
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit und Ressourcen Ihr Unternehmen einsparen könnte, wenn Rechnungen ohne manuellen Aufwand abgeglichen würden? Das können Sie herausfinden, indem Sie den Rechnungsabgleich einführen.
Die Einführung eines gut strukturierten Systems zum Rechnungsabgleich vereinfacht nicht nur die Kreditorenbuchhaltung, sondern ermöglicht es den Teams auch, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Zu verstehen, wie ein effektiver Rechnungsabgleich funktioniert, ist entscheidend, um die Effizienz zu maximieren und den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.
Möchten Sie mehr über den Rechnungsabgleich erfahren? In diesem Leitfaden von Rillion erfahren Sie alles Wissenswerte darüber, wie man ihn einrichtet und warum Automatisierung für moderne Kreditorenbuchhaltungsteams mittlerweile unverzichtbar ist.
Was ist Rechnungsabgleich?
Beim Rechnungsabgleich werden die von Lieferanten eingegangenen Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, um die Richtigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Die Kreditorenbuchhaltung stützt sich auf diesen Prozess, um zu überprüfen, ob eine Rechnung gültig und korrekt ist und von einem autorisierten Lieferanten stammt, der tatsächlich Waren oder Dienstleistungen erbringt.
In Branchen wie dem Gastgewerbe, der Fertigungsindustrie oder dem Gesundheitswesen werden bei einem effektiven Rechnungsabgleichsprozess wesentliche Angaben verglichen und überprüft, wie zum Beispiel:
- Namen und Anschriften von Anbietern/Lieferanten und Empfängern
- Bestellnummer
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Auftragsvolumen und -wert
- Liefertermine
Unternehmen genehmigen und bearbeiten Rechnungen erst, nachdem der Rechnungsabgleich abgeschlossen ist und alle oben aufgeführten Angaben überprüft wurden.
Verschiedene Arten des Rechnungsabgleichs
Der Rechnungsabgleich kann in drei Hauptformen erfolgen, die jeweils ein unterschiedliches Maß an Kontrolle und Genauigkeit bieten, um sicherzustellen, dass Rechnungen mit den entsprechenden Einkaufsbelegen übereinstimmen. Sehen wir uns die einzelnen Formen einmal genauer an.
Beidseitiger Rechnungsabgleich
Bei dieser Form des Rechnungsabgleichs wird die Rechnung mit der Bestellung abgeglichen, um sicherzustellen, dass die in Rechnung gestellten Artikel, Preise und Mengen mit den Bestelldaten übereinstimmen. Der wechselseitige Abgleich eignet sich ideal für Dienstleistungsrechnungen oder einfache Transaktionen, bei denen kein Wareneingang anfällt.
Ein Beispiel hierfür sind Dienstleistungsbranchen wie das Gesundheitswesen, in denen für immaterielle Güter (z. B. Software-Abonnements) keine Quittungsprüfung erforderlich ist.
Dreiseitiger Rechnungsabgleich
Der sogenannte „Three-Way-Matching“-Prozess wird häufig in Branchen eingesetzt, die mit physischen Gütern handeln, wie beispielsweise in der Fertigungsindustrie und im Einzelhandel. Dabei werden Rechnung, Bestellung und Wareneingang miteinander abgeglichen, um die Übereinstimmung aller drei Dokumente sicherzustellen.
Die Drei-Wege-Abstimmung von Rillion umfasst mehrere Funktionen zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung, darunter automatisierte Ausnahmebehandlung, mobile Genehmigungen und Prüfpfade in Echtzeit. Diese Funktionen helfen Unternehmen dabei, Unstimmigkeiten in Rechnungen schnell zu erkennen und zu beheben.

Vierfach-Rechnungsabgleich
Der Vier-Wege-Rechnungsabgleich ist die strengste Form. Im Vergleich zum Drei-Wege-Abgleich kommt hier ein zusätzlicher Schritt hinzu, bei dem die Daten anhand eines Abnahme- oder Prüfprotokolls überprüft werden.
Dieser Typ eignet sich ideal für Branchen, in denen Qualitätskontrolle von entscheidender Bedeutung ist, wie beispielsweise im Bauwesen oder in der High-End-Fertigung. Er stellt sicher, dass die gelieferten Artikel nicht nur in Bezug auf Menge und Preis mit der Bestellung übereinstimmen, sondern auch die erwarteten Qualitätsstandards erfüllen.
Jeder Art des Rechnungsabgleichs entspricht spezifischen betrieblichen Anforderungen, wobei der Dreifachabgleich aufgrund seines ausgewogenen Verhältnisses zwischen Kontrolle und Effizienz die am häufigsten automatisierte Option ist.
Die automatisierten Abgleichslösungen von Rillion unterstützen Zwei- und Dreifachabgleiche und helfen Unternehmen in verschiedenen Branchen dabei, ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu optimieren und manuelle Fehler zu minimieren.
So funktioniert der automatische Rechnungsabgleich
Der automatisierte Rechnungsabgleich vereinfacht einen komplexen Prozess, indem Rechnungen mit minimalem manuellem Aufwand gescannt, weitergeleitet, abgeglichen und genehmigt (oder abgelehnt) werden.
Aber wie funktioniert das genau? Schauen wir uns ein Beispiel aus der Fertigungsbranche an, um dies zu veranschaulichen.
1. Erfassung von Rechnungen
Der erste Schritt besteht darin, eingehende Rechnungen zu erfassen, unabhängig davon, ob sie als PDF-Dateien, E-Mails oder als Papierdokumente vorliegen, die gescannt werden müssen. Die manuelle Erfassung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, doch unsere Lösung zur Rechnungserfassung verarbeitet sowohl E-Mail- als auch Papierrechnungen mithilfe fortschrittlicher KI.
Es verarbeitet Dateien in jedem Format, darunter Papier, PDF, Word, JPG, CSV und mehr, mit einer Genauigkeit von über 90 % sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Formaten.
2. Datenvalidierung
Nach der Erfassung muss im nächsten Schritt überprüft werden, ob die Daten korrekt und vollständig sind. Dabei ist sicherzustellen, dass der Lieferant zugelassen ist, die Bestellnummer mit den Unterlagen übereinstimmt und die Beträge sowie die Artikelbeschreibungen korrekt sind.
Mit unserer Software zum Rechnungsabgleich können Sie die oben erfassten Daten zudem automatisch mit den Unternehmensdaten abgleichen und so sicherstellen, dass Lieferantenangaben, Bestellnummern und Beträge korrekt sind.
So werden beispielsweise die Daten aus den Lieferantenrechnungen von Cypress Creek automatisch mit einer Genauigkeit von 98 % erfasst und validiert; anschließend werden die Rechnungen in eine Warteschlange verschoben, die im Rillion-Dashboard angezeigt wird.
3. Abgleich von Bestellungen und Belegen
Sobald Sie sich vergewissert haben, dass alle erforderlichen Daten vorhanden sind, können Sie mit dem Rechnungsabgleich beginnen. Auch wenn die Einzelheiten je nach Unternehmen variieren können, umfasst der allgemeine Ablauf folgende wichtige Schritte:
- Überprüfen Sie die wichtigsten Rechnungsdaten: Vergewissern Sie sich, dass die Lieferantendaten und die Bestellnummer korrekt sind.
- Notieren Sie die Bestellnummer: Notieren Sie die Bestellnummer auf der Rechnung, damit sie im Bestellsystem schnell abgerufen werden kann.
- Abgleich mit der Bestellung im System: Überprüfen Sie, ob die in Rechnung gestellten Artikel mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen.
- Unstimmigkeiten klären: Klären Sie etwaige Unstimmigkeiten mit den zuständigen Teams oder dem Lieferanten.
Die manuelle Bearbeitung dieses Arbeitsablaufs kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere bei hohem Rechnungsaufkommen.
Die intelligente 3-Wege-Abstimmung von Rillion, die in unseren AP-Automatisierungs- und Purchase-to-Pay-Lösungen enthalten ist, vereinfacht diesen Prozess jedoch. Sie überprüft die Einzelposten in Echtzeit und kennzeichnet alle Abweichungen, die über die zulässigen Grenzwerte hinausgehen.

4. Ausnahmebehandlung
Menschliche Fehler kommen vor und erfordern oft einen intensiven Austausch mit den Lieferanten, um sie zu beheben. Manuelle Überprüfungen verlangsamen den Prozess, während eine automatisierte Ausnahmebehandlung ihn beschleunigt.
Mit Rillion werden markierte Rechnungen direkt an den zuständigen Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, komplett mit angehängten Dokumenten zur schnellen Prüfung.
So nutzt beispielsweise der finnische Einzelhändler Minimani Rillion zur Bearbeitung von über 120.000 Rechnungen an fünf Standorten, wobei automatische Markierungen und sofortige Benachrichtigungen an das Kreditorenbuchhaltungsteam für eine effiziente Problemlösung sorgen.
5. Genehmigungsworkflow
Sobald die Ausnahmen behoben sind, durchlaufen die validierten Rechnungen eine Genehmigungskette. Wenn alles in Ordnung ist, erteilt die zuständige Person, in der Regel der Vorgesetzte, die Zahlungsfreigabe.

Mit Rillion’s vermeiden Sie den langwierigen Papierkram, der mit der Rechnungsfreigabe einhergeht. Mit unseren Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Sie bessere, schnellere, intelligentere und einfachere Workflows für die Rechnungsfreigabe erstellen, die Rechnungen direkt an die Genehmigenden weiterleiten, sodass diese aus der Ferne und sofort genehmigt werden können.
6. Archivierung
Sie sollten eine Kopie der genehmigten Rechnung zu Dokumentationszwecken aufbewahren. Aber was ist besser als eine physische Akte? Eine digitale Aufzeichnung.
Unternehmen wie Minimani und Cypress Creek nutzen die Bestellabgleichssoftware von Rillion, um Bestellungen, Rechnungen und Wareneingänge abzugleichen und direkt zur Erfassung an ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme zu übermitteln – ganz ohne manuelle Bearbeitung.
Warum Unternehmen den Rechnungsabgleich einführen sollten
Die Einführung des Rechnungsabgleichs sorgt für einen reibungsloseren Prozess in der Kreditorenbuchhaltung, der sich an den Unternehmenszielen orientiert, indem:
- Erhöhte Genauigkeit: Durch den Abgleich jeder Rechnung mit der entsprechenden Bestellung und dem entsprechenden Wareneingang werden häufige manuelle Fehler vermieden. Dies sorgt für genauere Finanzunterlagen und hilft Unternehmen, Überzahlungen und andere kostspielige Fehler zu vermeiden.
- Steigern Sie die Effizienz und sparen Sie Zeit: Durch den automatisierten Rechnungsabgleich werden mühsame Aufgaben wie die Dateneingabe und -überprüfung automatisiert, sodass sich die Kreditorenbuchhaltung auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren kann. Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam benötigt weniger Zeit für Genehmigungen, und es kommt zu minimalen Engpässen. Dies ist besonders in Branchen mit hohem Durchsatz wie der Fertigungsindustrie und dem Einzelhandel von großem Nutzen.
- Verbesserung der Finanzkontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Durch den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen erhält Ihr Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über Zahlungen, wodurch Betrugsfälle in der Buchhaltung und bei Rechnungen minimiert werden. Automatisierte Nachverfolgung und Prüfpfade erleichtern zudem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und stellen sicher, dass alle Ihre Dokumente übereinstimmen und für Prüfungen bereit sind.
- Optimieren Sie Ihr Cashflow-Management: Durch eine schnellere und genauere Rechnungsbearbeitung dank automatisierter Rechnungsabgleichung können Sie Zahlungen pünktlich leisten und Skonti für vorzeitige Zahlungen optimal nutzen. Dies erleichtert zudem die Cashflow-Prognose, da klare Zahlungsfristen die Finanzplanung und das Liquiditätsmanagement verbessern.
- Engere Beziehungen zu Lieferanten: Lieferanten schätzen zuverlässige, pünktliche und korrekte Zahlungen, die das direkte Ergebnis einer fehlerfreien Rechnungsstellung sind. Durch den automatisierten Rechnungsabgleich können Sie positive Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufbauen und im Laufe der Zeit auf bessere Geschäftsbedingungen hinarbeiten.
- Unterstützung von Remote-Arbeit: Die automatisierte Rechnungsabgleichung erleichtert die Remote-Arbeit, da Teams von überall aus in Echtzeit auf Finanzdaten zugreifen können. Dank zentralisierter Daten können Kreditorenbuchhaltungsteams Rechnungen bearbeiten, Probleme lösen und Genehmigungen ohne Verzögerung abwickeln. Diese Lösung verringert den Bedarf an lokalen Ressourcen, spart Kosten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung – auch bei Remote-Teams.
Herausforderungen beim Rechnungsabgleich und wie man sie bewältigt
Der automatisierte Rechnungsabgleich ist nicht ohne Herausforderungen. Werden diese Probleme nicht angegangen, kann dies die Effizienz des Kreditorenbuchhaltungsprozesses eines Unternehmens beeinträchtigen. Sehen wir uns einige dieser Probleme einmal genauer an:
- Komplex und zeitaufwendig: Das Abgleichen komplexer Rechnungen kann mühsam sein, insbesondere bei unterschiedlichen Formaten und detaillierten Anforderungen. Die Automatisierung der Datenerfassung mithilfe von KI und die Nutzung einer zentralen Speicherung vereinfachen den Abgleich, sparen Zeit und minimieren Fehler.
- Teillieferungen: Teillieferungen erschweren den Abgleich, da mehrere Wareneingänge einer einzigen Bestellung zugeordnet werden müssen. Durch die Zusammenfassung von Datensätzen und die Automatisierung von Benachrichtigungen bei vollständigen Bestellungen lässt sich die Bearbeitung von Teillieferungen schneller und genauer durchführen.
- Integrationsprobleme: Eine mangelhafte Integration zwischen dem Rechnungsabgleichssystem und dem bestehenden ERP-System kann zu fragmentierten Daten und isolierten Informationssilos führen, was einen reibungslosen Betriebsablauf erschwert. Entscheiden Sie sich daher für ein System, das sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren lässt, sodass Daten plattformübergreifend frei fließen können.
- Verarbeitung großer Rechnungsmengen: Hohe Rechnungsvolumina können Systeme überfordern, die nicht skalierbar sind, was zu Engpässen und verspäteten Zahlungen führt. Um dies zu vermeiden, müssen Unternehmen ein skalierbares System zur Rechnungsabgleichung einführen, das sowohl das aktuelle als auch das künftige Volumen bewältigen kann.
- Mehrstufige Genehmigungswege: In Unternehmen mit mehrstufigen oder komplexen Genehmigungsanforderungen kann es aufgrund von festgefahrenen Rechnungen zu verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen kommen. Die Einrichtung eines vereinfachten, automatisierten Genehmigungsworkflows trägt zur Beschleunigung des Prozesses bei, indem Rechnungen nach vordefinierten Regeln weitergeleitet werden.
Bewährte Verfahren für den Rechnungsabgleich
Hier sind einige Strategien zur Einrichtung eines effizienten und zuverlässigen Rechnungsabgleichsprozesses:
- Standardisieren Sie die Dateneingabe: Erfassen Sie Rechnungsdaten in einem einheitlichen Format. Verwenden Sie für Lieferantennamen, Artikelbeschreibungen und Bestellnummern stets dieselbe Struktur, um den Abgleich zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.
- Toleranzgrenzen für Abweichungen festlegen: Legen Sie akzeptable Grenzen für Preis- oder Mengenabweichungen fest. Legen Sie beispielsweise eine Toleranz von 2 % für Preisabweichungen fest, um Verzögerungen aufgrund geringfügiger Abweichungen zu vermeiden.
- Integration in Ihr ERP-System: Verbinden Sie Ihre Software zur Rechnungsabgleichung mit Ihrem ERP-System, um die Daten synchron zu halten und die Nachverfolgung von Rechnungen sowie die Überprüfung von Zahlungen zu vereinfachen. Die Integration sorgt für korrekte Daten und erleichtert die Rechnungsprüfung.
- Teilabgleich für Teillieferungen aktivieren: Verwenden Sie den Teilabgleich für Bestellungen, die in mehreren Teilen geliefert werden. Mit dieser Funktion kann jede Lieferung eindeutig derselben Bestellung zugeordnet werden, was die Verwaltung mehrerer Sendungen vereinfacht.
- Nutzen Sie Echtzeit-Benachrichtigungen bei Abweichungen: Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein, um das AP-Team über Unstimmigkeiten, wie z. B. Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung, zu informieren. Echtzeit-Benachrichtigungen helfen dabei, Probleme schnell zu lösen und Verzögerungen zu vermeiden.
- Rechnungen archivieren für einen einfachen Zugriff: Speichern Sie alle bearbeiteten Rechnungen in einem durchsuchbaren digitalen Archiv. Dies vereinfacht Prüfungen, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und ermöglicht Ihrem Team den schnellen Zugriff auf frühere Rechnungen.
- Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Halten Sie die Abgleichrichtlinien auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie die Richtlinien regelmäßig, wenn Ihr Unternehmen wächst, um sicherzustellen, dass sie für Ihren aktuellen Arbeitsablauf und Ihr aktuelles Arbeitsvolumen geeignet sind.
So führen Sie den Abgleich von Bestellungen durch
Die Einführung des Bestellabgleichs kann die Effizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams erheblich steigern. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Sie das System effektiv einrichten können:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse
Klären Sie zunächst, welche Anforderungen Sie an eine Lösung für den Abgleich von Bestellungen stellen. Berücksichtigen Sie dabei Ihr Rechnungsvolumen, die Komplexität Ihrer Lieferantenbeziehungen und die erforderlichen Abgleichaufgaben.
Beispielsweise benötigen Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen und häufigen, komplexen Einkäufen möglicherweise einen erweiterten Drei- oder Vier-Wege-Abgleich. Kleinere Betriebe mit weniger Transaktionen hingegen benötigen möglicherweise nur einen Zwei-Wege-Abgleich.
Schritt 2: Definieren Sie Ihren Workflow für den Abgleich von Bestellungen
Legen Sie fest, wie Ihr Workflow für den Bestellabgleich funktionieren soll. Bei einem Drei-Wege-Abgleich vergleicht das System beispielsweise die Rechnung sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Wareneingang, um die Richtigkeit sicherzustellen. Ein Vier-Wege-Abgleich erweitert diesen Prozess um eine weitere Ebene, indem zusätzlich die Qualitätsprüfungsdaten überprüft werden.
Überlegen Sie sich jeden Schritt Ihres Arbeitsablaufs genau – wo die Rechnungen in den Prozess eintreten, wer für die Genehmigungen zuständig ist und wie Ausnahmen behandelt werden.
Schritt 3: Ermitteln Sie Ihre Stakeholder
Ermitteln Sie die wichtigsten Akteure in Ihrem Workflow zur Abgleichung von Bestellungen, wie z. B. Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, Genehmiger und Führungskräfte. Legen Sie die Rolle und den Verantwortungsbereich jeder Person in diesem Prozess fest und kommunizieren Sie diese klar und deutlich. Wenn bekannt ist, wer für welchen Schritt verantwortlich ist, sind alle auf dem gleichen Stand, was eine reibungslose Koordination gewährleistet.
Schritt 4: Wählen SieIhre PO-Matching-Software
Wählen Sie eine Software zur Abgleichung von Bestellungen, die Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen Flexibilität bietet, wenn Ihr Unternehmen wächst. Die ideale Lösung sollte Ihre spezifischen Abgleichanforderungen erfüllen, sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren lassen und benutzerfreundliche Automatisierungsfunktionen bieten.
Rillion ist eine hervorragende Wahl für den Abgleich von Bestellungen und bietet wichtige Funktionen wie:
- Automatischer Dreifachabgleich: Gleicht Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge innerhalb weniger Minuten ab, spart Zeit und reduziert Fehler.
- Skalierbarer Abgleich von Einzelposten: Gleicht Hunderte von Einzelposten gleichzeitig ab – ideal für Prozesse mit hohem Durchsatz in der Kreditorenbuchhaltung.
- Flexible Abgleichstufen: Der Abgleich kann auf Kopf- oder Zeilenebene festgelegt werden und lässt sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
- Integrierte Fehlerbehandlung: Nicht zugeordnete Rechnungen werden automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet, wodurch die Problemlösung optimiert wird.
- Lückenloser Prüfpfad: Bietet für jede Transaktion einen mit einem Zeitstempel versehenen Prüfpfad, was die Einhaltung von Vorschriften und die Transparenz fördert.
Schritt 5: Richten Sie Ihre Software zum Abgleich von Bestellungen ein
Richten Sie Ihre Software ein, indem Sie die wichtigsten Funktionen konfigurieren, darunter:
- Datenerfassung: Aktivieren Sie die automatische Datenerfassung, um wichtige Angaben aus Rechnungen zu extrahieren.
- Automatischer Abgleich: Aktivieren Sie den Bestellabgleich, um Rechnungsdaten automatisch mit Bestell- und Wareneingangsdaten abzugleichen.
- Ausnahmebehandlung: Richten Sie Regeln ein, um markierte Rechnungen an die zuständige Person weiterzuleiten.
- Genehmigungsworkflows: Konfigurieren Sie Genehmigungswege, um Rechnungen anhand festgelegter Schwellenwerte weiterzuleiten.
- ERP-Integration: Verbinden Sie die Software mit Ihrem ERP-System, um systemübergreifend konsistente Echtzeitdaten zu gewährleisten.
Schritt 6: Bewerten und optimieren
Sobald Ihr Bestellabgleich-Prozess in Betrieb ist, holen Sie Feedback von Ihrem Team ein. Überprüfen Sie den Arbeitsablauf regelmäßig, um Engpässe oder häufige Fehler zu erkennen. Nutzen Sie diese Informationen, um Einstellungen anzupassen, Arbeitsabläufe zu aktualisieren oder zusätzliche Schulungen anzubieten, damit Ihr Bestellabgleich effizient und effektiv bleibt.
Optimieren Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess durch automatisierten Rechnungsabgleich
Der Unterschied zwischen einem effizienten und einem ineffizienten Kreditorenbuchhaltungsteam liegt oft in dem eingesetzten Workflow zur Abgleichung von Bestellungen. Unternehmen können ihren gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess verbessern, indem sie das richtige System zum Abgleich von Bestellungen einführen.
Machen Sie sich zunächst ein Bild von Ihren Anforderungen und entwerfen Sie einen Arbeitsablauf, der mit einer leistungsstarken Lösung zur Bestellabgleichung kompatibel ist. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für einen schnelleren und genaueren Abgleichprozess, der eine automatisierte Datenerfassung, die Bearbeitung von Ausnahmen sowie die Integration in ERP-Systeme gewährleistet.
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