Tekoälypohjainen automaatio mullistaa ostolaskujen käsittelyn

Ostolaskujen käsittely on yrityksille kallista ja työlästä puuhaa. Useimmissa yrityksissä käsittelyprosessi työllistää huomattavan paljon sekä ostoreskontraa, että liiketoimintaa.

Ostoreskontra tarkastaa laskun perustiedot, perustaa tarvittaessa uuden toimittajan sekä laittaa laskut manuaalisesti kiertoon liiketoiminnalle tarkastettavaksi, tiliöitäväksi ja hyväksyttäväksi. Liiketoiminnan kierroksen jälkeen lasku palautetaan takaisin ostoreskontraan, jossa se vielä tarkastetaan ja laitetaan maksuun sekä siirretään kirjanpitoon.

Pelkästään manuaalinen kiertoon laitto työllistää ostoreskontraa keskimäärin jopa 2 minuuttia per ostolasku. Tämä voi kuulostaa korkealta luvulta, mutta näin se on, kun otetaan huomioon kaikki ostolaskut. Nopeimmat voidaan saada kiertoon parissa kymmenessä sekunnissa. Puolestaan hitaimmat selvitystyötä vaativat laskut voivat työllistää jopa 5 minuuttia. Mitä enemmän organisaatio pitää sisällään yhtiöitä ja laskun tarkastajia, sen työläämpää laskun kiertoon laittaminen on.

”Kun ostolaskuja on esimerkiksi 10 000 kuukausitasolla, kiertoon laitto työllistää yli 330 tuntia kuukausittain. Tämä tarkoittaa kahta täysipäiväistä henkilöä tekemässä pelkkää kiertoon laittoa.”

Ostoreskontran lisäksi liiketoiminnan osallistuminen ostolaskujen käsittelyyn vasta kallista onkin. Kun ostolasku saapuu liiketoimintaan, se tarkastetaan ja tiliöidään. Tiliöinti ja tarkastaminen vievät keskimäärin 5 – 10 minuuttia per ostolasku.

Kun ostolaskuja on 10 000 / kk, tämä tarkoittaa liiketoiminnassa käytettyä aikaa yhteensä 800 – 1650 tuntia per kuukausi. Tämä on valtava määrä aikaa laskujen tiliöintiin ja tarkastamiseen.

Liiketoiminnan päässä suurimman ajan vie tiliöinti. Useat ostolaskuja tiliöivät esimiehet tekevät tiliöintiä harvakseltaan ja näin ollen työ ei ole yhtä sujuvaa, kuin niillä, jotka sitä tekevät työkseen joka päivä tai viikoittain.

Onko liiketoiminnan johdon näkökulmasta ostolaskujen käsittely järkevää ajankäyttöä? Ei se sitä missään nimessä ole, eikä sellaiseen pitäisi tällaisia määriä aikaa käyttääkään.

Tänä päivänä teknologia tarjoaa ostolaskujen käsittelyyn helpotusta automaation avulla. Muun muassa tekoälyn voimakas kehitys mahdollistaa sen, että ostolaskujen käsittelyyn saadaan valtavat säästöt aikaiseksi. Tekoäly on suoraan datasta oppiva teknologia, joka oppii automaatiosäännöt itsenäisesti ilman manuaalista työtä. Lisäksi se kehittyy ajan myötä jatkuvasti paremmaksi, kun ostolaskuja virtaa sen lävitse.

Miksei ostolaskujen käsittelyprosessia ole jo täysin automatisoitu?

Sääntöpohjaista automaatiota on hyödynnetty jo vuosien ajan ja monet yritykset ovatkin automatisoineet prosessiaan merkittävästi. Kun säännöt rakennetaan toimiviksi, niin prosessia pystytään automatisoida useita kymmeniä prosentteja yrityksen taloushallinnon käsittelyprosesseista riippuen.

Tekoälyn kehitys sen sijaan on edennyt vasta hiljattain sille tasolle, että sen käyttö on tullut edulliseksi ja helpoksi. Nykyään tekoälyn hyödyntäminen taloushallinnossa ei vaadi IT-kehitysprojekteja, vaan sen käyttöönottaminen on hyvin helppoa ja nopeaa. Nykyisin esimerkiksi Snowfox.AI:n tekoäly palvelu on helppo kytkeä osaksi Paletten ostolaskujen kierrätysjärjestelmää. Parhaimpiin lopputuloksiin voidaan päästä yhdistelemällä älykkäästi sääntöpohjaista ja tekoälypohjaista automaatiota.

Lisäksi harva yritys oikeasti tietää, kuinka paljon ostolaskujen käsittely oikeasti koko organisaatiota työllistää. Ostolaskujen käsittelijöitä on liiketoiminnassa usein satoja, jolloin käytetty aika jakaantuu hyvin monelle henkilölle ja siitä syystä näyttäytyy pienempänä työmääränä, kuin mitä se todellisuudessa on.

Mikäli työ olisi keskittynyt selkeämmin, tulisi ostolaskujen käsittelyyn käytetty aika paremmin esille. Lisäksi liiketoiminnassa käytettyä aikaa ei välttämättä nähdä kuluna, koska laskujen käsittely sisältyy heidän työnkuvaansa. Jos ajattelet näin, niin pyytäisin pysähtymään miettimään, mitä säästetyllä ajalla voitaisiin saada liiketoiminnan näkökulmasta aikaiseksi.

Tiedän kokemuksesta, että liiketoiminnassa laskujen käsittely nähdään usein työläänä hallinnollisena työnä, jota haluttaisiin keventää. Kuitenkin tämäkin työ tehdään usein mukisematta, koska niin vain kuuluu tehdä.

Arvoisa taloushallinnon asiantuntija, mikäli haluat tehdä organisaatiossasi valtavan tuottavuusloikan, niin suosittelisin perehtymään tämän päivän tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin taloushallinnossa. Uskon, että tulet yllättymään, miten paljon tekoälyllä voidaan saada aikaiseksi. Lisäksi tulet varmuudella saamaan liiketoiminnasta kiitoksia kädenojennuksestasi.

Kirjoittaja: Tuomas Haapsaari, CGO, Snowfox.AI

Tuomas työskentelee Snowfox.AI:ssa asiakasrajapinnassa. Tuomas tunnetaan positiivisena uuden kehittäjänä ja sanansaattajana.