Manuella processer för hantering av leverantörsfakturor är som regel ineffektiva, i synnerhet om företagets alla leverantörsfakturor kommer in på olika sätt och i olika kanaler. Att därefter hantera och få attest på fakturor, inköpsordrar och personalens utlägg är resurskrävande och ger en långsam process.
Att manuellt stansa in fakturainformation ökar risken för fel i de data som ligger till grund för den ekonomiska rapporteringen. Att begära in attest från rätt person är tidskrävande och kan ge upphov till försenade betalningar.
Detta är inte bara ett problem för ekonomiavdelningen, utan även för inköpsavdelningen som kan få problem med relationen till leverantörerna. Den kund som ofta betalar för sent riskerar att mista eventuella rabatter och vid mycket sena betalningar kan extra påminnelse- och inkassoavgift tillkomma.