Miten Forenom säästää yli 1 000 tuntia kuukaudessa tekoälyn ja sääntöpohjaisen automaation avulla

Forenom on nopeasti kasvava kalustettujen asuntojen tarjoaja, jolla on yli 9 000 asuntoa Pohjoismaissa ja Saksassa. Tämä mittakaava tuo mukanaan suuren hallinnollisen kuorman – erityisesti taloushallinnolle.

Kun laskuja käsitellään jopa 100 000 vuodessa, Forenom tarvitsee tehokasta automaatiota välttääkseen manuaalisen työn ylikuorman. 

“Pelkästään Suomessa saamme noin 6 000 laskua kuukaudessa,” kertoo Timo Aula, Manager of Order to Cash and Purchase to Pay. “Niiden manuaalinen käsittely veisi valtavasti aikaa liiketoimintayksiköiltä.” 

Haaste: Suuri volyymi, matala tehokkuus 

Forenomin laajentuessa Pohjoismaissa ja Saksassa laskujen käsittely kävi yhä monimutkaisemmaksi.

Aiemmat järjestelmät eivät skaalautuneet tehokkaasti maasta toiseen, ja manuaaliset vaiheet tiliöinnissä ja hyväksynnässä hidastivat prosesseja ja lisäsivät virhealttiutta. Uuden maan käyttöönotto vaati paljon resursseja prosessien rakentamiseen.

“Jos joutuisimme tarkistamaan ja hyväksymään jokaisen laskun manuaalisesti, se veisi 10–15 minuuttia per lasku. Kun se kerrotaan 6 000:lla... se tekee yli 1 000 tuntia kuukaudessa,” sanoo Timo. 

Tavoite: Automatisoida olennaiset vaiheet 

Timon tiimi tarvitsi älykkäämmän tavan hallita laskujen käsittelyä eri maissa, eri sääntely-ympäristöissä ja eri ERP-järjestelmissä.

He etsivät ratkaisua, joka voisi:

• Automatisoida toistuvat laskut luotettavasti

• Mahdollistaa nopean käyttöönoton uusissa maissa

• Ennustaa hyväksymiskierron luotettavasti

• Nopeuttaa kuukausikatkoa

• Vähentää riskejä ja lisätä kontrollia

Ratkaisu: Miksi Forenom valitsi Rillionin 

Kasvettuaan ulos edellisistä työkaluista, Forenom siirtyi käyttämään Rillionia – pilvipohjaista korkean automaation ostolaskujen käsittelyjärjestelmää, jossa on mm.  sisäänrakennettu tekoäly ja saumaton ERP-integraatio.

Valintaan vaikuttivat erityisesti: 

• Tekoälypohjaiset hyväksymiskiertoehdotukset visuaalisilla ennustetasoilla 

• Tuki sääntelyille yli maarajojen (esim. paikallisille viitesäännöille)

• Nopea ja kevyt käyttöönotto uusille yhtiöille, kuten Saksan toimipiste

• Syvä integraatio olemassa oleviin ERP-järjestelmiin 

“Uuden maan lisääminen sujui yllättävän helposti. Se ei ollut kallis tai monimutkainen IT-projekti – vain plug and play,” sanoo Timo. 

Läpimurto: 100 % automatisoitu laskujen käsittely Suomessa 

Forenom otti automaation käyttöön kahdessa vaiheessa:

• 70 % laskuista täsmäytetään automaattisesti sopimuksiin

• Loput 30 % tiliöidään automaattisesti Rillionin tekoälyllä 

“Suomessa, joka on suurin markkinamme, jokainen lasku käsitellään joko sopimustäsmäyksen tai tekoälytiliöinnin kautta. Mitään ei tehdä enää täysin manuaalisesti,” sanoo Timo.

Toistuvia laskuja, kuten sähkölaskuja, varten Forenom määritteli Rillionin sopimusmoduulissa säännöt, joiden perusteella hyväksyntä tapahtuu automaattisesti, kun lasku vastaa odotettua summaa ja kohdetta.

He hyödyntävät myös massatoimintoja suurten laskumäärien käsittelyyn yhdellä klikkauksella. 

“Tiimini rakastaa sitä, että he voivat käsitellä tuhansia laskuja muutamassa sekunnissa. Massatäsmäys on yksi heidän suosikkitoiminnoistaan,” sanoo Timo. 

Tulokset: Aikaa säästyy – tarkkuus paranee 

Forenom huomasi nopeasti konkreettisia tuloksia Rillionin käyttöönoton jälkeen:

• Ajansäästö: Yli 1 000 tuntia säästyy kuukaudessa laskujen käsittelyssä 

• Tarkka kirjanpito: 100 % laskuista käsitellään sopimustäsmäyksen tai AI-tiliöinnin avulla. Rillionin tekoäly ennustaa myös hyväksymiskierron, mikä nopeuttaa oikean henkilön tavoittamista

• Nopeampi kuukausikatko: Ostoreskontra sulkee kirjanpidon jo kolmantena työpäivänä 

• Parempi näkyvyys: Kaikkien yhtiöiden laskut näkyvät yhdellä dashboardilla 

“Ilman automaatiota joutuisimme jaksottamaan paljon enemmän laskuja kuun lopussa. Rillionin avulla suurin osa on jo hyväksytty,” sanoo Timo. 

Enemmän kontrollia, vähemmän riskejä 

Kansainvälisessä taloustiimissä sääntely ja riskienhallinta ovat ensisijaisia. Rillionin avulla Forenom on vahvistanut taloushallinnon sisäisiä kontrolliprosessejaan:

• Automaattiset varoitukset tuplalaskuista
• Tuntemattomat toimittajat merkitään tarkistettavaksi
• Neljän silmän periaate toteutuu automaattisesti
• Pankkitilien poikkeamat havaitaan ja liputetaan
• Hyväksymisrajat ovat sisäänrakennettuja
• Reaaliaikainen näkyvyys laskuvirtoihin, pullonkauloihin ja käsittelyaikoihin

“Kaikki kriittiset AP-kontrollit on nyt automatisoitu, ja meillä on paljon parempi valvonta,” sanoo Timo.

Helppoa taloushallinnolle – ja koko organisaatiolle 

Vaikka käyttäjiä on yli 200 viidessä maassa, käyttöönottoprosessi ja koulutus ovat olleet minimaalisia.

“Rillion on intuitiivinen – jopa ei-taloustiimisille käyttäjille. Se säästää valtavasti aikaa meidän talousosastolta,” sanoo Timo. 

Mitä seuraavaksi? 

Forenom ottaa nyt käyttöön Rillion Analyticsin saadakseen syvempiä näkemyksiä, ja jatkaa ostotilausten täsmäytyksen laajentamista hankintatiiminsä kanssa.

Kun Timoa kysytään, suosittelisiko hän Rillionia muille organisaatioille, vastaus on selvä:

“Suosittelen Rillionia. Vihdoin voimme käyttää aikamme arvoa tuottavaan työhön – mitä ikinä se onkin.”