Tacala havde brug for et system til elektronisk fakturahåndtering til sine 300+ franchiserestauranter, som er spredt over seks forskellige delstater i det sydøstlige USA.
Tacala er en af de førende franchisetagere af YUM! Brands og den største franchisetager i restaurantkæden Taco Bell i USA. Virksomheden har restauranter i Alabama og fem andre delstater. Nogle restauranter tilbyder flere af YUM!-koncepterne, inklusive KFC og Pizza Hut.
I maj 2022 skiftede Palette Software navn til Rillion.
Hurtig vækst kræver effektive processer
Den hurtige vækst skabte behov for en mere effektiv håndtering af virksomhedens leverandørfakturaer. Før Rillion blev implementeret, var fakturaprocessen fuldstændig manuel og papirbaseret. Der landede en stor mængde tilbagevendende fakturaer hos de over 300 restauranter. Administrationen, som foregik lokalt, var tidskrævende, og det manuelle arbejdet affødte mange fejl.
Den enkelte restaurant har ansvaret for lokale serviceaftaler med en lang række leverandører. Derfor søgte man efter et system, som kunne automatisere håndteringen af både kontrakter og de tilbagevendende fakturaer.
Elektronisk fakturahåndtering
I dag scannes og tolkes Tacalas leverandørfakturaer med hjælp fra en ekstern tjeneste, hvor 98 % af fakturaerne digitaliseres helt automatisk uden fejl eller afvigelser. De digitale fakturaer indlæses efterfølgende i Rillion, hvor de kan ses direkte i fakturaloggen.
Tilbagevendende fakturaer
Med over 300 franchiselokationer havde Tacala brug for et system, der kunne automatisere håndteringen af alle de tilbagevendende fakuraer vedr. fx leje, vedligeholdelse og andre driftsomkostninger. Med Rillion kontraktmodul fik Tacala et system til arkivering og digitalisering af kontrakter, som muliggør automatisk at matche tilbagevendende fakturaer med vilkår og priser fra kontrakten.
Digitalt godkendelsesflow
Rillion tilbyder også et automatiseret godkendelsesflow, hvor fakturaer, der ikke har en bagvedliggende kontrakt eller indkøbsordre, distribueres til godkendelse jf. forudbestemte godkendelsesregler. Som godkender kan man efterfølgende gennemse og godkende fakturaerne direkte i en mail – uden at man behøver logge på systemet. Systemet kan konfigureres, så fakturaer, der overstiger et bestemt beløb, automatisk sendes videre til en person højere oppe i systemet, fx den nærmeste chef.
Arkivering og revision
Tacala havde desuden brug for et digitalt arkiv, hvor fakturaerne også er søgbare efter betaling og bogføring. Det vil lette arbejdet i forbindelse med både intern rapportering og ekstern revision.
Det viste sig, at adgangen til et digitalt fakturaarkiv ville give store tidsbesparelser for virksomheden. Så snart en faktura er blevet betalt i økonomisystemet, overføres betalingsdata til Rillion via en systemintegration.
Med al denne information samlet i Rillion blev den interne og eksterne revision meget enklere og hurtigere. En faktura, der efterfølgende skal tjekkes, kan findes med et enkelt klik – og alle virksomhedens fakturaer er nu samlet et og samme sted.
Nu når alle tilbagevendende fakturaer fra vores over 300 franchiserestauranter automatisk matches med kontrakter i Rillion, er arbejdspresset i vores kreditorbogholderi blevet reduceret markant, og vores processer er meget mere effektive.
Carrie Self | CPA (Certified Public Accountant) – Tacala
