¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo y recursos podría ahorrar tu empresa si las facturas se cotejaran sin necesidad de hacerlo manualmente? Puedes averiguarlo incorporando el cotejo de facturas.
La implantación de un sistema de conciliación de facturas bien estructurado no solo simplifica el proceso de gestión de cuentas por pagar, sino que también permite a los equipos centrarse en iniciativas estratégicas. Comprender cómo funciona una conciliación de facturas eficaz es fundamental para maximizar la eficiencia e impulsar el éxito financiero de su empresa.
¿Quieres saber más sobre la conciliación de facturas? Esta guía de Rillion analiza todos los detalles, cómo configurarla y por qué la automatización se está convirtiendo en algo imprescindible para los equipos de contabilidad de proveedores modernos.
¿Qué es la conciliación de facturas?
La conciliación de facturas es el proceso de comparar las facturas recibidas de los proveedores con las órdenes de compra (PO) y los albaranes de entrega correspondientes, con el fin de garantizar su exactitud y coherencia. Los equipos de cuentas por pagar (AP) se basan en esta función para confirmar que una factura es válida, exacta y procede de un proveedor autorizado que suministra bienes o presta servicios reales.
En sectores como la hostelería, la industria manufacturera o la sanidad, un proceso eficaz de cotejo de facturas compara y valida datos esenciales, tales como:
- Nombres y direcciones de los proveedores y destinatarios
- Número de pedido
- Descripción de los productos o servicios
- Cantidad y valor de los pedidos
- Fechas de entrega
Las empresas solo aprobarán y tramitarán las facturas una vez completado el proceso de cotejo de facturas y verificada toda la información indicada anteriormente.
Diferentes tipos de conciliación de facturas
La conciliación de facturas puede adoptar tres formas principales, cada una de las cuales ofrece un nivel diferente de control y precisión a la hora de garantizar que las facturas coincidan con los documentos de compra correspondientes. Analicemos cada una de ellas con más detalle.
Conciliación bidireccional de facturas
Este método de conciliación de facturas compara la factura con la orden de compra (PO) para confirmar que los artículos, los precios y las cantidades facturados coinciden con los datos del pedido. La conciliación bidireccional es ideal para facturas de servicios o transacciones sencillas en las que no intervienen entradas de mercancías.
Un ejemplo son los sectores de servicios como el de la sanidad, donde los bienes no físicos (por ejemplo, las suscripciones a software) no requieren la validación de un recibo.
Conciliación de facturas a tres bandas
La conciliación de tres vías, que se utiliza habitualmente en sectores que gestionan mercancías físicas, como la industria manufacturera y el comercio minorista, compara la factura, el pedido de compra y el albarán de entrada para garantizar la coherencia entre los tres documentos.
La función de conciliación a tres bandas de Rillion incluye varias características diseñadas para optimizar las operaciones de contabilidad de proveedores, entre las que se encuentran la gestión automatizada de excepciones, las aprobaciones desde dispositivos móviles y los registros de auditoría en tiempo real. Estas características ayudan a las empresas a detectar y resolver rápidamente las discrepancias en las facturas.
Conciliación de facturas en cuatro vías
La conciliación de facturas a cuatro bandas es el tipo más riguroso. En comparación con la conciliación a tres bandas, añade un paso adicional al verificar los datos con un documento de aceptación o inspección.
Este tipo de proceso es ideal para sectores en los que el control de calidad es fundamental, como la construcción o la fabricación de alta gama. Garantiza que los artículos recibidos no solo se ajusten al pedido en cuanto a cantidad y precio, sino que también cumplan con los estándares de calidad esperados.
Cada tipo de conciliación de facturas responde a necesidades operativas específicas, siendo la conciliación a tres bandas la opción que más se automatiza, debido a su equilibrio entre control y eficiencia.
Las soluciones de conciliación automatizada de Rillion admiten la conciliación a dos y a tres bandas, lo que ayuda a las empresas a optimizar los procesos de contabilidad de proveedores y a reducir al mínimo los errores manuales en diversos sectores.
Cómo funciona la conciliación automática de facturas
La conciliación automática de facturas simplifica un proceso complejo mediante el escaneo, el envío, la conciliación y la aprobación (o rechazo) de las facturas con un mínimo esfuerzo manual.
Pero, ¿cómo funciona exactamente? Veamos un ejemplo con una empresa manufacturera para explicarlo.
1. Registro de facturas
El primer paso consiste en digitalizar las facturas entrantes, ya sean archivos PDF, correos electrónicos o copias físicas que haya que escanear. La digitalización manual es lenta y propensa a errores, pero nuestra solución de digitalización de facturas gestiona tanto las facturas electrónicas como las impresas gracias a una IA avanzada.
Procesa archivos en cualquier formato, incluyendo papel, PDF, Word, JPG, CSV y muchos más, con una precisión superior al 90 % tanto en formatos en papel como electrónicos.
2. Validación de datos
Una vez introducidos los datos, el siguiente paso es comprobar que sean correctos y estén completos. Esto implica asegurarse de que el proveedor esté autorizado, de que el número de pedido coincida con los registros y de que los importes y las descripciones de los artículos sean correctos.
Con nuestro software de conciliación de facturas, también puede cotejar automáticamente los datos introducidos anteriormente con los registros de la empresa, para comprobar que la información de los proveedores, los números de orden de compra y los importes sean correctos.
Por ejemplo, los datos de las facturas de los proveedores de Cypress Creek se recogen y validan automáticamente con una precisión del 98 %, y las facturas pasan a una cola visible en el panel de control de Rillion.
3. Conciliación de órdenes de compra y recibos
Una vez que haya comprobado que se incluyen todos los datos necesarios, puede iniciar el proceso de conciliación de facturas. Aunque los detalles pueden variar según la empresa, el proceso general incluye estos pasos clave:
- Comprueba los datos principales de la factura: comprueba que los datos del proveedor y el número de pedido sean correctos.
- Anote el número de pedido: Busque el número de pedido en la factura para poder localizarlo rápidamente en el sistema de pedidos.
- Comparación con el pedido en el sistema: comprueba que los artículos facturados coincidan con el pedido original.
- Resolver las discrepancias: Solucionar cualquier discrepancia con los equipos pertinentes o con el proveedor.
El procesamiento manual de este flujo de trabajo puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores, sobre todo cuando el volumen de facturas es elevado.
Sin embargo, la función de conciliación inteligente de tres vías de Rillion, incluida en nuestro software de automatización de la gestión de cuentas por pagar y en nuestras soluciones de compra a pago, simplifica el proceso. Comprueba las partidas en tiempo real y señala cualquier discrepancia que supere los umbrales aceptables.
4. Gestión de excepciones
Los errores humanos son inevitables y, a menudo, su resolución requiere un intercambio de comunicaciones con los proveedores. Las comprobaciones manuales ralentizan el proceso, pero la gestión automatizada de excepciones lo agiliza.
Con Rillion, las facturas marcadas se envían directamente al miembro adecuado del equipo de contabilidad de proveedores, junto con los documentos adjuntos para su rápida revisión.
Por ejemplo, la cadena minorista finlandesa Minimani utiliza Rillion para gestionar más de 120 000 facturas en cinco establecimientos, y gracias a la señalización automática y a las alertas instantáneas al equipo de contabilidad de proveedores se garantiza una resolución eficaz de los problemas.
5. Flujo de trabajo de aprobación
Las facturas validadas pasan por un proceso de aprobación una vez resueltas las excepciones. Si todo está en orden, la persona autorizada, normalmente el responsable, autoriza el pago.
Con Rillion’s, podrás evitar los largos trámites burocráticos que conlleva el proceso de aprobación. Nuestras soluciones de automatización de la contabilidad de proveedores te permiten crear flujos de trabajo de aprobación de facturas más eficaces, rápidos, inteligentes y sencillos, que envían las facturas directamente a los responsables para que las aprueben de forma remota e instantánea.
6. Archivo
Debes conservar una copia de la factura aprobada para tus registros. Pero, ¿qué hay mejor que guardar un archivo físico? Un registro digital.
Empresas como Minimani y Cypress Creek confían en el software de gestión de pedidos de Rillion para cotejar y enviar pedidos, facturas y albaranes directamente a sus sistemas ERP o de contabilidad para su registro, sin necesidad de intervención manual.
Por qué las empresas deberían implementar la conciliación de facturas
La implementación de la conciliación de facturas agiliza el proceso de contabilidad de proveedores y lo adapta a los objetivos empresariales de la siguiente manera:
- Mayor precisión: al cotejar cada factura con la orden de compra y el recibo correspondientes, se eliminan los errores manuales habituales. Esto aumenta la precisión de los registros financieros y ayuda a las empresas a evitar pagos excesivos y otros errores costosos.
- Aumente la eficiencia y ahorre tiempo: la conciliación de facturas automatiza tareas tediosas como la introducción y la verificación de datos, lo que permite a los equipos de contabilidad de proveedores centrarse en tareas de mayor valor. Su equipo de contabilidad de proveedores dedica menos tiempo a las aprobaciones y se reducen al mínimo los cuellos de botella. Esto resulta especialmente valioso en sectores con un gran volumen de trabajo, como la industria manufacturera y el comercio minorista.
- Reforzar el control financiero y el cumplimiento normativo: al cotejar las facturas con las órdenes de compra y los recibos, su empresa obtiene una mayor visibilidad y control sobre los pagos, lo que reduce al mínimo el fraude contable y en la facturación. El seguimiento automatizado y los registros de auditoría también facilitan el cumplimiento normativo, garantizando que todos sus documentos estén en orden y listos para las auditorías.
- Optimice la gestión del flujo de caja: el procesamiento más rápido y preciso de las facturas, gracias a la conciliación automática de las mismas, le permite realizar los pagos a tiempo y aprovechar al máximo los descuentos por pronto pago. Además, facilita la previsión del flujo de caja, ya que unos plazos de pago claros mejoran la planificación financiera y la gestión de la liquidez.
- Mejores relaciones con los proveedores: los proveedores valoran los pagos puntuales, precisos y sin retrasos, que son el resultado directo de una facturación sin errores. Gracias a la conciliación automática de facturas, puedes fomentar relaciones positivas con tus proveedores y trabajar para conseguir mejores condiciones comerciales con el tiempo.
- Facilita el teletrabajo: la conciliación automática de facturas facilita el teletrabajo al proporcionar a los equipos acceso en tiempo real a los datos financieros desde cualquier lugar. Gracias a la centralización de los datos, los equipos de contabilidad de proveedores pueden gestionar las facturas, resolver problemas y tramitar aprobaciones sin demoras. Esta configuración reduce la necesidad de contar con recursos locales, ahorra costes y garantiza el buen funcionamiento de las operaciones de contabilidad de proveedores, incluso con equipos que trabajan a distancia.
Retos en la conciliación de facturas y cómo superarlos
La conciliación automática de facturas no está exenta de dificultades. Si no se abordan, estos problemas pueden reducir la eficiencia del proceso de contabilidad de proveedores de una empresa. Veamos algunos de ellos:
- Complejo y laborioso: la conciliación de facturas complejas puede ser un proceso lento, sobre todo cuando los formatos son variados y los requisitos, muy detallados. Automatizar la captura de datos mediante IA y utilizar un almacenamiento centralizado simplifica la conciliación, lo que permite ahorrar tiempo y reducir al mínimo los errores.
- Entregas parciales: Las entregas parciales complican la conciliación, ya que varios albaranes deben coincidir con un único pedido de compra. La consolidación de registros y la automatización de alertas para los pedidos completos permiten gestionar las entregas parciales de forma más rápida y precisa.
- Problemas de integración: una integración deficiente entre el sistema de conciliación de facturas y el ERP existente puede dar lugar a datos fragmentados e información aislada, lo que dificulta el buen funcionamiento de las operaciones. Por lo tanto, opte por un sistema que se integre perfectamente con su ERP, permitiendo que los datos fluyan libremente entre plataformas.
- Procesamiento de grandes volúmenes: los elevados volúmenes de facturas pueden saturar los sistemas que no son escalables, lo que provoca atascos y retrasos en los pagos. Para evitarlos, las empresas deben adoptar un sistema de cotejo de facturas escalable, capaz de gestionar tanto los volúmenes actuales como los futuros.
- Cadenas de aprobación por niveles: Las organizaciones con requisitos de aprobación por niveles o complejos pueden sufrir retrasos en los pagos o incluso que estos no se realicen debido a facturas que quedan bloqueadas. La configuración de un flujo de trabajo de aprobación simplificado y automatizado ayuda a agilizar el proceso, ya que las facturas se distribuyen según reglas preestablecidas.
Buenas prácticas para la conciliación de facturas
A continuación se presentan algunas estrategias para crear un proceso de conciliación de facturas eficaz y fiable:
- Estandarizar la introducción de datos: Registra los datos de las facturas en un formato uniforme. Utiliza la misma estructura para los nombres de los proveedores, las descripciones de los artículos y los números de pedido, con el fin de agilizar la conciliación y reducir los errores.
- Establecer niveles de tolerancia para las discrepancias: define los límites aceptables para las diferencias de precio o cantidad. Por ejemplo, establece una tolerancia del 2 % para las diferencias de precio a fin de evitar retrasos por discrepancias menores.
- Integración con su ERP: conecte su software de conciliación de facturas con su sistema ERP para mantener los datos sincronizados y facilitar el seguimiento de las facturas y la verificación de los pagos. La integración garantiza la precisión de los registros y simplifica las auditorías.
- Habilitar la correspondencia parcial para entregas fraccionadas: utiliza la correspondencia parcial para los pedidos que se entregan en varias partes. Esta función permite que cada entrega se asigne al mismo pedido de compra sin confusiones, lo que facilita la gestión de envíos múltiples.
- Utiliza alertas en tiempo real para las excepciones: configura alertas automáticas para notificar al equipo de contabilidad de proveedores cualquier discrepancia, como diferencias entre la factura y la orden de compra. Las alertas en tiempo real ayudan a resolver los problemas rápidamente y a evitar retrasos.
- Archiva las facturas para poder recuperarlas fácilmente: guarda todas las facturas tramitadas en un archivo digital con función de búsqueda. Esto simplifica las auditorías, garantiza el cumplimiento normativo y permite a tu equipo recuperar rápidamente facturas anteriores.
- Revisa y actualiza las políticas periódicamente: Mantén las políticas de coincidencia actualizadas. A medida que tu negocio crezca, revisa periódicamente las políticas para asegurarte de que se adaptan a tu flujo de trabajo y volumen actuales.
Cómo llevar a cabo la conciliación de órdenes de compra
La implementación de la conciliación de órdenes de compra puede transformar la eficiencia de tu equipo de contabilidad de proveedores. A continuación te ofrecemos una guía paso a paso para que puedas configurarla de forma eficaz:
Paso 1: Identifica tus necesidades
Empiece por aclarar qué es lo que necesita de una solución de conciliación de órdenes de compra. Tenga en cuenta el volumen de facturas, la complejidad de sus relaciones con los proveedores y las tareas de conciliación necesarias.
Por ejemplo, las empresas con un gran volumen de negocio y compras frecuentes y complejas pueden necesitar una conciliación avanzada de tres o cuatro vías. Por otro lado, las empresas más pequeñas con menos transacciones quizá solo necesiten una conciliación de dos vías.
Paso 2: Define tu flujo de trabajo de conciliación de órdenes de compra
Decida cómo desea que funcione el proceso de conciliación de órdenes de compra. Por ejemplo, en un proceso de conciliación a tres bandas, el sistema compara la factura tanto con la orden de compra como con la entrada de mercancías para garantizar la exactitud. Un proceso de conciliación a cuatro bandas añade un nivel adicional al verificar también los registros de control de calidad.
Analiza cada etapa de tu flujo de trabajo: dónde se incorporan las facturas al proceso, quién se encarga de las aprobaciones y cómo se gestionan las excepciones.
Paso 3: Identifica a tus partes interesadas
Identifica a las personas clave en tu flujo de trabajo de conciliación de órdenes de compra, como los miembros del equipo de cuentas por pagar, los responsables de la aprobación y los directores. Define la función y la responsabilidad de cada persona en el proceso y comunícalas con claridad. Saber quién es responsable de cada paso permite que todos estén en sintonía, lo que garantiza una coordinación fluida.
Paso 4: Eligetu software de gestión de órdenes de compra
Elige un software de conciliación de órdenes de compra que se adapte a tus necesidades y ofrezca flexibilidad a medida que tu negocio crezca. La solución ideal debe satisfacer tus necesidades específicas de conciliación, integrarse perfectamente con tu ERP y ofrecer funciones de automatización fáciles de usar.
Rillion es una excelente opción para la gestión de órdenes de compra, ya que ofrece funciones clave como:
- Conciliación automática a tres bandas: concilia facturas, órdenes de compra y albaranes de entrada en cuestión de minutos, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
- Concordancia escalable de partidas: permite conciliar cientos de partidas a la vez, lo que resulta ideal para procesos de cuentas por pagar de gran volumen.
- Niveles de coincidencia flexibles: las coincidencias se pueden configurar a nivel de encabezado o de línea, adaptándose a diversas necesidades.
- Gestión de excepciones integrada: deriva automáticamente las facturas sin asignar al responsable de aprobación correspondiente, lo que agiliza la resolución de incidencias.
- Registro de auditoría completo: proporciona registros de auditoría con marca de tiempo para cada transacción, lo que contribuye al cumplimiento normativo y a la transparencia.
Paso 5: Configura tu software de conciliación de órdenes de compra
Pon en marcha tu software configurando las funciones esenciales, entre las que se incluyen:
- Captura de datos: activa la captura automática de datos para extraer la información esencial de las facturas.
- Concordancia automática: active la función de concordancia de pedidos de compra para comparar automáticamente los datos de las facturas con la información de los pedidos de compra y los albaranes.
- Gestión de excepciones: configura reglas para derivar las facturas marcadas a la persona adecuada.
- Flujos de trabajo de aprobación: configura cadenas de aprobación para distribuir las facturas en función de los umbrales establecidos.
- Integración con el ERP: conecta el software con tu ERP para mantener datos coherentes y en tiempo real en todos los sistemas.
Paso 6: Evaluar y optimizar
Una vez que el proceso de cotejo de órdenes de compra esté en funcionamiento, recaba opiniones de tu equipo. Revisa el flujo de trabajo con regularidad para identificar posibles puntos de ralentización o errores habituales. Utiliza esta información para ajustar la configuración, actualizar los flujos de trabajo u ofrecer formación adicional, garantizando así que el cotejo de órdenes de compra siga siendo eficiente y eficaz.
Transforma tu proceso de contabilidad de proveedores con la conciliación automática de facturas
La diferencia entre un equipo de cuentas por pagar eficiente y uno ineficaz suele residir en el flujo de trabajo de conciliación de órdenes de compra que se adopta. Las empresas pueden mejorar su proceso general de cuentas por pagar implementando el sistema adecuado de conciliación de órdenes de compra.
Empiece por identificar sus necesidades y diseñar un flujo de trabajo que se adapte a una solución de conciliación de órdenes de compra de gran calidad. Esto sienta las bases para un proceso de conciliación más rápido y preciso que garantiza la captura automática de datos, la gestión de excepciones y la integración con los sistemas ERP.
Reserva hoy mismo una demostración gratuita para descubrir cómo las funciones de conciliación de órdenes de compra de Rillion pueden beneficiar a tu organización y echa un vistazo a nuestro blog para obtener más información sobre la automatización de la contabilidad de proveedores y las soluciones disponibles.
