fbpx
Når Lovpakken til digital opbevaring af bilagsmateriale træder i kraft 1. januar 2023, kommer der nye rutiner i bogholderier og regnskabsafdelinger i virksomhederne landet over. Det stiller krav til dit elektroniske fakturahåndteringssystem og digitale arkiv.
En af de mest markante ændringer i forhold til nu er nemlig, at du fremover ikke længere må opbevare fakturaer og bilag fysisk. Med andre ord er æraen med reoler fyldt med ringbind forbi. Samtidig skærpes dokumentationskravene, så du bl.a. skal være i stand til at dokumentere godkendelsen af hvert enkelt faktura og redegøre for alle kontrolspor og kontaktpunkter i den samlede transaktion.

Læs hele artiklen

For de mange virksomheder, som allerede har et system til elektronisk fakturahåndtering, der er fuldt integreret med deres økonomisystem, medfører lovpakken i praksis ikke nogle ændringer af deres eksisterende rutiner.

Men de virksomheder, der endnu ikke har taget skridtet fuldt ud og fået implementeret mere effektive rutiner til scanning, godkendelse og arkivering af fakturaer, har nu en meget konkret anledning til at skabe mere tidssvarende arbejdsrutiner.

Udover at I kommer til at overholde gældende lovgivning, får I også udnyttet jeres interne ressourcer bedre, nedbragt fejlraten, optimeret betalingsflows og begrænset mulighederne for fx fakturasvindel.

digitalisering af eksisterende processer, fx fakturascanning

Der kan være mange grunde til, at din regnskabsafdeling overvejende bygger på manuelle processer. Måske har I et ældre økonomisystem (fx NAV, C5 eller AX), hvor det har været enkelt og pragmatisk at løbende tilpasse de manuelle rutiner til jeres skiftende behov, fordi økonomisystem har været “konstanten” i det samlede setup. Ja, måske er jeres system så gammelt, at det ikke længere er muligt at få opdateringer og support?

Pludselig banker virkeligheden på døren. Det er Lovpakken til digital opbevaring af bilagsmateriale et godt eksempel på. Transformationen fra velkendte, manuelle rutiner til en digital platform med en meget høj automatiseringsgrad kan pludselig virke helt uoverskuelig.

Der er både et teknologisk spor og et menneskeligt spor, som skal gå hånd i hånd, for at du får en smidig proces og lykkes bedst muligt med dit fremtidige setup. Det er en helt ny måde at tænke fx fakturagodkendelse og arkivering af bilag på, og det kan være svært at forestille sig, hvordan en høj grad af automatisering virker, og hvor mange afledte fordele, der er udover blot at opfylde de aktuelle lovkrav ift. skærpede og mere detaljerede dokumentationskrav samt kravet om digital arkivering.

Sådan bliver du klar til den nye lovpakke på regnskabsområdet

Der er altså tale om noget helt andet end blot end digitalisering af eksisterende processer. Mange af de enkelte rutiner vil være 100 % automatiserede og uden menneskelig indblanding (fx fakturascanning, digitalisering og datafangst af papir-/pdf-fakturaer samt matchning mellem tilbagevendende fakturaer og en kontrakt).

Selve arkiveringen er søgeordsbaseret, så du i stedet for at “lede efter” en faktura eller et bilag i et mappehierarki blot indtaster søgeord eller bruger filtre på de parametre, der gør det lettest for dig at finde den eller dokumenter, du skal bruge. Hvor og hvordan de enkelte dokumenter bliver gemt og arkiveret, skal du slet ikke bekymre dig om – det sker helt automatisk.

Samtidig får dine regnskabsmedarbejdere mulighed for at bruge deres ressourcer og faglighed på udvikling og kontrol i stedet for som nu at indtaste tal og flytte data fra et system til et andet. Arbejdet med din revisor bliver også enklere og mere effektivt.

Så alt i alt er Lovpakken til digital opbevaring af bilagsmateriale en “blessing in disguise”, som sætter fart på digitalisering, skalering og effektivisering hos de virksomheder, der endnu ikke er kommet helt i mål med den digitale rejse.

Kontakt Rillion, hvis du vil høre mere om dine muligheder, og hvordan du kommer hurtigt og trygt i gang med den digitale transformation.

Flere spændende artikler