Så sparar Forenom 1 000+ timmar i månaden med AI och regelbaserad automatisering

Forenom är en snabbt växande aktör inom möblerade företagslägenheter, med över 8 000 enheter i Norden och Tyskland. Den storleken innebär en rejäl administrativ belastning – särskilt för ekonomiavdelningen.

Med 100 000 fakturor att hantera varje år behövde Forenom en hög grad av automatisering för att undvika att drunkna i manuellt arbete.

– Bara i Finland får vi in cirka 6 000 fakturor i månaden, säger Timo Aula, Manager of Order to Cash and Purchase to Pay. Att hantera dem manuellt skulle ta enormt mycket tid för våra affärsenheter.

Utmaningen: Hög volym, låg effektivitet

I takt med att Forenom expanderade över Norden och in i Tyskland blev fakturahanteringen alltmer komplex.

De befintliga systemen fungerade dåligt länderna emellan, och manuella steg vid kontering och attest begränsade både hastighet och tillförlitlighet. Att starta upp ett nytt land krävde också mycket arbete för att få igång processerna.

– Om vi skulle granska och attestera varje faktura manuellt skulle det ta 10–15 minuter per faktura. Multiplicera det med 6 000… det blir över 1 000 timmar varje månad, säger Timo.

Målet: Automatisera det som spelar roll

Timo och hans team behövde ett smartare sätt att hantera leverantörsreskontra som funkade i flera länder, stöttade lokala regelverk och olika ERP-system.

De ville ha en lösning som kunde:

• Automatisera återkommande fakturor med hög tillförlitlighet
• Starta upp snabbt vid etablering i nya länder
• Förutse attestflöden med hög konfidens
• Förenkla bokslut
• Minska risk och öka kontroll

Lösningen: Därför valde Forenom Rillion

Efter att ha vuxit ur sina tidigare verktyg valde Forenom Rillion, en molnbaserad plattform för automatisering av leverantörsreskontra med inbyggd AI och sömlös ERP-integration.

Det som stack ut:

• AI-baserade attestflöden med visuella konfidensnivåer
• Lokal efterlevnad (t.ex. stöd för lokala referensnummer)
• Snabb och smidig onboarding för nya bolag som Tyskland
• Djup integration med befintliga affärssystem

– Att lägga till ett nytt land gick förvånansvärt smidigt. Det var inte ett stort eller dyrt IT-projekt, bara plug and play, säger Timo.

Genombrottet: 100 % automatiserad fakturahantering i Finland

Forenom rullade ut automatiseringen i två steg:

• 70 % av fakturorna matchas automatiskt mot kontrakt
• De resterande 30 % konteras automatiskt med hjälp av Rillions AI

– I Finland, vår största marknad, hanteras nu varje faktura antingen genom avtalsmatchning eller AI-kontering. Inget görs helt manuellt längre, säger Timo.

För återkommande fakturor, som elräkningar, satte Forenom upp regler i Rillions kontraktsmodul för att automatisera attestflöden baserat på tröskelvärden.

Om en elräkning stämde överens med det förväntade beloppet och lägenheten attesterades den automatiskt. Utan mänsklig inblandning.

De använder även bulkåtgärder för att hantera stora volymer med ett enda klick.

– Mitt team älskar att de kan behandla tusentals fakturor på några sekunder. Bulk-matchning är en av deras favoritfunktioner, säger Timo.

Resultatet: Sparad tid och bättre kvalitet

Det tog inte lång tid innan Forenom såg positiva resultat med Rillion:

• Tidsbesparing: Över 1 000 timmar sparas varje månad på fakturahantering.
• Korrekt bokföring: 100 % av fakturorna hanteras via kontraktsmatchning eller AI-kontering. Rillions AI förutsäger även attestflöden, vilket säkerställer att fakturor når rätt person snabbare.
• Snabbare bokslut: Leverantörsreskontra stänger nu böckerna senast arbetsdag 3.
• Bättre insyn: Alla bolag och fakturaflöden syns på en enda dashboard.

– Utan automatiseringen hade vi behövt periodisera många fler fakturor vid månadsstängning. Med Rillion är de flesta redan attesterade, säger Timo.

Mer kontroll, mindre risk

För ett multinationellt ekonomiteam är efterlevnad och riskreducering avgörande. Med Rillion har Forenom stärkt sina finansiella kontroller:

• Automatiserade varningar vid dubbletter
• Okända leverantörer flaggas för granskning
• Attest enligt fyra ögon-principen sker automatiskt
• Avvikande bankkonton flaggas
• Attestgränser är inbyggda
• Realtidsöversikt över flöden, flaskhalsar och ledtider

– Alla viktiga AP-kontroller är nu automatiserade, och vi har fått mycket bättre överblick, säger Timo.

Enkelt för ekonomi – och resten av organisationen

Trots över 200 användare i fem länder har onboarding och utbildning varit minimal.

– Rillion är intuitivt, även för icke-ekonomer. Det sparar massor av tid för vår ekonomiavdelning, säger Timo.

Vad är nästa steg?

Forenom rullar nu ut Rillion Analytics för ännu djupare insikter och fortsätter expandera sitt arbete med ordermatchning tillsammans med inköpsteamet.

När Timo får frågan om han skulle rekommendera Rillion till andra som funderar på att byta plattform för automatiserad hantering av leverantörsfakturor, är svaret glasklart:

– Jag rekommenderar Rillion. Vi kan äntligen lägga vår tid på värdeskapande arbete, vad det än må vara.