Kundeinformation

Kunde Tacala
Branche Franchisetagare i restaurationsbranchen
Område USA
Økonomisystem Microsoft Dynamics GP
Antal fakturaer/år 60.000
Antal brugere 70 i hele organisationen
Automatisering Fakturahåndtering, kontrakthåndtering og dokumenthåndtering

Udfordringen for Tacala

Virksomhedens grundlæggere, Dick Reese og Don Ghareeb, åbnede deres første Taco Bell-restaurant i 1989 i Columbiana, Alabama. De følgende 30 år er antallet af Taco Bell-restauranter tredoblet, og Tacala har i dag over 300 lokationer i Texas og det sydøstlige USA. I 2012 fik de et kapitalindskud fra Altamont Capital Partners, hvilket har muliggjort en enorm vækst i løbet af de seneste otte år.

Hurtig vækst kræver effektive processer

Den hurtige vækst skabte behov for en mere effektiv håndtering af virksomhedens leverandørfakturaer. Før Palette blev implementeret, var fakturaprocessen fuldstændig manuel og papirbaseret. Der landede en stor mængde tilbagevendende fakturaer hos de over 300 restauranter. Administrationen, som foregik lokalt, var tidskrævende, og det manuelle arbejdet affødte mange fejl.

Den enkelte restaurant har ansvaret for lokale serviceaftaler med en lang række leverandører. Derfor søgte man efter et system, som kunne automatisere håndteringen af både kontrakter og de tilbagevendende fakturaer.

– Nu når alle tilbagevendende fakturaer fra vores over 300 franchiserestauranter automatisk matches med kontrakter i Palette, er arbejdspresset i vores kreditorbogholderi blevet reduceret markant, og vores processer er meget mere effektive.

Elektronisk fakturahåndtering

I dag scannes og tolkes Tacalas leverandørfakturaer med hjælp fra en ekstern tjeneste, hvor 98 % af fakturaerne digitaliseres helt automatisk uden fejl eller afvigelser. De digitale fakturaer indlæses efterfølgende i Palette, hvor de kan ses direkte i fakturaloggen.

Med over 300 franchiselokationer havde Tacala brug for et system, der kunne automatisere håndteringen af alle de tilbagevendende fakuraer vedr. fx leje, vedligeholdelse og andre driftsomkostninger. Med Palettes kontraktmodul fik Tacala et system til arkivering og digitalisering af kontrakter, som muliggør automatisk at matche tilbagevendende fakturaer med vilkår og priser fra kontrakten.

Palette tilbyder også et automatiseret godkendelsesflow, hvor fakturaer, der ikke har en bagvedliggende kontrakt eller indkøbsordre, distribueres til godkendelse jf. forudbestemte godkendelsesregler. Som godkender kan man efterfølgende gennemse og godkende fakturaerne direkte i en mail – uden at man behøver logge på systemet. Systemet kan konfigureres, så fakturaer, der overstiger et bestemt beløb, automatisk sendes videre til en person højere oppe i systemet, fx den nærmeste chef.

Arkivering og revision

Tacala havde desuden brug for et digitalt arkiv, hvor fakturaerne også er søgbare efter betaling og bogføring. Det vil lette arbejdet i forbindelse med både intern rapportering og ekstern revision.

Det viste sig, at adgangen til et digitalt fakturaarkiv ville give store tidsbesparelser for virksomheden. Så snart en faktura er blevet betalt i økonomisystemet, overføres betalingsdata til Palette via en systemintegration.

Med al denne information samlet i Palette blev den interne og eksterne revision meget enklere og hurtigere. En faktura, der efterfølgende skal tjekkes, kan findes med et enkelt klik – og alle virksomhedens fakturaer er nu samlet et og samme sted.

– Nu når alle tilbagevendende fakturaer fra vores over 300 franchiserestauranter automatisk matches med kontrakter i Palette, er arbejdspresset i vores kreditorbogholderi blevet reduceret markant, og vores processer er meget mere effektive.

Download hele kundecasen

Download og læs kundecasen som PDF (på engelsk). Det er helt gratis!

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os om jeres udfordringer.