Asiantuntijan 6 vinkkiä ostolaskuautomaation maksimointiin

1. Laskumassan analysointi ja pullonkaulojen tunnistus

Ennen ostolaskuautomaation rakentamista on tärkeää analysoida laskujen määrä, sisältö sekä miten laskut on kirjattu, esimerkiksi yleisimmät tilit, kustannuspaikat ja kierrot. On myös tärkeää selvittää nykyisen ostolaskuprosessin pullonkaulat. Kaikki tämä auttaa hahmottamaan, kuinka automaatio kannattaa rakentaa ja mitä halutun lopputuloksen saavuttamiseen tarvitaan.

2. Ota huomioon ylläpidon työvaiheet

Ostolaskuautomaation suunniteltaessa on otettava huomioon se, millaisia työvaiheita ylläpito sisältää ja kuinka helppoa se on. Ylläpidon huomioiminen alusta asti helpottaa prosessien jatkuvaa kehittämistä ja varmistaa automaation toimivuuden pitkällä aikavälillä. Ota nämä huomioon:

• Järjestelmä: Ota käyttöön automaattiset järjestelmäpäivitykset. Uusimmat ominaisuudet ovat aina saatavilla, eikä päivitys vaadi erillistä projektia. Tämä helpottaa ylläpitoa huomattavasti.
• Henkilövaihdokset: Kuinka helppoa on varmistaa prosessin jatkuvuus, jos laskun käsittelijä vaihtaa työnantajaa tai työtehtävää?
• Kirjaustavan muutos: Kun järjestelmään lisätään uusi kustannuspaikka, miten helppoa sille on rakentaa uusi automaatio tai päivittää olemassa oleva? On tärkeää pystyä tekemään tämä helposti uuden lisäyksen jälkeen, jotta automaatioaste pysyy korkeana.

3. Tilaus- ja laskutusohjeet kuntoon

Tuotteiden tai palvelujen tilaajat työskentelevät yleensä taloushallinnon ulkopuolella, eikä heillä ole aina osaamista pyytää toimittajilta tarvittavia laskumerkintöjä tilausten yhteydessä. Tilaajille on annettava helpot ja selkeät ohjeet, jotka voidaan välittää toimittajalle.

Oikein laaditut tilaus- ja laskutusohjeet vähentävät laskujen reklamaatioiden määrää ja nopeuttavat laskujen käsittelyä. Kun toimittajalta saapuvat laskut sisältävät oikeat tiedot, ohjautuvat ne automaattisesti oikeaan paikkaan täsmäytyksen ja sääntöjen mukaisesti. Tilaus- ja laskutusohjeissa tulee olla selkeät ohjeet mm. laskutusosoitteesta, viitenumerosta, tavarantoimituksen vastaanottajasta sekä laskutuksen aikataulusta.

4. Osallista koko organisaatio

Ostolaskuprosessin kehittämiseen on osallistettava kaikki liiketoiminta-alueet. Liiketoiminta-alueilla tiedetään parhaiten, miten laskujen kuuluu kiertää – tämä tieto on arvokasta ostoreskontralle. On tärkeää keskustella eri liiketoiminta-alueiden edustajien kanssa siitä, miten olisi järkevää muuttaa laskujen kiertotapaa sujuvammaksi ja tehokkaammaksi. Asiatarkastajia kannattaakin ohjeistaa kertomaan ostoreskontralle, mikäli he ovat saaneet käsiteltäväksi manuaalisen laskun. Tämän tiedon avulla ostoreskontra voi optimoida ostolaskuprosessia, jotta vastaavat laskut kiertäisivät jatkossa automaattisesti. Tämä jakaa vastuuta myös muille organisaation jäsenille kuin pelkästään taloushallinnolle.

Tilaajaorganisaatiossa on myös oltava oikeanlainen organisaatiorakenne, jotta tilaajat saadaan tekemään tilaukset yrityksen periaatteiden mukaisesti. Tämä auttaa varmistamaan, että ostolaskujen tiedot ovat oikein, mikä edistää ostolaskujen automaattista käsittelyä.

Kun ostolaskujen automatisointiprosessiin osallistetaan koko organisaatio, voidaan prosessin laatua ja nopeutta parantaa huomattavasti, mikä puolestaan auttaa säästämään aikaa ja rahaa.

5. Sparraile asiantuntijan kanssa

Sparrailu toisen henkilön, esimerkiksi toisen tilaajan tai taloushallinnon ammattilaisen kanssa on loistava tapa saada uusia näkökulmia oman prosessin kehittämiseen ja sitä kautta automaatiotason nostoon. Voit sparrailla esimerkiksi seuraavista aiheista:

• Mitkä ovat olleet parhaita käytäntöjä muissa firmoissa omalla toimialalla?
• Mitä haasteita on tullut vastaan ja mitä niistä on opittu?
• Miten olette automatisoinut tietyt laskut mitkä koemme haasteelliseksi?

6. Tekoäly ostolaskujen käsittelyssä

Tekoälyn hyödyntämisellä on valtava vaikutus ostolaskujen automaatioasteeseen. Tekoälyä hyödynnetään ns. ”perinteisen” ostolaskuautomaatio rinnalla, eli ostotilaus-, sopimus- ja viitetäsmäytyksen ohella. Tekoäly on loistava lisä automaatioon, sillä se kykenee automatisoimaan myös ne laskut, joille ei löydy ennakkotietoa järjestelmästä. Tekoälyllä saat loputkin laskut automatisoitua.

Paras lopputulos tulee teknologian ja suunnittelun yhteisvoimin

Näitä vinkkejä hyödyntämällä on mahdollista maksimoida oman organisaation ostolaskujen käsittelyn automaatioaste. Lopputuloksen kannalta on tärkeää moderni teknologia sekä sen ohella tapahtuva prosessin suunnittelu. Tekoälyn avulla ostolaskujen maksimaalinen automaatioaste saadaan mahdollistettua teknisellä tasolla, ja prosessin suunnittelutyöllä varmistetaan, että automaatio saadaan pelaamaan tavalla, joka palvelee oman organisaation tavoitteita.

Myös jatkuva ostolaskuprosessin optimointi on tärkeää korkean automaation kannalta. Vuosien varrella yrityksessä voi tapahtua muutoksia esimerkiksi toimittajissa, henkilöstössä tai liiketoiminnoissa, joten on tärkeää pysyä mukana muutoksessa ja kehittää ostolaskuprosessia.