Ikoninen terveys- ja kauneusalan yritys halusi päivittää sisäisiä prosessejaan tehostaakseen toimintaansa.
Björn Axénilla on viisi yritystä neljällä paikkakunnalla, minkä takia ostolaskujen manuaalinen käsittely oli aikaa vievää ja vaikeasti hallittavaa. Björn Axén päätti automatisoida ostolaskuprosessin Rillion Onella (ent. Centsoft Invoice) vuonna 2012.
Toukokuussa 2022 Centsoft Invoice -ratkaisu nimettiin Rillion Oneksi.
| ASIAKAS | Björn Axén |
|---|---|
| TOIMIALA | Terveys- ja kauneusala |
| SIJAINTI | Ruotsi |
| AUTOMATISOITU PROSESSI | Laskujen käsittely ja hyväksynnän työnkulku |
| RATKAISU | Rillion (entinen Centsoft Invoice) |
Kirjanpito-osasto vastaanotti paperisia laskuja, jotka se lähetti edelleen organisaation sisällä tiliöitäväksi ja hyväksyttäväksi. Joskus laskut saapuivat suoraan hyväksyville esimiehille, jotka lähettivät ne eteenpäin kirjanpito-osastolle.
Yritys on kasvanut 50 % viimeisen viiden vuoden aikana, mutta se ei ole vaikuttanut ostoreskontraosaston kokoon, koska Rillion One korvaa suuren osan aiemmasta manuaalisesta työstä.
”Rillion One (ent. Centsoft) tarjoaman hyväksynnän työnkulun ja tarkkuuden ansiosta virheiden määrä on laskenut hurjasti ja säästämme paljon aikaa.”
Björn Axén vaihtoi myös toiminnanohjausjärjestelmää tänä aikana. Vaihto sujui mutkattomasti, sillä laskutusprosessi oli jo vakiintunut ja Rillion One oli helppo integroida uuteen järjestelmään.
”Säästämme ehdottomasti enemmän, kuin mitä se maksaa meille.”
– Johan Asperyd, Björn Axénin talousjohtaja
Johan sanoo, että yhdellä positiivisella tuloksella on ollut valtava vaikutus heidän työmääräänsä.
“Säästämme valtavasti työtunteja. Emme ole laskeneet kuinka monta tuntia, mutta säästämme ehdottomasti enemmän, kuin mitä se maksaa meille”, Johan sanoo. ”Myös laskujen hyväksyntä on nopeampaa. Muistutukset lähtevät hyväksyjille automaattisesti, ja ylläpitäjillä on yleiskatsaus kaikkiin laskuihin, niiden tilaan ja siihen, missä kohtaa prosessia ne kulkevat.”
”Rillion Onen (ent. Centsoftin) tarjoaman hyväksynnän työnkulun ja tarkkuuden ansiosta virheiden määrä on laskenut hurjasti ja säästämme paljon aikaa.”
– Johan Asperyd, Björn Axénin talousjohtaja
Johan palaa yhä uudestaan siihen, kuinka manuaalinen laskujen käsittely synnyttää epävarmuutta, mikä puolestaan vaikuttaa kirjanpidon laatuun ja yleiseen talouden valvontaan sekä lisää toimittajasuhteisiin liittyvää riskiä.
Johanin työntekijät arvostavat eniten sitä, että heillä on nyt yleiskuva laskuista, ja työnteosta on tullut mielekkäämpää. Heillä on nyt mahdollisuus olla proaktiivisempia ja keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä.
”Nyt kun ei tarvitse enää etsiä kadonneita laskuja tai tilikarttaa tiliöintiä varten, työstä on tullut hauskempaa.”
Johanin mielestä myös vuosittainen päätösprosessi on muuttunut tehokkaammaksi, sillä kaikki tieto löytyy Rillion Onesta sen sijaan, että se olisi kansioissa tai jonkun työpöydällä.
Björn Axénin kopiokoneiden ja tulostimien toimittaja suositteli, että Johan tutustuisi Rillion Oneen. Johan halusi mutkattoman järjestelmän, joka ei vaadi suuria investointeja.
Johan pitää Rillion Onea ratkaisuna, joka sopii useimmille yrityksille. Hän on tyytyväinen heidän tekemään valintaansa sekä saamaansa asiakastukeen. Johan pitää siitä, että ohjelmistoa kehitetään jatkuvasti.
“Sen näkee, että heidän intohimonsa on se, mitä he tekevät”, John sanoo.
Björn Axénin työntekijät suhtautuivat muutokseen pelkästään positiivisesti, sillä se paransi heidän työympäristöään eikä se vaatinut suurta panostusta järjestelmän koulutukseen.
Järjestelmän yksinkertaisuus oli ratkaiseva tekijä
“Järjestelmän oppii parhaiten käyttämällä. Sama pätee myös uusiin työntekijöihin. Ei tarvitse ylittää oppimiskäyrää, vaan järjestelmää voi alkaa käyttämään samantien.”
Rillionin käyttöönotto on helppoa. Ota yhteyttä!
Tuomme mielenrauhaa
ostolaskuprosesseihin
