fbpx

Låt din fakturahantering bli enklare och mer effektiv. Med automatisk fakturamatchning försvinner många manuella steg i Purchase-To-Pay-processen samtidigt som kontrollen ökar.

Boka en demo

Matchning mot inköpsorder ökar automatiseringen

Innan vi går ned på djupet i vad våra lösningar för fakturahantering erbjuder för möjligheter och fördelar, så tänkte vi lägga grunden och besvara den fundamentala frågan: “Vad är en leverantörsfaktura?”

En leverantörsfaktura är en faktura som inkommit från en leverantör, alltså en verifikation för ett inköp som gjorts inom ett företag eller en organisation, svårare än så är det inte. Större företag kan ibland hantera hundratals fakturor varje dag och behöver ofta upprätta register och ta hjälp av fakturahanteringssystem för att få bättre överblick och kontroll över sin leverantörsfakturahantering.

Scrolla längst ned på sidan och läs vår FAQ för mer information om vad en leverantörsfaktura är, hur de används och hur man bokför en leverantörsfaktura eller leverantörsskuld.

Ordermatchning på huvud- eller radnivå

Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp, såväl som matchning mot kontrakt. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsorders och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen för fakturamatchning är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.

– Vi behövde ett system som kunde matcha vår tillväxt. Med Rillion är det precis vad vi har fått. Med Rillion skulle vi kunna dubbla mängden fakturor utan att behöva anställa ytterligare personal. Skalbarheten i volym och moduler var avgörande vid valet av system och oerhört viktigt för oss med den tillväxttakt vi har.

De olika nivåerna av inköpsordermatchning

Det finns olika nivåer av inköpsordermatchning: 2-vägs- och 3-vägsmatchning. Dessa nivåer syftar till hur många dokument en faktura matchas mot:

  • 2-vägs matchar fakturan mot dess motsvarande inköpsorder
  • 3-vägs matchar fakturan mot dess motsvarande inköpsorder och följesedel
  • 3-vägs matchning är den vanligast använda metoden.

För att möjliggöra automatiserad 3-vägsmatchning säkerställer vi att master data (leverantörsbokföring, inköpsorderdetaljer och följsedel/inleverans) synkroniseras mellan ERP- och fakturahanteringssystem.

Fem huvudfunktioner av Rillions fakturamatchning

  • Full automatisering “Touchless invoice”
  • Fördefinierade matchningsregler
  • Matchning på total- eller radnivå
  • Snabb och enkel avvikelsehantering
  • Enkel integration till befintligt inköpssystem

Vad innebär fakturamatchning?

Fakturamatchning avser det moment där en inkommande faktura kan kopplas till ett föregående inköp, som regel en order eller beställning. Ett vanligt begrepp inom fakturamatchning är PO-matching, vilket innebär ”Purchase Order Matching” – inköpsordermatchning på svenska. En annan vanlig matchningstyp är avtalsmatchning, vilket innebär att fakturan matchas mot ett signerat och godkänt avtal.

Effektivare fakturamatchning

Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.

Ju högre matchningsgrad – desto större tidsvinst då dessa fakturor inte behöver hanteras av din organisation utan går direkt till betalning samtidigt som du är säker på att du betalar rätt pris för det du beställt och fått levererat.

Med vår kraftfulla inköpsordermatchning upptäcks avvikelser i pris, leverans och mot den order du lagt så att du på ett enkelt sätt kan korrigera eventuella fel!

Automatisk avvikelsehantering

Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.

Matcha mot inköpsorder i annat system

Rillions inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men möjliggör även matchning mot inköpsorders mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Rillion sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsorders.

En leverantörsfaktura är en faktura som skickas från leverantören till kunden. Det är alltså en verifikation för ett inköp som gjorts från en person eller ett företag/organisation. En leverantörsfaktura måste enligt lag innehålla:
Fakturans datum
Fakturanummer
Namn och adress för leverantör och kund
Leverantörens momsregistreringsnummer
Typ av produkt eller tjänst och dess omfattning
Försäljningsdatum
Ev. förskotts- eller a conto delbetalning med specificerat datum
Enhetspris exklusive moms och ev. rabatt
Skattesats och momsbelopp, alternativt momsfri försäljning

Bokföring av leverantörsfakturor sker idag digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att en faktura registreras och konteras i ekonomi- eller affärssystemet. Ofta registreras även ett underkonto. Varje företag/organisation har sin egen grundkontoplan som anpassats efter verksamheten. Det kan vara krångligt att genomföra hela hanteringen av leverantörsfakturor i affärssystemet. Därför använder många företag ett separat system för fakturahantering. Rillion är ett exempel på ett sådant system.

2-vägsmatning innebär att fakturan matchas mot dess underliggande inköpsorder
3-vägsmatchning innebär att fakturan matchas mot underliggande inköpsorder och följesedel/inleverans

Det allra vanligaste är att matcha en leverantörsfaktura mot inköpsorder, gällande beställd kvantitet (antal) och pris per enhet. Fakturamatchning kan ske på rad- eller totalnivå.

Många fakturahanteringssystem erbjuder också möjlighet att matcha fakturor mot avtal. Det är särskilt fördelaktigt för återkommande eller s.k. periodiska fakturor, där samma tjänst eller vara faktureras månadsvis till ett visst avtalat belopp. Förutsatt att beloppet överensstämmer med ett redan attesterat avtal, kan dessa fakturor godkännas av systemet och skickas för betalning – helt utan manuell handpåläggning.

Våra kundcase

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss om era utmaningar så hittar vi en lösning som passar er verksamhet.