Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich im Jahr 2025: Wie man ihn erkennt, verhindert und ihm einen Schritt voraus ist

Wenn Sie im Finanzwesen tätig sind, dürfen Sie Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich keinesfalls ignorieren. Ganz gleich, ob Sie für Zahlungen zuständig sind, Lieferanten betreuen oder interne Kontrollen überwachen – Betrug kann sich in Ihre Prozesse einschleichen. Und Sie viel Geld kosten.

Von Phishing-Betrug bis hin zu gefälschten Rechnungen – Betrüger werden immer raffinierter. Laut AFP wurden im Jahr 2024 79 % der Unternehmen Opfer von versuchten oder tatsächlichen Zahlungsbetrugsfällen. Mit den richtigen Tools und Strategien können Sie ihnen jedoch einen Schritt voraus sein.

Dieser Leitfaden führt Sie durch folgende Schritte:

• Was ist Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?
• Die häufigsten Arten von AP-Betrug
• Beispiele aus der Praxis dafür, was schiefgehen kann
• Warnsignale, auf die man achten sollte
• Bewährte Verfahren zur Betrugsbekämpfung
• Wie Sie mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und virtuellen Karten die Kontrolle behalten 

Die wichtigsten Erkenntnisse 

• Papierschecks sind Ihr schwächstes Glied
  Scheckbetrug ist nach wie vor die häufigste Form des Zahlungsbetrugs, daher ist die Umstellung auf digitale Zahlungsmethoden wie virtuelle Karten oder ACH ein kluger Schachzug.
• Rechnungsbetrug lässt sich leichter übersehen, als man denkt
  Ohne automatisierte Genehmigungen und Lieferantenüberprüfungen können gefälschte oder überhöhte Rechnungen unbemerkt durchrutschen.
• Warnsignale für Betrug sind leicht zu erkennen, wenn man weiß, worauf man achten muss
  Achten Sie besonders auf neue Lieferanten, dringende Zahlungsaufforderungen, fehlende Unterlagen und plötzliche Änderungen der Bankverbindung.
• Sie brauchen keine umfassende Umstellung, um die Sicherheit zu verbessern
  .Einfache Maßnahmen wie die Aufgabentrennung, die Festlegung von Genehmigungsschwellen und die Schulung Ihres Teams können bereits einen großen Unterschied bewirken.
• Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Rillion hilft Ihnen, den Überblick zu behalten
  Mit automatisiertem Drei-Wege-Abgleich, sicheren Genehmigungsprozessen und integrierten Zahlungskontrollen erleichtert die KI-gestützte Plattform zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung von Rilliondie Kontrolle über Ihre Prozesse.

Was ist Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?

Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung (AP) liegt vor, wenn jemand Ihren Zahlungsprozess manipuliert, um illegal Geld zu entwenden. Dabei kann es sich um einen externen Kriminellen handeln, der sich als Lieferant ausgibt, oder um jemanden aus Ihrem Team, der heimlich Rechnungen oder Bankdaten verändert. 

Ob intern oder extern, vorsätzlich oder fahrlässig – Zahlungsbetrug führt zu echten finanziellen Verlusten und Rufschädigung. Und da sich Zahlungsbetrug oft direkt vor unseren Augen verbirgt, kann er monatelang unentdeckt bleiben. Bis es zu spät ist. 

Wie verbreitet ist Betrug im Zusammenhang mit der AP?

Die Zahlen lügen nicht. Laut dem AFP-Bericht zur Umfrage über Zahlungsbetrug und -kontrolle 2025:

• 79 % der Unternehmen waren bereits mit versuchten oder tatsächlichen Zahlungsbetrugsfällen konfrontiert
• 63 % waren Opfer von Business Email Compromise (BEC)
• 63 % gaben an, Opfer von Scheckbetrug geworden zu sein
• 49 % wurden Opfer von Phishing-Angriffen, die sich gegen das AP-Team richteten

Finanzabteilungen dürfen davor nicht die Augen verschließen. Wenn Ihre internen Kontrollen nicht lückenlos sind, könnten Sie der Nächste sein. 

Häufige Arten von AP-Betrug

Man kann nicht gegen etwas vorgehen, das man nicht versteht. Hier sind die häufigsten Betrugsmaschen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung, die Sie kennen sollten:

1. Scheckbetrug

Schecks sind an 63 % aller Fälle von Zahlungsbetrug beteiligt und gelten damit als die risikoreichste Zahlungsmethode. Kriminelle können Scheckdaten stehlen, Zahlungsempfänger oder Beträge ändern oder gefälschte Schecks drucken. Wenn Sie weiterhin Papierschecks verwenden, sind Sie einem hohen Risiko ausgesetzt.  

2. Rechnungsbetrug

Betrüger reichen gefälschte oder überhöhte Rechnungen ein. Manchmal geschieht dies über seriöse Anbieter oder gefälschte Anbieterkonten.

3. Betrug bei Überweisungen

Ein Betrüger gibt sich als Lieferant oder Führungskraft aus und bringt Sie oder Ihr Team dazu, Geld auf ein falsches Konto zu überweisen. Ist das Geld erst einmal weg, ist es fast unmöglich, es zurückzuerhalten.

4. ACH-Betrug

Unbefugte elektronische Zahlungen werden unter Verwendung gestohlener oder gefälschter Bankdaten getätigt. Wenn Sie Bankdaten nicht überprüfen, sind Sie angreifbar.

5. Phishing & BEC

E-Mails, die echt aussehen, es aber nicht sind. Diese Betrugsmaschen verleiten Mitarbeiter dazu, auf bösartige Links zu klicken, Zugangsdaten preiszugeben oder zweifelhafte Zahlungen zu genehmigen. Dies ist die häufigste Form von Betrugsversuchen. 

Beispiele aus der Praxis: Fälle von Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich

Jeder kann zum potenziellen Ziel werden. Viele Unternehmen (große wie kleine) haben dies auf die harte Tour erfahren:

• Die Yale University erlitt einen Verlust von 40 Millionen Dollar, weil ein einzelner Mitarbeiter gefälschte Technik-Einkäufe abgerechnet hatte.
• Ein kleiner Souvenirladen wurde von seinem eigenen Buchhalter um 300.000 Dollar betrogen.
• Google und Facebook haben durch einen Betrugsfall, bei dem sich Betrüger als Lieferanten ausgaben, über 100 Millionen Dollar verloren.

Die Moral der Geschichte lautet: Was ihnen passieren kann, kann auch dir passieren. 

4 Warnzeichen für AP-Betrug

Früherkennung ist entscheidend, um Ihr Unternehmen vor Betrug zu schützen. Achten Sie auf:

• Ungewöhnliche Zahlungsaufforderungen: Zahlungsaufforderungen, die dringend erscheinen oder ungewöhnlich hoch sind. Dazu können auch Zahlungen auf private Konten gehören.
• Unbekannte Anbieter: Anbieter, die Sie nicht kennen, oder bekannte Anbieter, die plötzlich ihre Bankverbindung ändern.
• Fehlende Unterlagen oder doppelte Rechnungen: Rechnungen oder Bestellungen, bei denen Angaben fehlen oder die Fehler enthalten.
• Druck, Genehmigungen zu beschleunigen oder übliche Schritte zu umgehen: Betrüger versuchen oft, den Zahlungsprozess zu beschleunigen, um nicht entdeckt zu werden.

Wenn dir etwas seltsam vorkommt, mach langsam und geh der Sache auf den Grund. 

9 Schritte zur Vorbeugung von Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich

Sie müssen nicht Ihre gesamte Finanzabteilung umstrukturieren, um die Sicherheit zu verbessern. Beginnen Sie mit diesen bewährten Verfahren, um Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich zu verhindern:

1. Leg das Scheckheft beiseite

Schecks sind siebenmal häufiger von Betrugsfällen betroffen als virtuelle Karten. Die Umstellung auf digitale Zahlungsmethoden senkt das Risiko erheblich.

2. Beginnen Sie mit der Nutzung virtueller Karten

Virtuelle Karten bieten Ihnen:

• Einzigartige Kartennummern für jede Zahlung
• Feste Dollar-Obergrenzen und Ablaufdaten
• Sie müssen keine Bankkontodaten angeben
• Schnellere und sicherere Abstimmung
• Integrierte interne Kontrollen 

Laut der AFP-Umfrage zu Zahlungsbetrug und -kontrolle aus dem Jahr 2023 richten sich nur 9 % der Betrugsversuche gegen virtuelle Karten – im Vergleich zu 63 % bei Schecks.

3. Genehmigungsgrenzen festlegen

Für Zahlungen mit hohem Wert sind Genehmigungen erforderlich, um Risiken zu minimieren.

4. Aufgabentrennung unter den Mitarbeitern

Es sollte nicht möglich sein, dass ein und dieselbe Person Zahlungen einreichen, genehmigen und ausführen kann. Verwenden Sie rollenbasierte Zugriffsrechte.

5. Verwenden Sie Echtzeit-Prüfpfade  

Erfahren Sie, wer was wann und warum genehmigt hat – ohne sich durch E-Mail-Verläufe wühlen zu müssen.

6. Automatisierung der Lieferantenüberprüfung

Veraltete oder doppelte Lieferantendaten bieten Betrügern eine Angriffsfläche. Setzen Sie Tools zur Datenvalidierung ein und führen Sie regelmäßig Bereinigungen von Kontaktdaten, Bankverbindungen und anderen wichtigen Informationen durch.

7. Schulen Sie Ihr Team im Thema Betrugserkennung

Ihre Mitarbeiter sind Ihre erste Verteidigungslinie. Zeigen Sie ihnen, wie sie Phishing, Spoofing und verdächtige Zahlungsaufforderungen erkennen können. Und stellen Sie ihnen die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung, um Betrug zu verhindern.

8. Machen Sie es einfach, verdächtige Aktivitäten zu melden

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine klare und vertrauliche Möglichkeit, Bedenken zu äußern, bevor es zu spät ist. Das kann eine E-Mail-Adresse oder eine Hotline sein.

9. Den Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren

Manuelle Kreditorenbuchhaltungssysteme basieren auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufen und isolierten Arbeitsabläufen. Das ist der ideale Nährboden für Betrug. Sie können dem entgegenwirken, indem Sie eine Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einführen, um die Sicherheit zu gewährleisten.  

Lesen Sie auch: Effizienzsteigerung durch 5 wichtige Best Practices für eine erfolgreiche Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Wie kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dazu beitragen, Betrug zu verhindern?

Sie müssen nicht jeden Betrugsversuch selbst aufdecken. Moderne Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und des Zahlungsverkehrs können Ihnen dabei helfen:

• Verdächtige Rechnungen automatisch markieren
• Genehmigungsvorgänge mit Prüfpfaden optimieren
• Zahlungen an verifizierte Lieferanten abgleichen
• Verhindern Sie Scheckbetrug mit Positive Pay
• Analysieren Sie Muster in Ihrem Zahlungsverlauf 

Worauf sollte man bei einem System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und des Zahlungsverkehrs achten?

Bei der Betrugsbekämpfung geht es nicht nur um Transaktionen. Ihre Infrastruktur spielt bei der Verhinderung von Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung eine ebenso wichtige Rolle. Ihre Systeme sollten Folgendes unterstützen:

• Überprüfung des Bankkontos
• KYC-/KYB-Prüfung
• OFAC-Prüfung
• Mehrstufige Authentifizierung und Zugriffskontrollen
• Verschlüsselung, sicheres Hosting und rollenbasierte Berechtigungen

Diese Schutzmaßnahmen sorgen für die Sicherheit Ihrer Daten und helfen Ihnen dabei, Compliance-Standards wie SOX- und AML-Vorschriften einzuhalten. 

Wie Rillion das Betrugsrisiko in der Kreditorenbuchhaltung senkt

Rillion unterstützt Unternehmen dabei, ihre Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsabwicklung von der Rechnungserfassung bis zum Zahlungsabgleich zu sichern.  

So sieht das aus:  

• Automatisierte Rechnungserfassung: Reduzieren Sie menschliche Fehler und vermeiden Sie manuelle Eingaben  
• Genehmigungsworkflows mit Schwellenwerten: Weiterleitung von Rechnungen an die richtigen Ansprechpartner  
• 3-Wege-Abgleich: Rechnungen automatisch mit Bestellungen und gelieferten Waren abgleichen, um die Richtigkeit sicherzustellen
• Rollenbasierte Berechtigungen: Interne Kontrollen durchsetzen und den Zugriff einschränken  
• Lückenlose Prüfpfade: Überwachen und dokumentieren Sie jeden Genehmigungsprozess  
• Digitale Zahlungen: Rillion bietet sichere digitale Zahlungslösungen – einschließlich Schutzmaßnahmen für virtuelle Karten – für einen durchgängigen, betrugssicheren Arbeitsablauf  
• Echtzeit-Dashboards: Erkennen Sie Abweichungen und Verzögerungen sofort  

Ganz gleich, ob Sie ein wachsendes Unternehmen oder ein Konzern mit mehreren Tochtergesellschaften sind – Rillion hilft Ihnen dabei, Betrugsfälle zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen zu gewinnen. 

Sind Sie bereit, das Ruder zu übernehmen?

Wenn Sie Opfer eines Betrugs geworden sind – oder befürchten, dass Sie gefährdet sind –, ist es Zeit zu handeln. Warten Sie nicht, bis Sie verlorene Gelder zurückholen oder dem Vorstand einen Sicherheitsverstoß erklären müssen.

Atme tief durch und fang hier an:

• Überprüfen Sie Ihren derzeitigen Prozess
• Finde deine Schwachstellen heraus
• Automatisieren Sie, was Sie können
• Sprechen Sie mit jemandem, der das schon einmal erlebt hat

Rillion steht Ihnen gerne zur Seite. Seit über 30 Jahren unterstützen wir Finanzteams. Vereinbaren Sie eine individuelle Vorführung und erfahren Sie, wie wir Ihr Betrugsrisiko senken, Ihre Zahlungsabläufe optimieren und Ihnen wieder die Kontrolle zurückgeben können.

Psst! Wir haben einen Leitfaden zur Betrugsbekämpfung im Kreditorenbuchhaltungsbereich zusammengestellt. Holen Sie sich Ihr Exemplar des „Playbook zur Betrugsbekämpfung im Kreditorenbuchhaltungsbereich“ – es ist kostenlos. 

Häufig gestellte Fragen zu Betrug im Kreditorenbuchhaltungsbereich

Was ist ein Beispiel für Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?

Ein gängiges Beispiel ist der Rechnungsbetrug. Dabei reicht ein Betrüger eine gefälschte Rechnung unter dem Namen eines Lieferanten ein oder erfindet einen Lieferanten komplett neu. Die Zahlung wirkt legitim und wird ohne Verdacht abgewickelt. Ein weiteres Beispiel ist der Scheckbetrug, bei dem jemand Zahlungsdaten manipuliert, um Gelder umzuleiten.

Wie kommt es zu Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?

Dies geschieht, wenn interne Kontrollen versagen oder umgangen werden. Betrüger geben sich unter Umständen als Lieferanten aus, reichen doppelte Rechnungen ein, fälschen Zahlungsanforderungen oder nutzen eine unzureichende Aufgabentrennung aus. Phishing-E-Mails und übereilte Genehmigungen spielen bei erfolgreichen Angriffen oft eine Rolle.

Wer begeht Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?

Sowohl externe Akteure (z. B. Cyberkriminelle oder betrügerische Lieferanten) als auch interne Mitarbeiter (z. B. Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung oder Führungskräfte) können Betrug in der Kreditorenbuchhaltung begehen. Interner Betrug bleibt oft länger unentdeckt und umfasst die Fälschung von Belegen oder die Umleitung von Zahlungen auf private Konten.

Wie lässt sich Betrug im Zusammenhang mit AP frühzeitig erkennen?

Achten Sie auf Warnsignale wie neue oder unbekannte Lieferanten, doppelte Rechnungen, Druck zur beschleunigten Zahlung oder Änderungen der Bankverbindung des Lieferanten. Tools wie Rechnungsautomatisierung, Positive Pay und Bankvalidierungsdienste können verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen.

Welche Kontrollmaßnahmen verhindern Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung?

Zu den wichtigsten Kontrollmaßnahmen gehören:

• Aufgabentrennung
• Workflows mit doppelter Genehmigung
• Onboarding verifizierter Lieferanten
• Überprüfung des Bankkontos
• Verwendung virtueller Karten
• Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen

AP-Automatisierungsplattformen können dabei helfen, diese Kontrollen konsequent durchzusetzen.

Fällt Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung unter die SOX-Compliance?

Ja. Gemäß Abschnitt 404 des SOX-Gesetzes müssen Unternehmen interne Kontrollen für die Finanzberichterstattung einrichten und dokumentieren, wozu auch die Prozesse im Kreditorenbuchhaltungsbereich gehören. Gelingt es nicht, Betrugsfälle zu verhindern oder aufzudecken, kann dies zu Verstößen gegen das SOX-Gesetz, Beanstandungen bei der Prüfung und finanziellen Korrekturen führen.