Estás aquí porque estás harto de lo tedioso y laborioso que resulta gestionar manualmente las cuentas por pagar.
Estamos aquí para mostrarte cómo la IA puede simplificarlo.
No sustituyendo a tu equipo, sino asumiendo las tareas repetitivas que les ralentizan.
En Rillion, hemos integrado la inteligencia artificial en el núcleo de la gestión de cuentas por pagar. El sistema captura los datos de las facturas en el momento en que llegan, reconoce patrones a partir de transacciones anteriores, sugiere una clasificación precisa y envía las facturas automáticamente a los responsables de su aprobación.
Esto permite a los equipos de contabilidad procesar las facturas más rápidamente, reducir los errores y cerrar el mes sin problemas.
En este artículo, te mostraremos cómo utilizamos la inteligencia artificial en la automatización de la gestión de cuentas por pagar y analizaremos:
- Los problemas cotidianos que la IA puede resolver en AP
- Las ventajas de utilizar la inteligencia artificial para la automatización de la gestión de cuentas por pagar
- Cómo se integra la IA de Rillion en tu flujo de trabajo actual
¿Qué es la IA en la gestión de cuentas por pagar?
La inteligencia artificial en la gestión de cuentas por pagar se refiere a las tecnologías que automatizan y optimizan el procesamiento de facturas. La IA puede encargarse de las decisiones rutinarias, identificar patrones y detectar anomalías que a los seres humanos les llevaría mucho más tiempo detectar.
A diferencia de la automatización tradicional, que se basa en reglas rígidas, la IA se adapta, aprende y mejora a partir de patrones de datos.
¿Por qué el procesamiento de aplicaciones (AP) es el caso de uso perfecto para la IA? Porque gestiona grandes volúmenes de datos estructurados y semiestructurados, lo que lo convierte en un candidato ideal para la automatización inteligente.
Emil Fleron, ingeniero jefe de IA en Rillion, explica:
«Dado que los flujos de trabajo de AP suelen estar bien definidos y son repetitivos, se prestan especialmente a la automatización. Y cuando esos procesos automatizados siguen requiriendo una cantidad considerable de tiempo y supervisión humana para su gestión, se convierten en candidatos idóneos para la mejora mediante IA».
A continuación, nuestro director técnico, Mikael Rask, nos explica cómo funciona la inteligencia artificial en la plataforma de automatización de cuentas por pagar de Rillion y cómo se benefician de ella nuestros clientes:
Los problemas cotidianos que la IA puede resolver en la gestión de cuentas por pagar
Los procesos manuales pueden servir para hacer el trabajo, pero conllevan una serie de problemas recurrentes que ralentizan a los equipos y les hacen perder tiempo, entre ellos:
La tediosa introducción manual de datos
Los equipos tradicionales de contabilidad de proveedores abren manualmente cada factura (independientemente de si llega por correo electrónico, en formato PDF o en papel), la revisan, la cotejan con una orden de compra e introducen los datos a mano. Se trata de un trabajo lento y repetitivo que lleva tiempo y da pie a pequeños errores que pueden agravarse con el tiempo.
La presión aumenta a finales de mes, cuando los equipos se apresuran a tramitar las facturas con precisión para que los proveedores cobren a tiempo.
La IA elimina este cuello de botella al leer automáticamente las facturas, extraer los datos con gran precisión, cotejarlos con las órdenes de compra y los recibos en cuestión de segundos, y enviarlos al responsable de su aprobación. Esto se traduce en menos trabajo de tecleo, menos errores y más tiempo para centrarse en tareas de mayor valor, como el seguimiento de los gastos o la mejora del flujo de caja.
Un proceso de aprobación lento
En los procesos manuales de contabilidad de proveedores, las facturas suelen quedarse en las bandejas de entrada a la espera de ser aprobadas. A veces, los responsables de la aprobación no las ven o se olvidan de actuar, y las facturas quedan sepultadas en un hilo de mensajes abarrotado. Los equipos de finanzas tienen que dedicar entonces horas a hacer seguimientos y a explicar a los proveedores los retrasos en los pagos.
La IA evita esto al aprender quién aprueba cada tipo de gasto y enviar las facturas automáticamente a la persona adecuada. Envía recordatorios puntuales, realiza un seguimiento de las aprobaciones pendientes y ofrece una visión en tiempo real del estado de las facturas en toda la organización.
De esta forma, las aprobaciones se tramitan más rápido, se paga a los proveedores a tiempo y los equipos financieros obtienen una visibilidad completa del proceso.
Falta de visibilidad y control del flujo de trabajo de la cuenta por pagar
Cuando los equipos gestionan las aprobaciones mediante correos electrónicos u hojas de cálculo, nadie tiene una visión clara de qué facturas se han recibido, se han aprobado o siguen pendientes. Esto dificulta que los controladores y los directores financieros puedan realizar previsiones precisas del flujo de caja o tomar decisiones oportunas.
La IA resuelve este problema centralizando los datos de las facturas, realizando un seguimiento de cada paso del proceso de aprobación y manteniendo un registro de auditoría completo. De este modo, los responsables financieros pueden ver las facturas pendientes, los próximos pagos y los patrones de gasto en toda la organización.
Esta visibilidad ayuda a evitar pagos duplicados, facturas olvidadas y problemas de cumplimiento normativo, y permite a los equipos controlar el flujo de trabajo de la contabilidad de proveedores.
Silos de datos y doble introducción de datos
Sin una integración adecuada, los equipos de contabilidad de proveedores tienen que introducir los mismos datos de las facturas dos veces: una vez en el sistema de contabilidad de proveedores y otra vez en el ERP. Esta doble introducción de datos puede dar lugar a errores tipográficos, campos que no coinciden e información incompleta, lo que obliga a los equipos de TI y de finanzas a dedicar horas a corregirlos.
La IA resuelve este problema automatizando la captura de datos y sincronizando la información entre los sistemas de contabilidad de proveedores y de planificación de recursos empresariales (ERP) en tiempo real. Extrae, valida y transfiere los datos de las facturas de forma automática, por lo que los equipos no tienen que introducir manualmente la misma información en diferentes herramientas.
Pagos fraudulentos y duplicados
Cuando los equipos procesan grandes volúmenes de facturas manualmente, es fácil pasar por alto un duplicado o una entrada sospechosa, sobre todo si no se cuenta con un sistema centralizado que permita detectar patrones.
La IA reduce ese riesgo al supervisar cada transacción y señalar las anomalías en tiempo real. Detecta números de factura repetidos, importes incoherentes y actividades sospechosas de los proveedores antes de que se efectúen los pagos, lo que permite a tu equipo intervenir y resolver el problema.
Cómo utiliza Rillion la inteligencia artificial para simplificar la gestión de las cuentas por pagar
Rillion simplifica todo el proceso de gestión de cuentas por pagar utilizando la inteligencia artificial para automatizar cada paso, desde el momento en que se recibe una factura hasta que se paga.
Hemos integrado funciones inteligentes en el propio flujo de trabajo, para que tu equipo no tenga que gestionar cada tarea manualmente ni preocuparse de que se pase algo por alto.
Así es como lo hacemos:
1. Captura inteligente de facturas
Utilizamos inteligencia artificial (IA) auténtica para procesar facturas en cualquier formato, como copias en papel escaneadas, archivos PDF o facturas electrónicas. Creemos que la automatización mediante IA debe ser tal y como suena: un procesamiento inteligente en el que los humanos solo tengan que intervenir en casos de excepciones reales. Por eso hemos sustituido el procesamiento de facturas mediante OCR, que requiere mucho mantenimiento, por una captura basada en modelos de lenguaje grande (LLM).
En cuanto recibimos una factura, nuestro sistema identifica automáticamente al proveedor y extrae datos clave como el nombre del proveedor, el importe de la factura, las partidas, el número de pedido y el IVA, por lo que no es necesario introducir nada manualmente.
A continuación te explicamos cómo funciona:
Nuestra IA captura los datos con una precisión superior al 90 % desde el primer día y se vuelve más inteligente con cada factura que procesa. Eso significa menos errores, sin introducción repetitiva de datos y un flujo fiable de datos de facturas estructurados y listos para su conciliación.
2. Codificación inteligente y predictiva
La IA de Rillion aprende de tus decisiones de contabilización anteriores para sugerir automáticamente cuentas del libro mayor, centros de coste y códigos de proyecto en el momento en que registra una nueva factura.
Por ejemplo, si tu empresa siempre clasifica las facturas de un proveedor concreto de servicios de limpieza en la categoría «Mantenimiento de instalaciones», nuestra IA sugerirá automáticamente esta clasificación para cada nueva factura de ese proveedor.
Si gestionas varias entidades o operas en distintos países, nuestra IA puede adaptar las sugerencias de contabilización en función de las normas, las divisas o las estructuras fiscales de cada entidad. Esto reduce la necesidad de revisiones manuales y garantiza que tu contabilidad esté en orden desde el primer momento.
3. Aprobaciones automatizadas y dinámicas
En lugar de basarse en procesos de aprobación manuales y rígidos, nuestra IA aprende del historial de aprobaciones de tu empresa para predecir quién es la persona más adecuada para aprobar una factura concreta. Para ello, tiene en cuenta factores como el importe de la factura, el proveedor, el departamento al que corresponde el gasto y el proyecto al que está vinculada la factura.
Por ejemplo, si las facturas de un proveedor de software concreto que no superen un determinado importe las aprueba sistemáticamente un responsable concreto, la IA enviará automáticamente las nuevas facturas de ese proveedor al mismo responsable.
Incluso gestiona las excepciones. Así, si una factura requiere un nivel de aprobación superior debido a su elevado importe, la IA la remite automáticamente al responsable o directivo correspondiente, de acuerdo con la política de la empresa.
Una vez que se envía una factura, Rillion envía automáticamente notificaciones y recordatorios a los responsables de la aprobación correspondientes, lo que garantiza que las facturas se aprueben y se paguen a tiempo.
4. Un asistente de IA que ofrece asistencia inmediata
Riley es el asistente de IA integrado de Rillion, una herramienta de conversación que actúa como una ayuda adicional para tu equipo de contabilidad de proveedores. En lugar de buscar en las herramientas de contabilidad de proveedores o ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente, puedes hacerle preguntas a Riley en lenguaje sencillo.
Por ejemplo, puedes pedirle a Riley que te facilite la información más reciente sobre las facturas de un proveedor concreto y el asistente te dará una respuesta inmediata, incluyendo los detalles de la contabilidad. También puede ayudarte con dudas sobre el funcionamiento del propio sistema Rillion, como por ejemplo, cómo añadir un nuevo proveedor o modificar una factura.
Esta asistencia inmediata, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, reduce el número de incidencias y permite a tu equipo de cuentas por pagar resolver problemas y encontrar información rápidamente.
Aquí tienes un vídeo que explica todas las formas en las que puedes utilizar Riley:
5. La IA integrada en tu flujo de trabajo
La IA de Rillion no es un complemento ni una herramienta independiente. Está integrada directamente en la plataforma, por lo que no requiere integraciones adicionales, complementos de terceros ni una configuración complicada. Dado que la IA funciona dentro de tu proceso de contabilidad de proveedores actual, aprende directamente de las facturas que procesas cada día y mejora continuamente con el tiempo.
Este enfoque integrado significa que nuestra IA da soporte a todas las fases de su proceso de contabilidad de proveedores: desde la captura de datos y la codificación hasta el flujo de aprobaciones y la detección de fraudes, todo en un solo sistema. De este modo, su equipo de contabilidad de proveedores no tiene que cambiar de sistema ni realizar traspasos manuales.
La IA aplicada a la gestión de cuentas por pagar: lo que han logrado equipos financieros reales
En todos los sectores, las empresas están utilizando la inteligencia artificial para automatizar los procesos de contabilidad de proveedores, reducir los errores y ahorrar costes. Para mostrar cómo funciona esto en la práctica, a continuación presentamos dos empresas que han experimentado las ventajas de utilizar la herramienta de automatización de la contabilidad de proveedores de Rillion.
Robinson Lumber: De 2 horas a 15 minutos con Rillion
Robinson Lumber dedicaba cada día horas a introducir manualmente las facturas y a cotejarlas con las órdenes de compra, lo que suponía una gran pérdida de tiempo tanto para el equipo de contabilidad de proveedores como para el de operaciones de ventas. Su anterior proveedor de servicios de contabilidad de proveedores no daba la talla, por lo que recurrieron a Rillion en busca de una solución más rápida, precisa y fácil de integrar con sus sistemas ERP.
El cambio dio sus frutos rápidamente. Ahora que las facturas llegan directamente de los proveedores a Rillion, nuestro sistema se encarga automáticamente de la conciliación y el envío, y devuelve las facturas procesadas a LumberTrack y a Microsoft Dynamics GP (su ERP) para su contabilización.
«[Con Rillion] procesamos 20 facturas en 15 minutos, una tarea que antes nos llevaba dos horas», afirma Eric Dills, director financiero de Robinson Lumber. «Supone un enorme ahorro de tiempo».
Además del ahorro de tiempo, el cambio también supuso que la gestión de las facturas pasara a recaer íntegramente en el departamento de contabilidad, lo que permitió al equipo de operaciones de ventas centrarse en los pedidos y la logística.
A pesar de la compleja estructura de Robinson Lumber (que incluye dos sistemas ERP y necesidades de integración personalizadas), Rillion logró que todo funcionara. Nuestra plataforma ahora conecta perfectamente todos los sistemas y ofrece un centro centralizado para la visibilidad de las facturas, lo que mejora la preparación para las auditorías y reduce el trabajo manual.
Eric lo expresa mejor:
«Al haber eliminado en gran medida el factor humano, diría que la precisión en la correspondencia de órdenes de compra ha aumentado considerablemente en comparación con antes. Le planteamos a Rillion un reto difícil, y superaron mis expectativas».
Lee el caso práctico completo aquí.
El Grupo Renta crea un proceso de compra a pago preparado para el futuro con Rillion
Renta Group, una empresa finlandesa de alquiler de equipos en rápido crecimiento, necesitaba ampliar sus operaciones internas al mismo ritmo que sus ingresos. Con múltiples proyectos en marcha al mismo tiempo y una rápida expansión en curso, el equipo financiero de Renta se enfrentaba a una presión cada vez mayor para optimizar tanto el proceso de compras como el de tramitación de facturas.
Para resolverlo, recurrieron a Rillion. Al automatizar todo el proceso de compra a pago a través de la plataforma SaaS de Rillion, Renta logró integrar las compras de equipos, la gestión de contratos y la tramitación de facturas en un único sistema centralizado.
«Ahora todas nuestras compras de equipamiento se gestionan a través de Rillion, y cada una de ellas se compara con presupuestos preaprobados y específicos para cada categoría», explica Lauri Matikainen, directora financiera. «Esto nos proporciona una visión en tiempo real de los presupuestos de inversión y las entregas, lo que facilita enormemente la planificación y la gestión de la tesorería».
Rillion no solo proporciona al equipo de Lauri una mejor supervisión, sino que también facilita la toma rápida de decisiones y se ajusta al objetivo de Renta de convertirse en líder digital en su sector.
Renta considera a Rillion no solo como un proveedor de software, sino como un socio a largo plazo en la creación de procesos adaptables.
Lauri explica: «Para nosotros es importante que nuestro proveedor de soluciones actúe también como nuestro socio de desarrollo. Desarrollamos continuamente nuestros procesos en colaboración con Rillion. A medida que las necesidades cambian con nuestro crecimiento, una alianza estratégica y una solución flexible que crezca con nosotros respaldarán nuestro negocio a largo plazo».
Lee el caso práctico completo aquí.
Cómo se integra la IA de Rillion en tu flujo de trabajo actual
Rillion está diseñado para integrarse con los sistemas y procesos que ya tienes, por lo que no tendrás que desinstalar nada ni reconstruir tu flujo de trabajo desde cero. Nosotros nos adaptamos a tu proceso de contabilidad de proveedores, y no al revés.
Así es como se hace:
1. Integración perfecta con los sistemas que ya utilizas
Rillion incluye integraciones seguras y preconfiguradas con más de 50 de los principales sistemas ERP del mundo, entre los que se encuentran NetSuite, Microsoft Dynamics, SAP y Sage. Esto te permite sincronizar listas de proveedores, planes de cuentas y otros datos financieros esenciales con Rillion en tiempo real.
Sin embargo, en lugar de sustituir su sistema, Rillion funciona en paralelo con él. Así, cuando se registra, se clasifica o se aprueba una factura en Rillion, los datos se transfieren directamente a su ERP, de modo que todo permanece actualizado.
De este modo, los equipos de finanzas y de TI dedican menos tiempo a gestionar sistemas independientes y más tiempo a trabajar con datos limpios y coherentes.
2. Rápida implementación con una intervención mínima del departamento de TI
Empezar a utilizar Rillion no lleva meses. Al tratarse de una solución basada en la nube y diseñada para ofrecer flexibilidad, podrás tenerla en funcionamiento en tan solo unos días o unas semanas, dependiendo de la complejidad de tu negocio.
Hemos implementado Rillion en miles de clientes, por lo que nuestro proceso de incorporación está bien estructurado, es práctico y está diseñado para facilitar las cosas. Nuestro equipo te ayuda a configurar el sistema en función de tu flujo de trabajo, con la menor intervención posible por parte de tu personal de TI.
De esta forma, tu equipo podrá empezar a disfrutar rápidamente de las ventajas de la automatización de la contabilidad de proveedores, sin necesidad de modificar los procesos actuales.
3. Seguridad y cumplimiento normativo integrados
Los equipos financieros necesitan sistemas en los que puedan confiar, y hemos creado Rillion pensando precisamente en eso. Nuestra plataforma funciona en un entorno seguro basado en la nube e incluye controles integrados para garantizar que su proceso de cuentas por pagar sea transparente y cumpla con la normativa de principio a fin.
Por ejemplo, Rillion registra todas las acciones realizadas en una factura en un registro de auditoría con marca de tiempo, por lo que siempre dispondrás de un registro claro para controles internos o auditorías externas, y los permisos basados en roles garantizan que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o aprobar las facturas.
Rillion también cumple con normas específicas del sector, como SOC 1, SOC 2, HIPAA y el RGPD, por lo que puedes estar seguro de que tus datos se gestionan con el máximo nivel de seguridad, independientemente del sector al que pertenezcas.
4. Compatibilidad con múltiples entidades y ubicaciones
Rillion está diseñado para ayudar a las empresas que operan en múltiples entidades, divisas o ubicaciones. Todo se gestiona en una única plataforma centralizada, por lo que no necesitas herramientas independientes para gestionar cada parte de tu organización.
Nuestro sistema permite configurar un número ilimitado de entidades jurídicas, cada una con sus propias normas, flujos de trabajo y estructuras de aprobación. Al mismo tiempo, los responsables financieros obtienen una visión global del gasto en toda la empresa, tanto si analizan una sola entidad como si contemplan el panorama general.
A medida que tu empresa crece, Rillion se adapta a tus necesidades. Simplifica el proceso de contabilidad de proveedores y te ayuda a gestionar la complejidad sin aumentar los gastos generales.
IA que simplifica la gestión de las cuentas por pagar
Tu proceso de contabilidad de proveedores no tiene por qué verse ralentizado por la introducción manual de datos, las aprobaciones retrasadas o los constantes seguimientos. Con la inteligencia artificial, tu equipo puede trabajar más rápido, cometer menos errores y centrarse en las tareas que realmente contribuyen al negocio.
En Rillion, hemos configurado la inteligencia artificial para que se encargue de las tareas más pesadas: desde la captura de datos de facturas y la conciliación de órdenes de compra hasta la predicción de códigos, el envío de aprobaciones y el señalamiento de excepciones. Todo funciona en un único sistema unificado, por lo que no es necesario gestionar sistemas independientes ni desarrollar lógicas personalizadas.
Funciona nada más sacarlo de la caja.
Si estás listo para simplificar tu proceso de contabilidad de proveedores y liberar tiempo a tu equipo, solicita una demostración con Rillion para verlo en acción.
IA para la gestión de cuentas por pagar | Preguntas frecuentes
1. ¿Para qué se utiliza la IA en la gestión de cuentas por pagar?
La IA en la gestión de cuentas por pagar ayuda a automatizar las tareas que suelen llevar más tiempo, como leer los datos de las facturas, cotejarlas con los pedidos de compra y los recibos, predecir cómo deben clasificarse, gestionar los procesos de aprobación y detectar entradas duplicadas o fraudulentas. Funciona en segundo plano para agilizar los procesos, reducir el trabajo manual y facilitar el proceso de gestión de cuentas por pagar de principio a fin.
2. ¿Cómo mejora la IA el proceso de gestión de cuentas por pagar?
La IA mejora el proceso de contabilidad de proveedores al encargarse de las tareas repetitivas que ralentizan a los equipos. Captura los datos de las facturas automáticamente, sugiere la clasificación contable basándose en el historial y envía las facturas a las personas adecuadas para su aprobación. Además, mantiene todo visible y bajo control, de modo que los equipos financieros no tienen que estar pendiente de las actualizaciones ni corregir errores más adelante.
3. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar la inteligencia artificial para automatizar la gestión de cuentas por pagar?
Gracias a la IA, los equipos de contabilidad y pagos ahorran tiempo, reducen los errores y obtienen un mayor control sobre sus procesos. La IA elimina la introducción manual de datos, agiliza los procesos de aprobación y ofrece información en tiempo real sobre qué facturas están pagadas, pendientes o marcadas. Además, ayuda a los responsables financieros a tomar decisiones más rápidas y fundamentadas, ya que no tienen que recopilar datos de múltiples fuentes.
4. ¿Sustituye la IA a los puestos de trabajo en el departamento de cuentas por pagar?
No. La IA no sustituye a las personas. Solo se encarga de las tareas rutinarias para que los equipos de contabilidad y pagos puedan dedicar más tiempo a tareas de mayor valor, como analizar los gastos, mejorar el flujo de caja, realizar auditorías y fortalecer las relaciones con los proveedores. La IA funciona como un asistente útil, no como un sustituto.
5. ¿Qué grado de precisión tiene la IA en la captura de datos de facturas?
Por lo general, la IA es bastante precisa a la hora de recopilar datos. Por ejemplo, la IA de Rillion recopila datos de facturas con una precisión de alrededor del 97 %, y sigue mejorando con el tiempo. Aprende de tus facturas anteriores, por lo que cuanto más la uses, más precisa será. Eso se traduce en menos errores, menos correcciones manuales y un proceso más fiable en general.
6. ¿Es difícil implementar la inteligencia artificial en la gestión de cuentas por pagar?
Con Rillion no es nada difícil. Nuestra plataforma está basada en la nube e incluye integraciones preconfiguradas, por lo que podrás empezar a utilizarla rápidamente sin necesidad de rediseñar tus sistemas. Te guiamos a lo largo del proceso de instalación y te ayudamos a configurarlo todo para que se adapte a tu flujo de trabajo, lo que reduce al mínimo la carga de trabajo de tu equipo de TI.
7. ¿Cuál es la diferencia entre la automatización tradicional y la gestión de cuentas por pagar basada en la inteligencia artificial?
La automatización tradicional sigue reglas fijas, como «Si la factura X es del proveedor Y, envíala al responsable de aprobación Z». Funciona, pero solo dentro de esas reglas. La automatización del proceso de contabilidad de proveedores basada en la inteligencia artificial, como la que ofrece Rillion, va más allá al aprender del comportamiento real y adaptarse a él. Puede sugerir la clasificación contable basándose en patrones, gestionar excepciones y mejorar a medida que procesa más facturas, lo que hace que el sistema sea más inteligente y eficiente con el tiempo.
