3 fördelar med att använda Rillion Documents för Prime

Som tur är så är pärmens dagar förbi. Med Rillion Prime kan företag enkelt arkivera sina dokument digitalt i molnet. Detta ger företag möjligheten att nå dem från olika länder med ökad säkerhet. Möjligheten att även kunna hantera och skapa dokument från samma ställe är ett plus i kanten. 

Matti har själv jobbat med dokumentmodulen i Rillion Prime i flera år. Den är en del av Rillion Prime, vilket möjliggör att man kan koppla dokument till fakturor, inköpsordrar och avtal. Fördelen är att dokumentmodulen är en del av Rillion-produkten, vilket gör det både enkelt och kostnadseffektivt att lägga till dokumentmodulen i sitt existerande system, kontra att skaffa en helt ny lösning.

Matti förklarar att de såg ett behov på marknaden att inte bara göra dokument digitala och sökbara, utan även behovet att kunna länka dem med andra applikationer för att kunna hantera hela processen i samma plattform. 

– Vi kan ta en faktura som ligger i dokumentmodulen som exempel. För att den ska kunna betalas behöver man hämta information från ett annat system, vilket ofta sker manuellt.

Vi har skapat en extra service i vårt system som ser till att man har allt på samma ställe, vilket ger användaren friheten att kunna arbeta på ett sätt som är enklare och mer skräddarsytt för deras behov. 

Här delar Matti med sig av de tre saker som användarna uppskattar mest med Rillion Documents för Prime. 

1. De kan bygga sin egen infrastruktur
   Det finns inget koncept som passar alla när det kommer till dokumenthantering. Företag arbetar med egna processer och procedurer, vilket gör att de behöver ett system som anpassar sig till existerande processer. Rillion Prime finns till exempel till för både aktiva och passiva processer. I aktiva processer är dokumenten en del av affärsprocesserna, till exempel när man behöver godkänna en ny leverantör. Organisationer kan skapa olika dokumenttyper och attestera dem genom att använda samma arbetsflöde som för fakturor. Med dokumentmodulen kan man enkelt ändra eller addera de fält man behöver för att namnge eller kategorisera olika typer av dokument. Med passiva processer menar vi att man kan arkivera alla sina dokument, även om de inte används i någon aktiv process. 
2. De attesterar allting direkt
   Eftersom Rillion Documents kan kopplas ihop med andra system finns det möjlighet för företag att hantera attestflödet direkt i systemet. Investeringsunderlag kan till exempel importeras från mejl och det är enkelt att hantera åtkomst, både internt och externt. 
3. De kan planera framåt med hjälp av rapportering
   Översikt skapar kontroll och kontroller lägger en stabil grund för framtida arbete. En tydlig struktur och översikt tillåter företag att göra forecasts och strategier för att kunna fokusera på kassaflödet. 

– Den största utmaningen jag ser med denna tilläggsprodukt är att öppna kundens sinne för att se all potential som finns. Många arbetar på samma sätt som de alltid har arbetat och en vanlig missuppfattning är att ett nytt system innebär en högre arbetsbelastning.

Rillion Documents är anpassningsbar genom hela organisationen, även om de vanligaste användarna är ekonomiavdelningen som guidas av företagets CFO. Självklart finns vi alltid här för att guida er genom övergången, men för de allra flesta går det väldigt snabbt och man ser fördelarna redan inom några månader, sammanfattar Matti.