Täsmäytä toistuvat laskut (toistuvaislaskut) sopimuksiin automaattisesti ja säilytä sopimuksia.
Mikä on toistuva lasku?
Toistuva lasku on laskutustyyppi, jossa myyjä veloittaa asiakastaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tavaroista tai palveluista. Toistuvaislaskut liittyvät yleisimmin matkapuhelinlaskuihin, yleishyödyllisiin palveluihin, siivouspalveluihin ja ylläpitomaksuihin, mutta niitä käytetään kaikissa tilanteissa, joissa yrityksen on tilattava jotain säännöllisin väliajoin. Toistuvat laskut liittyvät usein sopimuksiin.
Sopimusratkaisu auttaa toistuvien laskujen hallinnassa täsmäyttämällä ne sopimusten kanssa automaattisesti. Tämä on tehostanut työnkulkuamme, ja samalla pystymme jatkuvasti parantamaan prosessia.
Rene Faurskov | Finance Manager, Sportmaster
Rillionin ratkaisu toistuville laskuille
Rillionin sopimusten hallintajärjestelmän avulla yrityksesi ei tarvitse käyttää aikaa saman laskun hyväksymiseen joka kuukausi. Rillionissa voidaan säilyttää ja hallinnoida laskujen lisäksi myös sopimuksia. Kun tarvittavat tiedot ovat samassa järjestelmässä, Rillion täsmäyttää, tarkistaa ja käsittelee kaikki sopimuksiin liittyvät, toistuvaislaskut automaattisesti.
Itselaskutus
Toistuvia laskuja voidaan luoda itse niin kutsutun itselaskutuksen kautta. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat esimerkki maksusta, joista ei tule laskua, ja ovat oiva kohde itselaskutukselle.
Määritä hyväksyttyjä poikkeamarajoja
Toistuvien laskujen summat saattavat vaihdella kuukaudesta toiseen. Esimerkiksi sähkölaskun summa ei ole täysin sama jokaisessa laskussa. Rillionissa sopimuksille voidaan määrittää hyväksyttyjä poikkeamarajoja, mikä helpottaa ostolaskujen käsittelyä. Kun ostolasku täsmää sopimukseen poikkeamarajojen mukaisesti, järjestelmä käsittelee sen automaattisesti.
Järjestelmä tunnistaa virheet
Mikäli ostolaskusta puuttuu jotain, tai poikkeamat ovat liian suuria, lasku lähetetään tarkastajalle korjattavaksi.
Sopimusten hallinta ja säilytys
Rillionissa on helppoa myös säilyttää erilaisia sopimuksia. Joustavan käyttöoikeusjärjestelmän avulla voit määrittää, mitä tietoja kukin käyttäjä voi tarkastella ja miten muistutuksia lähetetään ennen tärkeitä sopimuspäivämääriä. Kun sopimukset ovat helposti käytettävissä koko organisaatiossa, niitä myös noudatetaan tehokkaammin.
Automaattiset muistutukset
Järjestelmä myös muistuttaa, kun sopimus on aika uusia. Näin organisaatiossa voidaan yhä tehokkaammin neuvotella sopimuksia uudelleen.
