Fördela kostnader till rätt fastighet

En av de största utmaningarna för fastighetsbolag är svårigheter att allokera rätt kostnad till rätt fastighet. När ändringar görs inom fastigheten, t ex renoveringar, måste kostnaden allokeras till rätt fastighet – till och med rätt utrymme och vägg. Det finns flera anledningar till detta, vilket ofta är landspecifikt, t ex avdragsgilla kostnader och olika momsregler beroende på utrymmet och hyresgästen.

Visste ni att det i Finland är väldigt olika för renoveringsprojekt ifall hyresgästen är ett apotek, jämfört med om det är en skobutik?

När fakturan för renoveringen eller servicen kommer måste AP-specialisten veta exakt vilken fastighet och vilket utrymme kostnaden tillhör. Som vi alla vet är AP-specialister grymma på sitt jobb, men de kanske inte kan alla fastigheter utantill och då dessutom vilken typ av hyresgäst som finns i just det utrymmet.

När en faktura kommer som inte har all information som krävs kan det ta mycket tid och energi för att få alla bitar på plats – vilket kunnat undvikas tidigare i processen. En av de vanligaste situationerna är små projekt där förvaltaren vill få saker gjorda snabbt och beställer över telefon. Det är snabbt och lätt för förvaltaren, men innebär oändligt mycket merarbete för AP-specialisterna. Då har man varken sparat tid eller pengar i slutändan.

Det mest effektiva sättet att få med all information är om den finns redan på fakturan. Därför är det viktigt att hela organisationen känner till utmaningarna som finns för hanteringen av leverantörsfakturor för just fastighetsbolag. Detta gäller speciellt de som är ansvariga för att beställa saker och service till fastigheterna. Det måste också finnas väldigt specifika faktureringsinstruktioner som kan skickas till leverantören. När processen är välkänd inom hela organisationen blir det mycket enklare för AP-specialisterna att göra rätt. Det ger också allra bäst förutsättningar för att EFH-lösningen används optimalt.

Projekt

Innan en ny hyresgäst flyttar in kan det behövas ett större renoveringsprojekt. Detta för att försäkra sig om att utrymmet passar hyresgästen så bra som möjligt, vilket kan innebära att väggar t ex behöver rivas eller sättas upp. Beroende på de landspecifika regelverken kan dessa renoveringar vara avdragsgilla. Renoveringen får ett eget projekt och projektnummer med specifika koder. Allt som sker för detta utrymme behöver bli kodat med samma projektnummer.

Om fakturan är korrekt märkt när den kommer in kan programvaran underlätta otroligt mycket genom automatiska flöden och AI – vilket baseras helt på projektnumret som står på fakturan. Återigen, om det inte finns ett projektnummer på fakturan och fastigheten inte heller nämns på fakturan är det väldigt tidsödande att få tag på rätt information. Med integrerad AI kan Rillion dock lära sig av historisk data, vilket hjälper till att hitta den saknade informationen.

Flera bolag

Fastighetsbolag har ofta ett holdingbolag som äger flera olika fastigheter. Varje fastighet kan i sin tur vara ett eget bolag. Detta medför ett extra lager av komplexitet eftersom kostnaderna då dessutom behöver allokeras till rätt bolag. Som med alla utgifter är det ett måste med både välplanerad förvaltning och korrekta beställningar med rätt leverantörer för att få all viktig information på leverantörsfakturan.

Det vi erbjuder på Rillion är en integrerad AI-lösning där man slipper extra integrationer. Avläsningen sker på några sekunder och förslagen är färgkodade. I inställningarna kan man skräddarsy vilka projekt och leverantörer som ska innefattas och även ifall du vill ha alla förslag eller bara de med högst sannolikhet. Med anledning av specifika krav kan det vara bra att exkludera vissa kostnader från avläsningen. Hjälp med en full kostnadsanalys finns tillgänglig och rekommenderas både under onboardingen och en tid efter implementationen.

Läs mer om AI inom fakturahantering

ERP-integrationer

EFH-lösningen är bara en del av fastighetsbolagets IT-miljö. Vi kanske inte ens behöver nämna det, men det är väldigt viktigt att integrationen mellan EFH-lösningen och affärs- eller ERP-systemet är riktigt bra, så att kommunikationen blir sömlös dem emellan. Det låter enkelt, men det krävs tid för att tänka igenom vilka datakällor som behövs och hur bra de stämmer överens mellan systemen. All leverantörs- och fakturadata behöver komma in i EFH-lösningen så smidigt som möjligt, samtidigt som de färdigkodade fakturorna behöver komma till affärssystemet lika smidigt. Detta betyder att affärssystemet behöver möjliggöra att informationen kan tas emot på rätt sätt. For att säkerställa det rekommenderar vi att man för en dialog med EFH-lösningen för att diskutera sätt att bygga integrationen.

Läs mer om fakturahantering för fastigehetsbolag