Ineffektiva inköp kostar – tre tips på förbättring

Aavas önskan är att synliggöra organisationens inköp med hjälp av Rillions moderna P2P lösning. Även om förändringen är driven av ett verksamhetsstöd är det mekanismerna bakom som spelar den avgörande rollen. Interaktionen mellan människor och olika organisationer och hur de skapar nya arbetssätt är avgörande för framgången.

Aava gick in i förändringsarbetet med en strategi och attityd för att skapa en rungande framgång. Så vad kan andra organisationer lära av dem?

Purchase-to-pay (från inköp till betalning)

Upphandlingar och inköp är en stor del av företags verksamhet, och beroende på bransch kan de utgöra så mycket som 75 % av nettointäkterna. Företag som inte kan kontrollera och styra sina inköp går ofta miste om en stor besparingspotential. Inköp kan ske från många olika leverantörer och på olika sätt, inte sällan via leverantörens egen portal eller handelsplats vilket ger en undermålig insyn i de volymer och kostnader dina inköp motsvarar.

Företag som har ett inköpssystem kan kontrollera ordern innan den är lagd vilket säkerställer att avtal och villkor följs samtidigt som statistik finns tillgänglig för uppföljning och analys. Matti Junttonen, kundansvarig för Aava, uppger att många företag investerar i ett inköpssystem för att få insyn i processen och dess konsekvenser.

”Ett inköpssystem tydliggör vad som köpts, från vilken leverantör och till vilket pris. Informationen kan användas för att förhandla villkor och rabatter hos leverantörer och du får en kontrollerad och överskådlig process som hela tiden kan optimeras och förbättras. ”

Aava Medical Center: inköp blir strategiskt viktiga för den operationella verksamheten

Aava Medical Center valde Rillions P2P lösning för att bättre kunna kontrollera och övervaka inköpen samt automatisera såväl inköpsprocessen som efterföljande fakturahantering. Båda processerna utförs i ett och samma system.

Virpi Hentunen, CFO på Aava, berättar att den nya lösningen är en del av en större förändring i syfte att skapa en organiserad inköpsfunktion. De bygger organisationen och arbetssättet med inköp som bas och hoppas öka förståelsen för inköpets betydelse. ”Inköp är en viktig del av vår värdekedja, och vi vill öka medvetenheten och förståelsen för hur det påverkar vår operationella verksamhet. Rillion är ett verktyg och stöd i den resan vi gör”, beskriver Hentunen.

En teknisk lösning är en förutsättning

Rillions konsult Miikka Suikki instämmer i hur väl Aava attackerade problemet och anammade förändringen. En teknisk lösning är en förutsättning men inte tillräckligt för att optimera P2P processen, det är när företag tar chansen och förändrar arbetssätt som de stora effekterna uppnås. Suikki poängterar:

”Ett nytt system möjliggör aktiviteter som inte kunnat ske tidigare, men istället för att automatisera tidigare arbetssätt, kan ett nytt system öppna upp för oanade förbättringsmöjligheter”

För tillfället köper Aava in sjukvårdstillbehör, mediciner och kontorsmaterial via Rillions system. Värdet på Aavas inköp ligger på ca €45 miljoner per år och förändringen är lika omfattande. De har satt tydliga mål som innehåller kostnadsbesparingar och transparens under hela processen. Systemimplementationen var en stor framgång och Hentunen ser positivt på chansen att uppnå målen de satt. ”Systemet sattes upp enligt överenskommen tidplan och vi kunde lägga beställningar från dag ett”, berättar Hentunen.

Tre hörnstenar i en lyckad implementation

Med Rillions P2P lösning, kan Aava idag göra sina inköp från sitt eget inköpssystem. Tidigare har det skett via leverantörernas olika portaler. ”Förändringen påverkar oss på Aava men också vårt leverantörsnätverk. Även om katalogfunktionen var ny för många leverantörer har det fungerar smärtfritt från första dagen. Men det kräver ett gott samarbete”, kommenterar Hentunen.

Aava hade identifierat tre hörnstenar för ett lyckat förändringsprojekt:

• Människor
• Kommunikation
• Kontrollerad förändring i olika faser

”Vi kom fram till att det behövs ett koncentrerat och tight team för att driva igenom förändringar av den här magnituden. I en mindre grupp är det enklare att säkerställa att alla får och tar ansvar för sina delar och känner sig motiverade”, berättar Hentunen. Aavas projektgrupp bestod av ansvariga inom olika inköpskategorier och teknisk expertis. Kategoriansvariga var också länken ut till organisationen och utbildade och informerade anställda under projektets gång.

Katja Primetta övervakade kategorierna på Aava. Hon är övertygad om att informationen bör förmedlas i små doser och till en avgränsad målgrupp. Det är också bra om all information finns samlad på ett ställe. Aava skapade en webbsida för projektet på företagets intranät innehållande all information.

Den sista hörnstenen enligt Hentunen är den kontrollerade förändringens olika faser. På Aava introduceras det nya systemet stegvis. När du tar ett steg i taget är det lättare att kommunicera förändringarna och de olika stegen under projektet blir greppbara för alla inblandade. ”Vi summerar vårt projekt genom att göra verkliga förändringar av verkliga utmaningar, utan att göra för många stora förändringar på en gång” avslutar Hentunen.

Detta är en översättning av den finska artikeln som publicerades i Kauppalehti den 30 maj. Läs den finska versionen här