Automatiserad fakturahantering har varit en självklarhet på landets ekonomiavdelningar i över två decennier. Manuellt pappersarbete har ersatts med avancerade lösningar som e-fakturor och intelligent automatisering, och nu senast AI.
Kanske är du en av dem som har omfamnat teknikens fördelar för att förbättra processer och analys. Men hur kan du ta nästa steg?
Vi går igenom vad automatiserad fakturahantering är i dag, vilka utmaningar och fördelar som finns och hur du väljer rätt fakturahanteringssystem. Så att du kan uppnå en helt automatiserad process, från inköp till betalning.
Vad är automatiserad fakturahantering i dag?
Automatiserad fakturahantering täcker hela fakturans livscykel – från mottagning och datafångst till kontering, godkännande och betalning. Med e-fakturor, OCR, maskininlärning och AI kan du eliminera manuella steg och säkerställa att processen blir snabb, säker och spårbar. Automationen hjälper dig också att hantera komplexa arbetsflöden utan onödiga avbrott.
Men automatiserad fakturahantering handlar inte bara om att spara tid. Det hjälper dig att identifiera flaskhalsar i dina processer, optimera kassaflödet och förutse kostnader i realtid. Med AI och dataanalys får du verktygen för att agera direkt på avvikelser, hantera undantag smidigt och fatta beslut som stärker företagets ekonomi och stabilitet.
Genom att låta AI matcha fakturor med inköpsordrar och leveransdokument i realtid kan du minska fel och förbättra arbetsflödena. Systemen blir dessutom smartare över tid och anpassar sig efter din verksamhet, vilket gör hanteringen både snabbare och mer tillförlitlig.
Med nästan helt ”touchless” fakturahantering frigör du tid för ditt team att fokusera på viktigare uppgifter. I stället för att fastna i rutinarbete kan du och dina kollegor ägna er åt att stärka relationer med era leverantörer, förbättra kassaflödet och planera företagets framtida utgifter. Det skapar värde både för teamet och för verksamheten som helhet.
Utmaningar med automatiserad fakturahantering
Även om e-fakturor och automatisering är så gott som standard finns det fortfarande områden där företag kan optimera sina processer:
- Dataintegritet och analys: Att säkerställa att all information är korrekt och tillgänglig i realtid kräver avancerad integration mellan olika system.
- Bristfällig integration: System som inte pratar perfekt med varandra kan skapa onödig friktion i arbetsflödena.
- Hantering av undantag: Även med AI kan fakturor som avviker från standardflöden skapa flaskhalsar. Fokus ligger på att minimera manuella kontroller av dessa avvikelser.
- Frånkopplad purchase-to-pay-process: Genom att koppla samman inköp, fakturahantering och betalning säkerställer du att hela flödet är transparent och effektivt.
- Översikt över kassaflödet: Få företag har total kontroll över betalningstrender och framtida likviditetsbehov. Att simulera olika scenarier kan ge större trygghet och bättre beslutsunderlag.
- Bristande kontroll över indirekta inköp: Har du koll på de indirekta inköpen? Många företag förbiser kostnader för tjänster och material, till exempel kontorsvaror och städtjänster. Genom att inkludera dessa i dina automatiserade flöden kan du få bättre överblick och kontroll över verksamhetens totala kostnader.
- Risk för bedrägerier: Bedragare blir allt listigare och tillvägagångssätten alltmer förfinade. Utan ett välfungerande kontrollsystem kan det leda till obehöriga betalningar, ekonomiska förluster och problem med efterlevnad av regler.
Hur fungerar automatiserad fakturahantering?
Automatiserad fakturahantering täcker hela leverantörsreskontra (AP), från mottagning av fakturor till överföring till affärssystemet och även analys. Så här kan ett arbetsflöde se ut:
1. E-faktura eller fakturatolkning
Många leverantörer väljer att skicka sina fakturor som e-faktura. Till skillnad från andra format innehåller e-fakturan information i ett strukturerat elektroniskt format, vilket gör att fakturahanteringssystemet kan processa fakturan automatiskt.
Om din leverantör inte använder e-faktura tolkas den inkommande fakturan automatiskt med hjälp av OCR- och AI-teknologi, oavsett format. Viktig information, såsom leverantörsnamn, fakturanummer och belopp, fångas upp och registreras av systemet.
2. Matchning och verifiering
Fakturahanteringssystemet jämför sen fakturadata med inköpsordrar, följesedlar och avtal för att säkerställa att allt stämmer. Om fakturan matchar de underliggande dokumenten hanteras den helt automatiskt utifrån uppsatta regler och förs över till affärssystemet för betalning. Om det finns avvikelser flaggas dessa för granskning.
3. Rekvisitionshantering
Anställda kan enkelt skapa inköpsförfrågningar direkt i systemet. Dessa kopplas till budgetar och leverantörsavtal för att säkerställa att inköpen är godkända innan fakturorna behandlas.
4. Kontering
Fakturor som avser indirekta inköp saknar underliggande order eller avtal och behöver därför konteras separat. Men det kan skötas helt automatiskt utifrån uppsatta regler eller med hjälp av AI. Rillions egna data visar att AI ger upp till 90% mer exakta konteringsförslag. Det betyder att nästan alla fakturor som saknar inköpsorder automatiskt tilldelas rätt kontering och dimensioner.
5. Attestering
Efter verifiering skickas fakturan till rätt person för godkännande baserat på regler eller historiska data i ett dynamiskt AI-flöde. Påminnelser kan skickas för att säkerställa snabb hantering.
6. Registrering i ERP
När fakturan är attesterad skickas den automatiskt till ditt ERP för bokföring och betalning. Betalningsstatus synkas tillbaka till fakturahanteringssystemet för full kontroll.
7. Rapportering och analys
Med realtidsdata får du insikter i kassaflöden, leverantörsrelationer och kostnadsfördelningar, vilket gör det enklare att fatta informerade beslut.
I Rillion Analytics finns flera rapporter som är användbara för hela verksamheten, alltifrån controllers till ekonomi- och inköpschefer.
Varför inkludera indirekta inköp i automatiserad fakturahantering?
För företag som vill ta nästa steg i automatiseringen av sina ekonomiprocesser, är inköpsprocessen ett område värt att titta lite extra på. Särskilt inköp kopplat till företagets omkostnader.
Även om din kärnverksamhet inte kräver stora inköp, kan indirekta inköp snabbt bli en betydande kostnadspost. Genom att centralisera och automatisera hanteringen av dessa får du:
- Bättre kontroll: Se vilka leverantörer som används och vilka avtal som följs.
- Effektivare budgethantering: Koppla inköp till kostnadsställen och godkända budgetar.
- Minskade dolda kostnader: Automatisering minskar risken för oplanerade eller ej godkända köp.
Vem kan använda automatiserad fakturahantering?
Kort svar: alla! Automatiserad fakturahantering passar alla typer av organisationer, oavsett storlek eller bransch. Här är några exempel på grupper som gynnas extra mycket:
- Små och medelstora företag: Små och medelstora företag brottas ofta med begränsade resurser. Automatiserad fakturahantering kan hjälpa till att effektivisera verksamheten, minska manuellt arbete och minimera fel, vilket gör att dessa företag kan fokusera på tillväxt utan att behöva utöka sin personalstyrka.
- Stora företag: Stora organisationer hanterar vanligtvis en stor mängd fakturor och komplexa arbetsflöden. Automatiserad fakturahantering gör det möjligt för dem att hantera denna komplexitet på ett effektivt sätt, säkerställa betalningar i rätt tid samt efterlevnad. Samtidigt som de förbättrar insynen i hela fakturahanteringsprocessen.
- Branscher med höga transaktionsvolymer: Branscher som tillverkning, handel och transport, som ofta hanterar höga volymer av leverantörsfakturor, kan dra stor nytta av automatisering. Genom att minska handläggningstider och fel kan dessa organisationer förbättra sin kassaflödeshantering.
- Företag med utspridda team: Automatisering möjliggör enhetliga processer och centraliserad dokumentåtkomst för organisationer med geografiskt utspridda avdelningar.
Fördelar med automatiserad fakturahantering – från början till slut
Det finns en rad uppenbara fördelar med att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor både ekonomiska och tidsrelaterade. Här kikar vi lite närmare på dem:
- Förbättrad datakvalitet: Systemet säkerställer att all information är korrekt och uppdaterad, vilket minskar risken för fel.
- Snabbare processer: Ett helt automatiserat flöde, från inköp till betalning, sparar tid och minskar ledtider.
- Effektivare hantering av undantag: Avvikelser flaggas automatiskt, vilket gör det enklare att åtgärda dem snabbt utan att störa arbetsflödet.
- Högre säkerhet: Behörighetskontroller och spårbara loggar skyddar känslig information och minskar risken för bedrägerier.
- Hantering av komplexa flöden: Avancerade lösningar hanterar även komplexa arbetsflöden, såsom flera valutor, juridiska krav och globala leverantörskedjor.
- Bättre insikter: Realtidsrapportering hjälper dig att identifiera kostnadsbesparingar och optimera kassaflödet.
- Minskade omkostnader: Genom att automatisera och ta kontroll över de indirekta köpen kan du spara hundratusentals kronor på dolda kostnader.
Renta Group har upplevt fördelarna med att automatisera sin purchase-to-pay-process med hjälp av Rillions fakturahanteringssystem:
Det har varit avgörande att vi även kan genomföra inköp genom Rillions system utöver fakturahantering. Det förbättrar förutsägbarheten och vi kan se status för investeringsbudgetar och leveranser i systemet i realtid.
Lauri Matikainen – CFO, Renta Group
Läs hela kundcaset
Vanliga myter om automatiserad fakturahantering
Det florerar en del rykten om automatiserad fakturahantering. Här slår vi hål på de vanligaste:
Myt 1: ”Vi har redan automatisering, så vi behöver inte göra mer”
Många företag tror att om de har implementerat e-fakturor och grundläggande automatisering, så är de ”klara”. Men tekniken utvecklas ständigt, och områden som AI och avancerad analys erbjuder nya möjligheter att optimera processer, minska avvikelser och hantera undantag mer effektivt.
Myt 2: “Automatiserad fakturahantering är bara för stora företag”
Många tror att det bara är stora företag som kan dra nytta av automatiserad fakturahantering på grund av deras höga transaktionsvolymer. I själva verket kan företag av alla storlekar dra nytta av automatiserad fakturahantering.
Små och medelstora företag kan också förenkla sin verksamhet, minska det manuella arbetet och spara pengar, vilket gör automatiserad fakturahantering tillgänglig och lönsam för alla.
Myt 3: ”Automatisering innebär att vi tappar kontrollen”
Vissa är oroliga för att en automatiserad process innebär att de förlorar överblicken. I själva verket ökar kontrollen, eftersom systemen erbjuder realtidsinsikter och detaljerad spårning av varje steg i fakturahanteringsprocessen.
I Rillion Prime får du en överblick över dina fakturor i fakturaloggen där du kan se fakturainformation, flödesförslag och om det finns ett avtal eller inköpsorder kopplat till den:
Myt 4: ”Indirekta inköp är inte värda att inkludera i processen”
Företag tänker ibland att indirekta inköp, som kontorsmaterial eller tjänster, är för små för att hanteras automatiskt. Men dessa inköp kan stå för en stor del av verksamhetens kostnader. Automatisering ger bättre synlighet och kostnadskontroll även för dessa områden.
Myt 5: ”Automatisering ersätter manuellt arbete helt och hållet”
Automatisering minskar behovet av manuellt arbete men eliminerar det inte helt. Mänsklig översyn är fortfarande viktig för att hantera undantag, fatta strategiska beslut och analysera data.
Myt 6: ”Alla automatiserade lösningar är likadana”
Fakturahanteringssystem kan variera stort i kapacitet och flexibilitet. Vissa är mer fokuserade på enkla processer, medan andra är anpassade för komplexa arbetsflöden och avancerade integrationer.
Även prissättning och support skiljer sig åt. Vissa har begränsat antal användare och enheter och endast global support, medan andra erbjuder obegränsat antal användare och enheter samt support på det lokala språket.
Därför är det viktigt att utvärdera dina behov och välja en lösning som uppfyller dina specifika krav.
Myt 7: ”Automatiserad fakturahantering kräver mycket IT-support”
Moderna system är ofta molnbaserade och designade för att vara användarvänliga. De kräver minimal teknisk expertis för implementering och underhåll, vilket gör dem tillgängliga även för företag utan omfattande IT-resurser.
Många leverantörer erbjuder också support under installationsprocessen, vilket gör det enklare för ekonomiteamen att övergå till det nya systemet.
Hur du väljer rätt lösning för automatiserad fakturahantering
Det finns många aspekter att ta hänsyn till när man ska köpa in ett nytt system för automatiserad fakturahantering.
Miikka Suikki, COO och flerårig systemspecialist på Rillion, har hjälpt många organisationer att byta fakturahanteringssystem. Han säger:
Många företag landar i att uppdatera sitt befintliga, ofta föråldrade system, i stället för att se sig om efter en bättre och modernare lösning. Man missar helt att koppla sina aktuella behov mot den funktionalitet som finns på marknaden i dag.
Miikka Suikki – COO, Rillion
Här ger vi dig sex steg till att hitta rätt fakturahanteringssystem:
1. Identifiera behov och omfattning
Titta på hela processen, från början till slut, och fundera på vilka delar du vill automatisera.
Om ditt team hanterar stora fakturavolymer, välj en lösning med funktioner som automatiserad datainsamling och möjlighet att hantera flera fakturor samtidigt.
Om förseningar i attestflödet är ett problem, prioritera lösningar med anpassningsbara arbetsflöden för godkännande som förenklar processen och minskar flaskhalsarna.
Ringa även in alla intressenter inom din verksamhet och målsättningarna de har med det nya systemet.
2. Matcha behoven mot önskad funktionalitet och utmana nuvarande processer
När du står inför att implementera ett nytt fakturahanteringssystem har du chansen att förbättra era processer i grunden. Och för att kunna göra det behöver du ifrågasätta befintliga rutiner och arbetssätt.
Fastna inte i att hitta en lösning som matchar det nuvarande arbetssättet, utan utmana processer och identifiera områden för förbättring. Fundera på:
- Hur ser fakturahanteringsprocessen ut i dag?
- Vilka flaskhalsar finns och vilka skulle vi tjäna på att bli av med?
- Hur många användare behövs i systemet totalt (attestanter respektive administratörer)?
- Vissa systemleverantörer baserar sin prissättning på antal användare, så det är viktigt att veta detta tidigt i inköpsprocessen.
- Hur vill vi att processen fungerade i den bästa av världar?
3. Titta på integrationen mot ditt ERP-system
Ett fakturahanteringssystem är ingenting utan en smidig och omfattande integration mot ditt ERP och andra affärssystem. Undersök hur systemet integrerar mot:
- ERP: Vilken typ av information hämtar integrationen mellan affärssystemet och fakturahanteringssystemet? Hur enkelt är det att integrera och hur sömlöst är det?
- Flera olika ERP: Kan fakturahanteringssystemet integreras mot flera olika ERP samtidigt? Detta är viktigt för stora bolag och vid förvärv.
- Inköpssystem: Om du vill automatisera hela inköpsprocessen så borde du titta på hur väl fakturahanteringssystemet integrerar mot inköpssystemet och överför data mellan tre olika plattformar.
4. Säkerhet och support
Det är oerhört viktigt att fakturahanteringssystemet uppfyller kraven på säkerhet som regleras av lag och din organisations egna bestämmelser. Hur jobbar leverantören med dataskydd, incidenthantering och återställning? Och var finns servrarna?
Undersök även vilken typ av support som erbjuds och var den befinner sig. Om du väljer Rillions fakturahanteringssystem har du alltid tillgång till lokal support på ditt språk via supportportalen eller telefon.
5. Ta tempen på leverantören
Förutom säkerhet och support bör du titta på hur leverantören lever upp till:
- Flexibilitet: Välj en leverantör som har muskler att anpassa sig till ny teknik och som kan skala upp (eller ner) er lösning vid behov.
- Lyhördhet för kundens krav: Välj en leverantör som har förståelse för era specifika processer och önskemål.
- Lång erfarenhet av AP-processer: Välj en leverantör som kan guida er till en optimal process inom leverantörsreskontra. Kontrollera att det finns ett bra stöd för både implementation och framtida vidareutveckling av systemet.
6. Skapa ett business case
Till sist är det viktigt att göra ett tydligt business case. Även om affärsprocesser varierar stort mellan olika företag, ställer sig beslutsfattare samma fråga inför en investering: Är systemet värt investeringen?
För att ge ett svar som suddar ut alla tveksamheter kan du utgå från dessa frågor:
- Hur mycket kommer systemet att kosta? Ta med implementationskostnader, löpande avgifter, licensmodell och framtida uppgraderingar i beräkningarna.
- Vilka direkta besparingar skulle verksamheten göra med hjälp av systemet? Exempelvis sparad arbetstid för personalen, minskning av påminnelseavgifter till leverantörer och minskad risk att betala falska fakturor.
- Vilka indirekta besparingar kan ni förvänta er? Det kan handla om tidsbesparingar hos slutanvändarna tack vare användarvänligt gränssnitt och mobil åtkomst. Men även lättillgänglig översikt över kassaflöde och fakturavolym och ökad kontroll över vissa inköp som nu lättare registreras i systemet.
Välj Rillion för smidig och säker automatiserad fakturahantering
Hej 👋 det är vi som är Rillion.
Rillion är en komplett lösning för AI-driven automatiserad fakturahantering och vi hjälper företag att effektivisera fakturahanteringen, automatisera attestflöden och optimera inköpsprocesser.
Rillion integrerar sömlöst med populära affärssystem, som Microsoft D365 BC, F&O och Netsuite, vilket förbättrar effektivitet, insyn och kontroll i finansiella processer. Så att företag kan fokusera på det som betyder mest: tillväxt.
Nyfiken på hur Rillion kan optimera din hantering av leverantörsfakturor? Boka en demo där en av våra experter kommer visa plattformen och diskutera lösningar som passar just dina behov.
Vanliga frågor om automatiserad fakturahantering
Vad kostar det att hantera en faktura?
I en helt manuell process är kostnaden för att hantera en leverantörsfaktura 100–300 kr, inklusive personalkostnad. Enligt en studie från The Aberdeen Group kan hanteringskostnaden per faktura minska med 40–80 procent genom automatisering. I vissa fall når kostnaden så lågt som 5 kr/faktura, förutsatt att fakturorna är digitala vid ankomst och att processen är maximalt automatiserad. Kostnader minskar ytterligare genom att betala i tid, vilket eliminerar påminnelseavgifter, och genom att matcha fakturor mot avtal eller order, vilket säkerställer korrekta priser och utnyttjade rabatter.
Vad är ett EFH-system?
EFH står för elektronisk fakturahantering och innebär att fakturor hanteras digitalt i stället för på papper. Detta kan inkludera att ta emot e-fakturor, skanna pappersfakturor för digitalisering, och hantera fakturor i ett system där de kan granskas och godkännas. Det är alltså ett steg bort från manuellt arbete men kräver ofta fortfarande mänsklig inblandning i flera delar av processen.
Vad är ett automatiserat fakturahanteringssystem?
Ett automatiserat fakturahanteringssystem är en mjukvarulösning som effektiviserar hela fakturans livscykel – från mottagning och datainsamling till godkännande, betalning och rapportering. Systemet hanterar e-fakturor, använder AI för att automatisera matchning och kontering, och eliminerar behovet av manuellt arbete. Det säkerställer noggrannhet, minskar kostnader och ger full insyn i företagets ekonomiska processer.
Hur mycket manuellt arbete krävs fortfarande efter implementering av automatiserad fakturahantering?
Automatiseringen minskar behovet av manuellt arbete kraftigt, men mänsklig översyn behövs fortfarande för att hantera undantag, analysera rapporter och fatta strategiska beslut.
