Toimitusketjun läpinäkyvyys hankinnasta maksuun -prosessissa
Published on: 22 maaliskuun 2018
Tuomme mielenrauhaa
ostolaskuprosesseihin
Löydä lähin Rillion toimistosi
Schetelig Oy on osa Schetelig-konsernia. Schetelig-konserni on puutarha-alan monitoimiyhtiö, jonka toiminnot on jaettu kolmeen liiketoiminta-alueeseen: Ammattiviljely, Viheralue ja Koti & Puutarha. Konserni on perheyhtiö, joka palvelee kaikkia puutarha-alan ammattilaisia jo viidennessä polvessa. Konsernin liikevaihto 2020 tilikaudella oli 52M EUR ja konserni työllistää 184 työntekijää Suomessa ja ulkomailla.
Tämä vaikeuttaa organisaation suorituksen mittaamista hankinnasta maksuun -prosessissa. Mikäli hankintasääntöjen ja kulujen kontrolloinnin vaikutusta ei pystytä mittaamaan, on niiden vaikutus todennäköisesti minimaalinen. Organisaatio ei myöskään havaitse missä ja milloin hankintakäytännöt eivät toimi.
Yksinkertainen ratkaisu näihin haasteisiin on hankinnasta maksuun -järjestelmä. Alla käymme läpi joitakin niistä haasteista joita läpinäkyvyyden puute voi aiheuttaa, sekä kuinka hankinnasta maksuun -ratkaisu voi auttaa asiassa.
Lue koko postaus
Epäilyttävien toimittajien tunnistaminen
Suurimpia läpinäkyvyyden puutteen aiheuttamia haasteita on vilppi, jota voi tapahtua esimerkiksi laskujen duplikaattien tai huijaussähköpostien kautta. Hankinnasta maksuun -järjestelmä mahdollistaa epäilyttävän toiminnan huomaamisen ja eliminoi yleisimmät tilaisuudet huijauksille. Hankinnasta maksuun -ratkaisu voi suojella yritystä huijauksilta keskittämällä hankinnat, ostolaskut ja ostotilausten täsmäytyksen, sekä tarjoamalla helpon pääsyn kaikkeen tietoon yhdeltä alustalta.
Toimitusketjun läpinäkyvyys tukee myös hyviä suhteita toimittajiin
Haasteena on myös varmistaa, että organisaatiossa kaikki tilaavat vain hyväksytyiltä toimittajilta. Ilman täyttä läpinäkyvyyttä on lähes mahdotonta estää ennalta hyväksymättömiltä toimittajilta ostaminen. Hankinnasta maksuun -ratkaisu varmistaa hankinnan sääntöjen mukaisen ostamisen tarjoamalla yhden hankintakanavan. Tämä auttaa pitämään toimittajat tyytyväisenä varmistamalla sovitut tilausmäärät, joka taas mahdollistaa hinnanalennusten neuvottelun. Ja kun toimittajat eivät enää tuota yhtä suurta lisäarvoa (johtuen mahdollisista hintojen muutoksista, tuotevalikoiman rajoittumisesta, tai yrityksen omien tavoitteiden muuttumisesta), hankinnasta maksuun -ratkaisu kertoo milloin on aika neuvotella sopimus uusiksi.
Viiveiden välttäminen
Lopulta haasteena läpinäkyvyyden puuttumisessa on maksujen viivästyminen. Maksamista hidastaa tiedon kerääminen monista eri lähteistä, sekä tiedon arvioiminen ja manuaalinen hyväksyminen. Hankinnasta maksuun -ratkaisu keskittää tiedon, vapauttaen hankintaosaston tulipalojen sammuttelusta. Tämä taas auttaa organisaatiota suorittamaan maksut ajallaan, jonka ansiosta on helpompaa neuvotella hintojen alennuksia.
Suorituksen mittaaminen
Hankinnasta maksuun -ratkaisu auttaa saavuttamaan täyden läpinäkyvyyden toimittajaketjuun. Oikea hankinnasta maksuun -ratkaisu tallentaa ja raportoi tietoa automaattisesti. Järjestelmä toimii ainoana kanavana kaikille ostolaskuille ja ostotilauksille, joka auttaa pysymään täydessä kontrollissa ja antaa näkyvyyden koko prosessiin.
Hankinnasta maksuun -ratkaisun tuoman läpinäkyvyyden ansiosta yritykset voivat myös mitata suoritusta, sekä mahdollistaa paremman yhteistyön taloushallinnon ja hankinnan välillä.
Lisää luettavaa
