let tilgængeligt fakturaarkiv, hvor fakturaerne var søgbare for fremtidig revision eller kontrol.
Vi driver op mod 300 produktionsenheder til solenergi. Hver produktionsenhed er et selvstændigt selskab med egne specifikke skatteregler og investorer. Ved revision bruger vi Rillion som database til at søge i fakturaer fra alle de selskaber.
– Gerry Trejo, Cypress Creek
Datafangst og fakturamatchning
Automatiseret fakturatolkning
Med Rillion løsning digitaliseres informationen fra de scannede fakturaer med en automatiseringsgrad på 98 %. Fakturaerne kan herefter ses i administratorens interface (fakturaloggen).
Fakturamatchning
Rillion system matcher automatisk leverandørfakturaerne med indkøbsordrer, som importeres fra Cypress Creeks indkøbssystem. Matchede fakturaer overføres til Sage Intacct til betaling. Der er kun behov for at gennemse de fakturaer, der afviger fra den bagvedliggende ordre, og godkende dem via det digitale godkendelsesflow.
Digitalt godkendelsesflow
Leverandørfakturaer distribueres i et foruddefineret godkendelsesflow, hvor godkenderne får besked via mail, når der er fakturaer, de skal kontrollere og godkende. Tjek og godkendelse kan ses direkte i mailen eller ved at logge på systemet fra computer, tablet eller smartphone.
Det er også muligt at sætte toleranceniveauer i systemet, så fakturaer, der overstiger et bestemt beløb, sendes videre til den overordnede chef for endelig godkendelse.
