Så tog AMF Fastigheter kontroll över en stigande fakturamängd

Från pappersfakturor och manuell granskning till digital hantering och smarta flöden – så har AMF Fastigheter utvecklat sitt arbetssätt inom leverantörsreskontra. Här delar de med sig av hur de arbetar med Rillion för att möta en växande fakturavolym. 

En växande fakturamängd krävde ett smartare arbetssätt

Marie Moberg, bolagsekonom och systemansvarig på AMF Fastigheter, har arbetat med Rillion i elva år. Tillsammans med Hiba Kamshaty och Sofia Nyberg ansvarar hon för att leverantörsreskontran fungerar sömlöst i hela organisationen.

Med 40 bolag och en ökande fakturavolym såg teamet behov av att hitta ett arbetssätt som kunde hantera större volymer utan att bli mer resurskrävande. Det ledde till en gradvis ökad automatisering och digitalisering, där Rillion spelar en viktig roll. 

Digitaliserar och uppnår smidigare flöden

För fem år sedan var en tredjedel av fakturorna pappersbaserade. Slutattester tog tid och kontrollen var beroende av manuell granskning. I dag är näst intill alla fakturor digitala.

– För några år sedan digitaliserade vi på riktigt. Nu är bara tre procent av våra fakturor på papper. Det är en stor tidsvinst och trygghet att veta att allt finns digitalt, säger Marie.

Rillion hanterar fastighetsbranschens komplexa struktur och särskilda krav, som till exempel momshantering, på ett sätt som passar AMF Fastigheters behov. Det, tillsammans med ett användarvänligt gränssnitt och möjligheten att bygga regelbaserade flöden, lyfts fram som anledningar till att de uppskattar Rillion.

– Vi har 190 användare, varav många är konsulter som är nya i systemet. Vi får ofta höra att Rillion är lätt att förstå och arbeta i, säger Marie. 

Ett fakturaflöde anpassat för verksamheten

Under åren har AMF Fastigheter steg för steg utökat användningen av Rillion och hittat nya sätt för att effektivisera arbetet. Idag använder de flera funktioner, bland annat:

• Fakturahantering med regelbaserade attestflöden
• AI-kontering
• Analytics för insikter och statistik
• E-faktura via Peppol
• Automatiserad fakturatolkning
• Integration mot affärssystemet Vitec

Teamet har lagt stort fokus på att bygga regler så fort de ser ett återkommande mönster. Det sparar mycket tid, både för dem själva och attestanterna ute i organisationen.

– Vi kan enkelt bygga regler för flödesförslag, attestbelopp och leverantörer, beroende på vad som passar bäst. Rillion är väldigt flexibelt på det sättet, säger Marie.

För ännu effektivare hantering är siktet inställt på att få in fler fakturor via e-faktura. Med hjälp av Analytics kan teamet följa vilka leverantörer som skickar PDF-fakturor och därmed arbeta mot att öka andelen e-faktura. 

– Det tar en tiondel av tiden att hantera en e-faktura jämfört med en PDF. Vi jobbar mot att få hundra procent av våra leverantörer att gå över till e-faktura, säger Marie. 

Stigande mängd fakturor

I takt med att AMF Fastigheter vuxit har även fakturavolymen ökat. Trots det uppfattar inte Marie, Hiba och Sofia att kvalitet och effektivitet har påverkats negativt. Med Rillion upplever de tydliga resultat:

• Effektivare fakturahantering frigör tid som kan läggas på mer värdeskapande uppgifter
• Fem timmar per vecka sparade genom att släppa slutkontroll av alla fakturor
• AI-kontering används för de flesta driftfakturor
• Högre kvalitet och trygghet i momshantering och attestflöden

Något som har gjort stor skillnad för Hiba i hennes dagliga arbete är effektivare hantering av inkommande fakturor. I fakturaloggen inuti Rillion får hon en överblick över alla fakturor och ser vilka som behöver tittas närmare på eller inte. Genom att bara kontrollera avvikelser slipper hon och teamet dubbelarbete.

– Idag granskar vi inte varje faktura. Vi jobbar i fakturaloggen där vi får en överblick över alla fakturor och fokuserar bara på avvikelser. Det är en stor förbättring, säger Hiba.

Och för Marie, som tidigare kontrollerade tusentals fakturor varje månad, har livet blivit betydligt lättare. Efter en analys som gjordes tillsammans med deras kontaktperson på Rillion, visade det sig att det bara var en mindre del av alla fakturor som behövde slutkontroll.  

– Det har gjort stor skillnad. Nu kan jag lägga tid på mer värdeskapande arbete och driva igenom andra effektiviseringar, säger Marie. 

Löpande stöd och samarbete

En viktig del i AMF Fastigheters lyckade effektiviseringsresa är samarbetet med Rillions Service Delivery Manager (SDM), Tola Wallin. Hon fungerar som en förlängning av teamet och hjälper till att identifiera relevanta nyheter, funktioner och effektiviseringsmöjligheter utifrån AMF Fastigheters specifika arbetssätt.  

– Att ha en Service Delivery Manager är mycket värdefullt. Tola känner till våra behov och hjälper oss använda systemet på ett sätt som passar oss, säger Marie. 

Nästa steg är AI-kontering av alla fakturor

Även om AI-konteringen fungerar bra för driftfakturor, ser AMF Fastigheter fortfarande utvecklingspotential när det gäller projektfakturor. Där varierar konteringen från faktura till faktura, vilket är en utmaning för AI i dagsläget.

– Vi ser stor potential i AI-kontering och jobbar för att det ska fungera lika bra för projekt som det gör för drift. Här kommunicerar vi våra önskemål om behov och förbättringar via vår SDM Tola Wallin, säger Marie. 

Trygghet, kontroll och tid för mer

Efter över ett decennium med Rillion har AMF Fastigheter inte bara effektiviserat sin fakturahantering, de har också byggt ett arbetssätt som ger långsiktig stabilitet och trygghet. Det handlar inte bara om att spara tid, utan om att få rätt från början och känna tillit till att allt fungerar som det ska.

– Vi rekommenderar Rillion. Det är ett effektivt och smidigt system, för både administratörer och användare, avslutar Marie.