Vad har alla företag gemensamt? De behöver hantera leverantörsfakturor, oavsett storlek.
Utan en ordentlig process kan det lätt bli stökigt och risk för sena betalningar.
Här går vi igenom hur elektronisk hantering av leverantörsfakturor hjälper dig att minska fel och risker, samtidigt som det gör jobbet så mycket snabbare.
Så fungerar elektronisk hantering av leverantörsfakturor
Skanna och tolka
Inkommande fakturor tolkas automatiskt och fakturadata registreras. Datan extraheras intuitivt med hjälp av OCR- och AI-teknologi, oavsett om formatet är papper, PDF, XML, Word eller ett annat digitalt format. Pappersfakturor skannas först, antingen inhouse eller via en extern servicebyrå.
Tolkningsfunktionen identifierar varje faktura efter leverantör och samlar in all nödvändig information – leverantörsdata, referens, belopp och moms. Systemet föreslår ett attesteringsflöde baserat på leverantörsreferens och fördefinierade regler.
Attestera
Fakturorna skickas automatiskt ut i ett attestflöde, baserat på förinställda regelverk eller AI-genererade flödesförslag. Om ni använder vårt AI-stöd för automatisk kontering, genereras även ett konteringsförslag. Attestanten får ett mail om att det finns fakturor att godkänna. Själva attesten görs i ett klick, från dator eller mobiltelefon. Systemet skickar ut automatiska påminnelser vid behov.
När fakturan är slutgodkänd förs den över till affärs- eller ekonomisystemet för bokföring och betalning. Ni väljer själva om slutgodkända fakturor skall åter till administratören för slutlig granskning eller om de förs över till affärssystemet automatiskt efter slutlig attest.
Vid avvikelser kan fakturan skickas tillbaka till administratören eller annan lämplig person. Det är enkelt att göra noteringar som följer med fakturan och blir synliga för alla som behöver kontrollera transaktionen. All kommunikation om fakturan kan alltså skötas inom plattformen.
När eventuella avvik har hanterats, överförs fakturadata till ERP-/ekonomisystem för bokföring och betalning.
Matcha
Informationen i fakturan kontrolleras automatiskt mot underliggande inköpsorder (PO), leveransbekräftelse och/eller avtal för att säkerställa att alla relevanta detaljer, såsom pris och antal beställda varor matchar.
Det minskar risken för att felaktiga fakturor går obemärkt förbi och eventuellt betalas. Om fakturan har en PO och den matchar med underliggande order skickas fakturan till affärs- eller bokföringssystemet för registrering och betalning. Det innebär att du får en process helt utan manuell hantering.
Om en eller flera detaljer inte matchar bestämmer systemet ett lämpligt flöde för att granska fakturan. Det innebär att du bara kommer att lägga tid på avvikelser.
Integration till ekonomisystemet
Godkända fakturor överförs automatiskt till ditt affärs- eller ekonomisystem för bokföring och betalning. När betalningen har genomförts förs betalningsdata tillbaka till Rillion där all dokumentation om transaktionen arkiveras.
Därför bör du hantera leverantörsfakturor elektroniskt
Manuella processer för leverantörsfakturahantering är som regel ineffektiva, i synnerhet om företagets alla leverantörsfakturor kommer in på olika sätt och i olika kanaler. Att därefter hantera fakturor och få dem attesterade manuellt, är en resurskrävande och långsam process. Många fakturor behöver även matchas mot inköpsorder, vilket ytterligare fördröjer arbetet.
Att manuellt stansa in fakturainformation ökar risken för fel i de data som ligger till grund för den ekonomiska rapporteringen. Att begära in attest från rätt person är tidskrävande och kan ge upphov till försenade betalningar.
Detta är inte bara ett problem för ekonomiavdelningen, utan även för inköpsavdelningen som kan få problem med relationen till leverantörerna. Den kund som ofta betalar för sent riskerar att mista eventuella rabatter och vid mycket sena betalningar kan extra påminnelse- och inkassoavgift tillkomma.
KAB Fastigheter upplever stor skillnad efter att de automatiserade sin hantering av leverantörsfakturor med Rillion. Anita Ottosson, CFO, säger:
– Vi känner nu att vi har total kontroll över flödet och hanteringen av fastighetsmomsen. Att gränssnittet är väldigt lättöverskådligt är också en viktig del, liksom det engagemang och support vi får från Rillion.
Fördelar med elektronisk leverantörsfakturahantering
Ett centraliserat digitalt system som tar emot alla inkommande fakturor är första steget i effektiviseringsarbetet. I stället för att manuellt registrera data från leverantörsfakturorna i ett exceldokument eller direkt i ekonomisystemet, tar den digitala lösningen för leverantörsfakturahantering hand om detta arbete. Fakturorna skannas och tolkas sedan automatiskt av systemet.
Spara tid
Automatisering av leverantörsfakturahantering gör dina processer snabbare och mer effektiva genom att eliminera många av de manuella stegen – inmatning av faktura-data, attesteringsflöden och matchning mellan fakturor, PO, avtal och leveransbekräftelser. Det minskar antalet manuella åtgärder, vilket minskar tiden som läggs på varje faktura.
Minska kostnader
Automatiserad leverantörsfakturahantering minskar kostnaderna för att hantera fakturor, vilket sparar både tid och resurser på flera nivåer. Automatisering hjälper inte bara till att minska arbetskostnaderna genom att eliminera manuella processer och kostnaderna för dokumentlagring, porto, fakturaproduktion etc. där ni istället kan fokusera på mer värdefulla uppgifter, det minimerar också risken för bedrägeri och dyra fel i manuell hantering.
Öka kontroll
Elektronisk fakturahantering gör det möjligt att se hela fakturaflödet i realtid samtidigt som du får tillgång till ett digitalt fakturaarkiv för att se alla tidigare fakturor med komplett spårbarhet – när fakturan kom, vem som hanterade den, var den skickades, vem som godkände den – med möjlighet att lägga till kommentarer till den.
Förbättra noggrannhet
Risken för mänskliga fel och betalningsfel, såsom dubbletter eller bedrägliga fakturor, minskar eller elimineras helt. Genom att matcha fakturorna mot PO, avtal och leveransbekräftelser tidigt i processen kan felaktiga betalningar upptäckas innan de godkänns.
Förbättra effektivitet
Genom att automatisera din hantering av leverantörsfakturor förenklas och effektiviseras attesteringsflödet med minskade godkännandetider och ökad produktivitet. Det hjälper dig att undvika sena betalningar samt identifiera och undvika flaskhalsar.
Rillions lösning för elektronisk fakturahantering kan integreras med befintliga ERP-system, bokföringssystem och andra finansiella system, vilket skapar ett ännu smidigare och effektivare arbetsflöde.
Öka efterlevnad
Efterlevnadsregler är inbyggda i Rillion, vilket hjälper till att skapa en helt transparent process för att spåra och förhindra vanliga risker och fall av bedrägeri. Till exempel kan systemet markera dubbletter, extra avgifter och misstänkta aktiviteter.
Testa molnbaserad leverantörsfakturahantering med Rillion
Att implementera en modern lösning för hantering av leverantörsfakturor är inte speciellt tidskrävande och med ett flexibelt system är det möjligt att även automatisera komplexa attestflöden. Om du väljer elektronisk fakturahantering i molnet, krävs dessutom minimalt med interna IT-resurser när lösningen skall implementeras.
För organisationer som vill öka produktiviteten och sänka hanteringskostnaden för sina leverantörsfakturor, så är elektronisk fakturahantering vägen framåt. En digital lösning för att hantera fakturor ger också andra fördelar såsom bättre kontroll och sökbarhet bland fakturor under hela processen. Att inte ta steget över till automatiserad fakturahantering kan på sikt bromsa tillväxten och påverka vinstmarginalen negativt.
Vanliga frågor
Hur bokför man en leverantörsfaktura?
Bokföring av en leverantörsfaktura sker digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att en faktura registreras och konteras i ekonomi- eller affärssystemet. Ofta registreras även ett underkonto. Varje företag/organisation har sin egen grundkontoplan som anpassats efter verksamheten. Det kan vara krångligt att genomföra hela hanteringen av en leverantörsfaktura i affärssystemet. Därför använder de flesta företag ett separat system för fakturahantering. Rillion är ett exempel på ett sådant system.
Hur bokför man en delbetalning av en leverantörsfaktura?
Det finns olika metoder för att bokföra en leverantörsfaktura. Om du använder fakturametoden bokförs ett inköp på fakturadatum och blir då en leverantörsskuld. Sedan registreras delbetalningarna var för sig efter hand som de kommer in.
Om du använder kontantmetoden bokförs en leverantörsfaktura först vid betalning. Det innebär att varje delbetalning bokförs separat på olika datum. Endast företag med en omsättning som uppgår till maximalt ca 3 miljoner SEK/år får använda sig av kontantmetoden.
Hur mycket kostar det att hantera en faktura?
Hantering av leverantörsfakturor är ett tidskrävande arbete där många detaljer behöver kontrolleras och godkännas – ofta av flera personer. Hanteringskostnaden per faktura utgörs av den – tid som personalresurser lägger på att kontrollera, processa och slutligen betala fakturan. För de flesta organisationer blir det billigare att investera i ett system som automatiserar hela eller delar av leverantörsfakturahanteringen.
Hanteringskostnad per faktura skiljer sig mellan olika företag och organisationer. Den beror på total fakturavolym, vilken sorts fakturor man tar emot och vilket systemstöd man har. En försiktigt estimering är att det vid helt manuell hantering av pappersfakturor kostar mer än 100 kr/faktura medan en e-faktura där de alla manuella moment automatiseras av ett system kan kosta ner till 5 kr/faktura.
