Om kunden

Kund Björn Axén
Bransch Skönhet och hälsa
Område Sverige
Automatisering Fakturainläsning, fakturahantering och attestflöde
AP-lösning Rillion (tidigare Centsoft Invoice)

Om Björn Axén

Med fem bolag på fyra olika platser blev manuell hantering av leverantörsfakturor tidskrävande och svårkontrollerat för Björn Axén som 2012 automatiserade processen med Centsoft Invoice.

Från ordnat kaos till kontroll

Ekonomiavdelningen tog emot pappersfakturor som skickades ut i organisationen för kontering och attest. I andra fall hamnade fakturorna direkt hos attesterande chefer för att skickas till ekonomi.

”Det blev lätt lite rörigt och svårt att hålla koll på var fakturorna fanns. En faktura kunde bli liggandes på ett skrivbord och i värsta fall upptäckas först när en påminnelse från leverantören kom, berättar ekonomichef Johan Asperyd.”

Idag har Björn Axén full kontroll på var fakturorna befinner sig, vem som ska attestera och när fakturan förfaller till betalning.

Centsoft ger Björn Axen utrymme för tillväxt

Företaget har haft en tillväxt på 50% de senaste fem åren men tillväxttakten har inte påverkat ekonomiavdelningens storlek då Centsoft Invoice ersätter mycket av det tidigare manuellt utförda arbetet.

”Tack vare kontrollen i attestflödet och precisionen Centsoft ger i bokföringen har antalet fel minskat markant och vi spar mycket tid, berättar Johan Asperyd.”

”Företaget har under de här åren även bytt affärssystem vilket gick smidigt då fakturaprocessen redan var etablerad och Centsoft Invoice enkelt integrerades mot det nya systemet. Vi sparar definitivt mer än det kostar”

Snabb attestering

En mycket positiv effekt är, enligt Johan, den enorma påverkan på deras arbetsbelastning.

”Vi sparar jättemånga timmar. Vi har inte räknat på hur mycket men definitivt mer än vad det kostar, säger han.”

Dessutom går attesterna snabbare. Påminnelser till attestanterna går ut automatiskt och administratören får en överblick över alla fakturor, var de är och vilken status de har.

”Tack vare kontrollen i attestflödet och precisionen Centsoft ger i bokföringen har antalet fel minskat markant och vi sparar mycket tid.”
– Johan Asperyd, Ekonomichef på Björn Axén

Tydliga kvalitetsvinster

Johan återkommer flera gånger till hur manuell hantering av fakturor lätt skapar viss osäkerhet i fakturahanteringen, vilket i sin tur påverkar kvaliteten i bokföringen, den övergripande ekonomiska kontrollen samt risken att försämra sitt förhållande gentemot leverantörerna. Det Johans medarbetare uppskattar mest är överblicken över fakturorna och att arbetet blivit lättare och roligare. Nu kan de vara mer proaktiva och göra uppgifter som de är kvalificerade för.

”I och med att man varken behöver jaga fakturor på vift eller slå i en kontoplan i samband med kontering så har arbetet blivit roligare”, säger Johan.

”För egen del tycker Johan att bokslutsprocessen blivit smidigare då all information finns i Centsoft Invoice istället för i pärmar eller på någons skrivbord.”

Enkelheten i systemet avgjorde

Det var Björn Axéns leverantör av kopiatorer och skrivare som rekommenderade Johan att utforska Centsoft. Han ville ha ett okomplicerat system utan alltför stor investering.

Johan tror att Centsoft Invoice är en systemlösning som passar de flesta företag. Han är nöjd med valet de gjorde samt den snabba supporten och uppskattar att programvaran hela tiden utvecklas.

”Det märks att de brinner för det de gör, säger han. Medarbetarna var enbart positiva till förändringen som gav dem en bättre arbetsmiljö utan stora insatser i utbildning.”

”Man lär sig systemet direkt, även nyanställda som kommer till oss. Det finns ingen tröskel, det är bara att köra igång” avslutar en nöjd Johan Asperyd.

Kom igång direkt

Det är enkelt att komma igång med Rillion. Vårt team hjälper dig från demo till implementering.