fbpx

Yrityksille on tärkeää, että kaikkia erilaisia dokumentteja pystytään seuraamaan keskitetysti. Säilyttämisen lisäksi dokumenttien on oltava oikeiden ihmisten tavoitettavissa oikeaan aikaan. Laskujen ja maksujen osalta organisaation on usein pystyttävä näkemään kustannusten takana olevat asiakirjat. Rillion Primen ansiosta organisaatiot eivät tarvitse erillistä lisenssiä uudelle ohjelmistolle dokumenttien hallintaan, vaan ne voivat ottaa helposti käyttöön lisäosan.

Tässä blogipostauksessa Rillionin myyntijohtaja Matti Junttonen kertoo 3 tärkeintä syytä miksi kannattaa parantaa dokumenttien hallinnan kontrollia ja rakennetta.

Lue koko postaus

Onneksi ne ajat, kun asiakirjoja säilytettiin mapeissa, ovat ohi. Rillion Primen avulla yritykset voivat arkistoida asiakirjansa digitaalisesti pilveen, jolloin ne ovat saatavilla eri maista, mikä lisää turvallisuutta. Mahdollisuus hallita ja luoda asiakirjoja samalla alustalla on tärkeä lisäetu.

Rillionin myyntijohtaja Matti Junttonen on työskennellyt Rillion Documents -lisäosan parissa usean vuoden ajan. Se on osa Rillion-ratkaisua, jonka avulla asiakirjat voidaan linkittää laskuihin, sopimuksiin ja ostotilauksiin. Yritykselle, jolla Rillion Prime on jo käytössä, on lisäominaisuuden käyttöönotto erittäin kustannustehokasta ja helppoa verrattuna uuden ohjelmiston ostoon.

Junttonen kertoo, että markkinoilla oli selkeä tarve saada dokumentit digitaaliseen muotoon ja saada niistä helposti haettavia. Lisäksi oli tarve pystyä linkittämään ne muihin sovelluksiin, jotta koko prosessia voitaisiin hallita samalla alustalla.

”Rillion Documents voidaan linkittää muihin järjestelmiin, mikä tekee asiakirjojen tuonnista automaattista. Ennen organisaatioissa jouduttiin hakemaan asiakirjat manuaalisesti muista järjestelmistä, jotta voitiin tarkistaa esimerkiksi laskun tiedot. Rillion kokoaa kaiken yhteen paikkaan ja antaa käyttäjälle enemmän hallintaa ja vapautta työskennellä itselleen sopivalla tavalla.”

Junttonen listaa kolme asiaa, joita käyttäjät arvostavat eniten Rillion Documents -lisäosassa:

1. Käyttäjät voivat rakentaa oman infrastruktuurinsa

Asiakirjojen hallinnassa ei toimi ”yksi koko” -periaatteella. Yritykset työskentelevät omien prosessien ja toimintatapojen mukaisesti, joten on tärkeää, että järjestelmä mukautuu olemassa oleviin toimintatapoihin uuden lisäämisen sijaan.

Esimerkiksi Rillion Prime palvelee sekä aktiivisia että ei-aktiivisia prosesseja. Aktiivisissa prosesseissa asiakirjat ovat osa liiketoimintaprosesseja, esimerkiksi silloin, kun uusi toimittaja on hyväksyttävä. Yritykset voivat luoda erilaisia dokumenttityyppejä ja hyväksyä ne helposti käyttämällä samaa hyväksynnän työnkulun logiikkaa kuin laskujen kanssa. Rillion Documentsin avulla voit helposti muuttaa tai lisätä kenttiä, joita tarvitset esimerkiksi erityyppisten asiakirjojen nimeämiseen tai luokitteluun. Ei-aktiivisella prosessilla tarkoitamme, että yritykset voivat myös säilyttää dokumenttejaan yhdessä keskitetyssä paikassa, mutta ne eivät ole aktiivisessa käytössä.

2. Käyttäjät hyväksyvät kaiken samassa paikassa

Koska Rillion Documents voidaan linkittää muihin järjestelmiin, se antaa yrityksille myös mahdollisuuden hallita hyväksymisprosesseja suoraan järjestelmässä. Investointihakemuksia voidaan tuoda sähköposteista, ja pääsyä on helppo hallita sekä sisäisesti että ulkoisesti.

3. Käyttäjät voivat suunnitella raportoinnin etukäteen

Yleiskatsaukset mahdollistavat paremman kontrollin ja tarkastukset luovat turvallisen perustan tulevalle työlle. Selkeä rakenne ja yleiskuva mahdollistavat ennusteiden ja strategioiden tekemisen sekä kassavirran suunnittelun.

”Suurin haaste tässä lisäpalvelussa on saada asiakas näkemään oma potentiaali. Monet ihmiset työskentelevät samalla tavalla kuin on ”aina ennenkin tehty” ja uskovat virheellisesti, että uudet järjestelmät merkitsevät enemmän työtä. Rillion Documents on helppo omaksua koko organisaatiossa, vaikka pääkäyttäjät ovat yleensä talousosastolta, jota ohjaa talousjohtaja. Tietenkin olemme aina paikalla opastamassa sinua alkuun pääsemisessä, vaikka useimmille alkuun pääseminen kestää vain lyhyen aikaa, ja hyödyt tulevat esille jo muutamassa kuukaudessa”, Matti Junttonen sanoo.

Dokumenttien hallinta - Rillion Documents

Katso demo

Tällä videolla Matti Junttonen näyttää, kuinka Rillion Documents toimii.

About the author

Matti Junttonen | Testing

This is bio

Lue lisää