Hankintaprosessi tehokkaaksi
Tuomme mielenrauhaa
ostolaskuprosesseihin
Ota yhteyttä
Rillion Oy
Keilaranta 16 B
02150 Espoo
+358 9 4273 4800
infofinland@rillion.com
Löydä lähin Rillion toimistosi
Ota ostolaskuprosessi haltuun jo hankintavaihessa. Hanki tarvittavat palvelut ja tavarat Rillionin verkkokauppamaisesta moduulista tai tuo ostotilauksia ratkaisun ulkopuolelta – Rillion virtaviivaistaa ostotilauksien ja ostolaskujen käsittelyn.
Epäsuorat hankinnat Rillionin avulla
Rillionin avulla henkilökunta voi tehdä hankintoja verkkokauppamaisessa ympäristössä, missä näkyvät vain ne tuotteet ja toimittajat, jotka on hyväksytty yrityksen puolesta. Järjestelmä luo automaattisesti ostotilauksen ja lähettää sen toimittajalle – kunhan ostotilauspyyntö on ensin hyväksytty yrityksen sisällä. Luotu ostotilaus täsmäytetään myöhemmin saapuvaan ostolaskuun automaattisesti, eikä lasku vaadi käsittelyä lainkaan, mikä tehostaa hankintaprosessia.
Sekä Rillionin tuottamat sisäiset ostotilaukset että ulkoiset ostotilaukset sijaitsevat samassa paikassa – minkä ansiosta yritykset pystyvät paremmin hyödyntämään raportteja ja automaattista täsmäytystä.
Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Rillionin järjestelmän kautta.
Hankintaprosessi ja epäsuorat hankinnat
Kun puhutaan hankintaprosessista ja hankintojen hallinnasta, useimmille tulee ensimmäisenä mieleen yritysten tekemät suorat hankinnat, kuten raaka-aineet ja muut suoraan liiketoimintaan vaikuttavat hankinnat, joita kutsutaan myös varasto-ostamiseksi.
Epäsuorat hankinnat, eli muut kuin tuotannolliset hankinnat, auttavat puolestaan yritystä pyörittämään päivittäistä toimintaansa. Esimerkkejä ovat mm. varaosat, kunnossapito, kemikaalit, turvavälineet, toimistotarvikkeet, it-tarvikkeet. Me autamme juuri epäsuorien hankintojen hallinnassa.
Hankintaprosessin vaiheet Rillionissa
Rillionin avulla henkilökunta voi tehdä hankintoja verkkokauppamaisessa ympäristössä, missä näkyvät vain ne tuotteet ja toimittajat, jotka on hyväksytty yrityksen puolesta. Tältä näyttää hankintaprosessin vaiheet Rillionin avulla:
- Kun henkilö valitsee hankittavia tavaroita ja palveluita, järjestelmä tekee hankinnasta ostotilauspyynnön. Tämä pyyntö hyväksytään ensin yrityksen sisällä, ennalta määritetyn hyväksynnän työnkulun mukaisesti. Näin virheellisiä tai turhia hankintoja ei pääse syntymään.
- Mikäli ostotilauspyyntö hyväksytään, järjestelmä luo automaattisesti ostotilauksen ja lähettää sen toimittajalle.
- Kun ostolasku myöhemmin saapuu, se täsmäytetään jo olemassaolevaan ostotilaukseen automaattisesti.
Hankintojen hallinta tehokkaaksi budjeteilla ja raporteilla
Kontrolloi hankintoja budjettien avulla ja luo hyödyllisiä raportteja Rillionin monipuolisen hakukriteeristön avulla. Pureudu toimittajatietoihin, täsmäytystilastoihin ja hankintoihin ja paranna hankinnasta maksuun -prosessia entisestään. Kaikki tiedot ovat helposti vietävissä esimerkiksi Exceliin.
- Työntekijät ostavat tavaroita ja palveluita määrätyllä budjetilla
- Ostot voidaan rajoittaa ensisijaisiin ja asianmukaisesti hyväksyttyihin toimittajiin
- Luo parempaa tietoa hinta- ja sopimusneuvotteluja varten
Ostotilaukset ja laskut samassa järjestelmässä
Rillionin avulla kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan (sisäisen tai ulkoisen) ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Kaikki täsmäävät laskut voidaan lähettää suoraan ERP-järjestelmään maksua varten – ilman manuaalista käsittelyä. Jos jokin tieto puuttuu tai on virheellistä, se voidaan lähettää oikealle hyväksyjälle korjattavaksi ja hyväksyttäväksi.
Hankintaratkaisun hyödyt
Parempi näkyvyys hankintoihin
Rillionin hankintaratkaisu tuo paremman näkyvyyden organisaation kuluihin, sillä sähköinen hankinta mahdollistaa kattavan spend-datan keräämisen ja analysoinnin. Datan avulla voidaan neuvotella yhä parempia sopimuksia toimittajien kanssa ja tunnistamaan tilanteet, joissa olisi hyvä harkita vaihtoehtoisia toimittajia. Saat paremman käsityksen ja näkyvyyden koko toimitusketjustasi ja toimittajien suorituskyvystä. Näin hankintastrategia tehostuu.
Kontrolloitu hankintaprosessi
Rillionin hankintaratkaisu on kuin verkkokauppa, jossa yrityksen henkilökunta pystyy tilaamaan tarvitsemansa tuotteet ja palvelut. Ostotilaus ei kuitenkaan lähde toimittajalle ennenkuin hankinta on hyväksytty yrityksen sisällä. Näin organisaatiossa vältytään turhilta hankinnoilta ja hankintatoimi on paremmin ennakoitavissa.
Ostotilausjärjestelmä ja tehokas automaatio
Rillionin ostotilausjärjestelmä mahdollistaa sen, että kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Ostotilauksia voidaan tuoda myös järjestelmän ulkopuolelta. Yksi lasku voi sisältää kohteita useista ostotilauksista ja yksi ostotilaus voidaan yhdistää useisiin laskuihin riippumatta siitä, onko tilaus toimitettu osittain vai kokonaan:
- Täsmäytys otsikko- ja rivitasolla
- Automaattinen käsittely
- Järjestelmä havaitsee virheet
- Poikkeukset lähetetään hyväksyjille vahvistettavaksi yhdellä klikkauksella mobiililaitteella tai selaimella
Yhteiset hankintakäytännöt
Rillionin hankintaratkaisun myötä työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Hankintaprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan. Hankintojen hallinta on myös koko organisaation tasolla helpompaa.
Enemmän aikaa organisaatiollesi
Kun järjestelmä käsittelee ostotilauksen ja ostolaskun ilman manuaalisia vaiheita – on inhimillisen riskin mahdollisuus hyvin paljon pienempi. Toisaalta, taloushallinnon tarvitsee käyttää huomattavasti vähemmän aikaa täsmäyttämiseen ja näin talousorganisaatiossa myös vapautuu aikaa strategisempiin tehtäviin.
Asiakastarina: Hartela valitsi Rillionin Hankinnasta maksuun -ratkaisun
Hartela on suomalainen vuonna 1942 perustettu perheyhtiö, joka työllistää noin 600 rakentamisen ammattilaista. Hartela on rakentanut koteja, toimitiloja ja alueita jo yli 75 vuotta.
Rillion integroituu ERP-järjestelmiin
Tätä mieltä asiakkaamme ovat:
"Koimme että meidän on hyvä valita ostolaskujen käsittelyyn paras mahdollinen toimittaja, ja niin me teimme. Rillionissa on monipuoliset ominaisuudet, integraatio on ollut helppoa rakentaa, implementaatio on kevyt ja kaikille käyttäjille on yhteinen käyttöliittymä."
Heli Matero | Technopolis
"Globaalin ostolaskuratkaisun käyttöönoton myötä on implementoitu konsernin yhtenäinen toimintamalli. Tämä toimintamalli yhdessä Rillionin ratkaisun kanssa takaa sen, että koko hankinnasta maksuun -prosessi on tehokasta."
Juho Häkkinen | Lindström
"Konsulttiyhteistyö on aina erittäin tärkeää ja meillä on ollut onni saada hyvä konsultti mukaan Rillionilta. Hän on ollut hyvin tavoitettavissa, hän ymmärtää haasteemme ja osaa tuoda myös omaa näkemystään niihin asioihin, mihin sitä kaipaamme. Olemme kyllä todella tyytyväisiä yhteistyöhön."
Jouko Peltonen | Technopolis
"Meillä oli osaava konsultti ja oma ostoreskontratiimi, joka mahdollisti laajat, monipuoliset koulutukset koko organisaatiolle. Sovellus on myös helppokäyttöinen ja se omalta osaltaan helpotti tiedon omaksumista."
Leena Joki | Hartela
Haluatko kuulla lisää?
Kerromme mielellämme lisää ratkaisuistamme. Jätä yhteystietosi ja palaamme pian asiaan – yleensä jo saman päivän aikana.
"Rillionin ansiosta säästämme jo pelkästään ostolaskujen käsittelyjen eri vaiheissa puolet työajasta kuukausittain. Kaikki tämä rutiinitöiden automatisoinnilla säästetty aika saadaan suoraan hyödyksi päiväkotien johtamiseen ja kasvatustyöhön sekä hallinnossa varsinaiseen tarkoituksien mukaisiin asiantuntija- ja tukitehtäviin. "
Mike Larsén | Touhula