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El fraude en la gestión de cuentas por pagar en 2025: cómo detectarlo, evitarlo y adelantarse a él
Si trabajas en el sector financiero, el fraude en la gestión de cuentas por pagar es algo que no puedes permitirte ignorar. Tanto si te encargas de los pagos, de la gestión de proveedores o de supervisar los controles internos, el fraude puede colarse en tus procesos. Y salirte muy caro.
Desde estafas de phishing hasta facturas falsas, los estafadores son cada vez más astutos. Según la AFP, el 79 % de las organizaciones fue víctima de un intento de fraude en los pagos o de un fraude real en 2024. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes adelantarte a ellos.
Esta guía te explica cómo:
- Qué es el fraude en la contabilidad de acreedores
- Los tipos más comunes de fraude en cuentas de proveedores
- Ejemplos reales de lo que puede salir mal
- Señales de alerta a las que hay que prestar atención
- Buenas prácticas para prevenir el fraude
- Cómo la automatización de la contabilidad de proveedores y las tarjetas virtuales te ayudan a tomar el control
Puntos clave
- Los cheques en papel son tu punto débil
El fraude con cheques sigue siendo el tipo más común de fraude en los pagos, por lo que pasar a métodos digitales, como las tarjetas virtuales o el ACH, es una decisión acertada. - Las estafas con facturas pasan más desapercibidas de lo que crees
Sin aprobaciones automatizadas y sin la verificación de los proveedores, las facturas falsas o infladas pueden pasar desapercibidas. - Las señales de alerta de fraude son fáciles de detectar si sabes dónde buscar
.Presta atención a los nuevos proveedores, las solicitudes de pago urgentes, la documentación que falta y los cambios repentinos en los datos bancarios. - No hace falta una reforma integral para mejorar la seguridad
.Medidas sencillas como la separación de funciones, el establecimiento de umbrales de aprobación y la formación del equipo pueden marcar una gran diferencia. - La automatización de la contabilidad de proveedores con Rillion te ayuda a mantener el control
Gracias a la conciliación automatizada de tres vías, las aprobaciones seguras y los controles de pago integrados, la plataforma de automatización de la contabilidad de proveedores de Rillion, basada en inteligencia artificial, te facilita mantener el control.
¿Qué es el fraude en la contabilidad de acreedores?
El fraude en la gestión de cuentas por pagar (AP) se produce cuando alguien manipula el proceso de pago para sustraer fondos de forma ilegal. Puede tratarse de un delincuente externo que se hace pasar por un proveedor, o de alguien de tu propio equipo que modifica discretamente las facturas o los datos bancarios.
Ya sea interno o externo, intencionado o por descuido, el fraude en los pagos provoca pérdidas económicas reales y daña la reputación. Y como el fraude en los pagos suele pasar desapercibido, puede pasar meses sin ser detectado. Hasta que es demasiado tarde.
¿Es frecuente el fraude en el programa AP?
Las cifras no mienten. Según el Informe de la encuesta sobre fraude y control de pagos de la AFP de 2025:
- El 79 % de las organizaciones ha sufrido intentos de fraude en los pagos o casos reales de fraude en los pagos
- El 63 % fue víctima de un ataque de suplantación de identidad en el correo electrónico empresarial (BEC)
- El 63 % denunció un fraude con cheques
- El 49 % fue víctima de estafas de phishing dirigidas al equipo de AP
Los equipos financieros no pueden hacer la vista gorda ante esto. Si tus controles internos no son infalibles, podrías ser el siguiente.
Tipos habituales de fraude en el programa AP
No se puede combatir lo que no se conoce. A continuación, te presentamos las estafas más comunes relacionadas con las cuentas por pagar que debes conocer:
1. Fraude con cheques
Los cheques están implicados en el 63 % de los casos de fraude en los pagos, lo que los convierte en el método de pago más arriesgado. Los delincuentes pueden robar los datos de los cheques, alterar los nombres de los beneficiarios o los importes, o imprimir cheques falsos. Si sigues utilizando cheques en papel, corres un alto riesgo.
2. Fraude en las facturas
Los estafadores presentan facturas falsas o infladas. A veces, a través de proveedores legítimos o de cuentas de proveedores falsas.
3. Fraude mediante transferencia bancaria
Un estafador se hace pasar por un proveedor o un directivo y te convence a ti o a tu equipo para que enviéis dinero a una cuenta equivocada. Una vez que se ha perdido, es casi imposible recuperarlo.
4. Fraude mediante ACH
Los pagos electrónicos no autorizados se realizan utilizando datos bancarios robados o falsos. Si no verificas los datos bancarios, estás expuesto a riesgos.
5. Phishing y BEC
Correos electrónicos que parecen auténticos, pero no lo son. Estas estafas engañan a los empleados para que hagan clic en enlaces maliciosos, compartan sus credenciales o autoricen pagos sospechosos. Es el tipo de intento de fraude más común.
Ejemplos reales: casos de fraude en la contabilidad de acreedores
Cualquiera puede ser un objetivo potencial. Muchas empresas (grandes y pequeñas) lo han aprendido por las malas:
- La Universidad de Yale perdió 40 millones de dólares a causa de un solo empleado que presentó facturas falsas por compras de material tecnológico.
- Un empleado del departamento de cuentas por pagar de una pequeña tienda de regalos se llevó 300 000 dólares.
- Google y Facebook perdieron más de 100 millones de dólares a causa de una estafa en la que se suplantó la identidad de un proveedor.
La moraleja de la historia es: si les puede pasar a ellos, te puede pasar a ti.
4 señales de alerta de fraude en el AP
La detección temprana es fundamental para proteger tu negocio contra el fraude. Presta atención a:
- Solicitudes de pago inusuales: solicitudes de pago que parecen urgentes o de cuantía inusualmente elevada. Esto también podría incluir pagos a cuentas personales.
- Proveedores desconocidos: proveedores que no reconoces o proveedores conocidos que cambian repentinamente sus datos bancarios.
- Documentación incompleta o facturas duplicadas: facturas u órdenes de compra en las que faltan datos o que contienen errores.
- Presión para acelerar las aprobaciones o eludir los trámites habituales: los estafadores suelen intentar acelerar el proceso de pago para evitar ser descubiertos.
Si algo te parece raro, tómate tu tiempo y averígualo.
9 pasos para prevenir el fraude en la gestión de cuentas por pagar
No es necesario que reestructures por completo tu departamento financiero para mejorar la seguridad. Empieza por aplicar estas prácticas recomendadas para prevenir el fraude en la gestión de cuentas por pagar:
1. Deshazte de la chequera
Los cheques tienen siete veces más probabilidades de verse involucrados en un fraude que las tarjetas virtuales. La transición a métodos de pago digitales reduce considerablemente el riesgo.
2. Empieza a usar tarjetas virtuales
Las tarjetas virtuales te ofrecen:
- Números de tarjeta únicos para cada pago
- Límites fijos en dólares y fechas de vencimiento
- No es necesario facilitar los datos de la cuenta bancaria
- Una conciliación más rápida y segura
- Controles internos integrados
Según la Encuesta sobre fraude y control en los pagos de la AFP de 2023, solo el 9 % de los intentos de fraude se dirigen a las tarjetas virtuales, frente al 63 % de los cheques.
3. Establecer límites de aprobación
Exigir autorizaciones para los pagos de importe elevado con el fin de reducir los riesgos.
4. Separar las funciones entre el personal
Una misma persona no debería poder enviar, aprobar y emitir un pago. Utiliza el acceso basado en roles.
5. Utilizar registros de auditoría en tiempo real
Sepa quién aprobó qué, cuándo y por qué, sin tener que rebuscar en cadenas de correos electrónicos.
6. Automatizar la verificación de proveedores
Los registros de proveedores obsoletos o duplicados dan pie al fraude. Utiliza herramientas de validación de datos y realiza limpiezas periódicas de la información de contacto, los datos bancarios y otros datos importantes.
7. Imparte formación a tu equipo sobre la prevención del fraude
Las personas son tu primera línea de defensa. Enséñales a reconocer el phishing, el spoofing y las solicitudes de pago sospechosas. Y proporciónales las herramientas que necesitan para prevenir el fraude.
8. Facilita la notificación de actividades sospechosas
Ofrece a los empleados una forma clara y confidencial de comunicar sus inquietudes antes de que sea demasiado tarde. Puede tratarse de una dirección de correo electrónico o de una línea de atención telefónica.
9. Automatizar el proceso de contabilidad de proveedores
Los sistemas manuales de contabilidad de proveedores se basan en hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos y flujos de trabajo inconexos. Es el entorno perfecto para que prospere el fraude. Podrás hacer frente a este problema implementando un software de automatización de la contabilidad de proveedores para garantizar la seguridad.
¿Cómo puede la automatización de la contabilidad de proveedores ayudar a prevenir el fraude?
No tienes por qué detectar todas las estafas por tu cuenta. Las soluciones modernas de automatización de la contabilidad de proveedores y de pagos pueden ayudarte a:
- Marcar automáticamente las facturas sospechosas
- Agiliza los procesos de aprobación con registros de auditoría
- Asignar los pagos a los proveedores verificados
- Evita el fraude con cheques gracias a Positive Pay
- Analiza las tendencias de tu historial de pagos
¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un sistema de automatización y pago de cuentas por pagar?
La prevención del fraude no se limita a las transacciones. Tu infraestructura es igual de importante a la hora de prevenir el fraude en las cuentas por pagar. Tus sistemas deben permitir:
- Verificación de la cuenta bancaria
- Verificación KYC/KYB
- Verificación de la OFAC
- Autenticación multifactorial y controles de acceso
- Cifrado, alojamiento seguro y permisos basados en roles
Estas medidas de protección garantizan la seguridad de tus datos y te ayudan a cumplir con normas de cumplimiento como la ley SOX y la normativa contra el blanqueo de capitales.
Cómo Rillion reduce el riesgo de fraude en la gestión de cuentas por pagar
Rillion ayuda a las organizaciones a proteger sus operaciones de contabilidad de proveedores y de pagos, desde la captura de facturas hasta la conciliación de pagos.
Esto es lo que se ve:
- Captura automática de facturas: reduce los errores humanos y elimina la introducción manual de datos
- Flujos de trabajo de aprobación con umbrales: deriva las facturas a las personas adecuadas
- Conciliación triple: concilia automáticamente las facturas con los pedidos de compra y las mercancías entregadas para garantizar la precisión
- Permisos basados en roles: aplicar controles internos y limitar el acceso
- Registros de auditoría completos: supervisar y documentar cada aprobación
- Pagos digitales: Rillion ofrece pagos digitales seguros —incluida la protección de tarjetas virtuales— para un flujo de trabajo integral y resistente al fraude
- Paneles de control en tiempo real: detecta al instante anomalías y retrasos
Tanto si eres una empresa en expansión como un grupo empresarial con múltiples entidades, Rillion te ayuda a reducir el fraude, mejorar el cumplimiento normativo y obtener una visibilidad financiera completa.
¿Listo para tomar las riendas?
Si has sido víctima de un fraude —o te preocupa que puedas estar en peligro—, es hora de actuar. No esperes a tener que ir tras el dinero perdido o a tener que dar explicaciones al consejo de administración por una filtración de datos.
Respira hondo y empieza por aquí:
- Revisa tu proceso actual
- Identifica tus puntos débiles
- Automatiza todo lo que puedas
- Habla con alguien que haya pasado por lo mismo
Rillion está aquí para ayudarte. Llevamos más de 30 años protegiendo a los equipos financieros. Solicita una demostración personalizada y descubre cómo podemos reducir tu riesgo de fraude, optimizar tus pagos y devolverte el control.
¡Oye! Hemos elaborado una guía para prevenir el fraude en la gestión de cuentas por pagar. Consigue tu ejemplar de la «Guía para la prevención del fraude en la gestión de cuentas por pagar»; es gratis.
Preguntas frecuentes sobre el fraude en la contabilidad de acreedores
¿Cuál es un ejemplo de fraude en la contabilidad de acreedores?
Un ejemplo habitual es el fraude con facturas. Se produce cuando un estafador presenta una factura falsa utilizando el nombre de un proveedor o crea un proveedor falso desde cero. El pago parece legítimo y se procesa sin levantar sospechas. Otro ejemplo es el fraude con cheques, en el que alguien altera los datos de pago para desviar los fondos.
¿Cómo se produce el fraude en la contabilidad de acreedores?
Esto ocurre cuando los controles internos fallan o se eluden. Los estafadores pueden hacerse pasar por proveedores, presentar facturas duplicadas, falsificar solicitudes de pago o aprovechar una segregación de funciones deficiente. Los correos electrónicos de phishing y las aprobaciones precipitadas suelen contribuir al éxito de estos ataques.
¿Quién comete fraudes en la contabilidad de acreedores?
Tanto los agentes externos (por ejemplo, ciberdelincuentes o proveedores falsos) como los empleados internos (por ejemplo, el personal administrativo o los responsables del departamento de cuentas por pagar) pueden cometer fraude en el departamento de cuentas por pagar. El fraude interno suele pasar desapercibido durante más tiempo y consiste en la manipulación de registros o el desvío de pagos a cuentas personales.
¿Cómo se puede detectar a tiempo el fraude en los puntos de acceso?
Presta atención a señales de alerta como proveedores nuevos o desconocidos, facturas duplicadas, presiones para acelerar los pagos o cambios en los datos bancarios de los proveedores. Herramientas como la automatización de facturas, Positive Pay y los servicios de validación bancaria pueden detectar actividades sospechosas de forma temprana.
¿Qué controles previenen el fraude en las cuentas por pagar?
Entre los controles clave se incluyen:
- Separación de funciones
- Flujos de trabajo de doble aprobación
- Incorporación de proveedores verificados
- Verificación de la cuenta bancaria
- Uso de tarjetas virtuales
- Auditorías y conciliaciones periódicas
Las plataformas de automatización de AP pueden ayudar a aplicar estos controles de forma coherente.
¿Está el fraude en la contabilidad de cuentas por pagar (AP) incluido en el cumplimiento de la ley SOX?
Sí. En virtud del artículo 404 de la ley SOX, las empresas deben establecer y documentar controles internos para la información financiera, lo que incluye los procesos de cuentas por pagar. Si no se logra prevenir o detectar el fraude, esto puede dar lugar a incumplimientos de la ley SOX, observaciones en las auditorías y reexpresiones de los estados financieros.
