Vad behöver du som CFO känna till om purchase to pay? Vilka trender är på gång och hur kommer företag att anpassa sig till dessa? I det här blogginlägget kommer vi att titta närmare på de fem största förändringarna som vi ser inom purchase to pay.
När det gäller det första ”p:et”, d.v.s. inköpsdelen, tänker många av oss på direkta inköp, såsom råmaterial, mjukvara och förbrukningsmaterial som behövs för att framställa de produkter och tjänster som skall säljas till kund.
Indirekta inköp, t.ex. kontorsmaterial, datorer, mobiltelefoner och diverse tjänster glöms ofta bort trots att dessa inköp är oumbärliga för den dagliga driften av verksamheten. Det är inte ovanligt att processen för att göra indirekta inköp är tidskrävande och kostar företag onödigt mycket tid och pengar. Varför är det så? Anledningen kan vara att man konsekvent underskattar tiden det tar att genomföra dessa inköp och den kostnad de faktiskt medför.
Processen från inköp till betalning (purchase-to-pay) inkluderar alla moment som behövs för att genomföra ett indirekt inköp. Det vill säga från inköpsbeslutet, till att finna en lämplig leverantör, beställa, få varan eller tjänsten levererad, ta emot fakturan, granska den och få den godkänd och betald. Det finns idag moderna system som automatiserar hela denna process på ett smidigt sätt – vilket då även inkluderar den tidskrävande hanteringen av leverantörsfakturor.
Trend 1: Vikten av att ha goda leverantörsrelationer
Vikten av att bibehålla goda relationer med sina leverantörer kommer bara att öka under de närmsta åren. Redan idag anser många att leverantörsrelationen har ett affärskritiskt värde. De minst sagt turbulenta åren bakom oss har inneburit stora förändringar i hur man ser på relationen till sina leverantörer.
Tidigare värderades framför allt hårda värden såsom pris och avtalsvillkor, men idag krävs ofta ett mer långtgående samarbete eller partnerskap med leverantörsledet. Detta gäller i synnerhet vid inköp av komplexa tjänster eller olika typer av IT-lösningar. Att bygga upp nya leverantörsrelationer tar mer tid och resurser än att vårda och behålla befintliga samarbetspartners.
En transparent och överskådlig process för indirekta inköp möjliggör djupare analys av olika leverantörer, vilket bidrar till att utveckla samarbetet med rätt aktörer – något som gynnar både kund och leverantör.
Därför bör man tänka på följande:
Möjligheten att utvärdera olika leverantörer
När information om indirekta inköp sparas i olika excel-dokument och mailkorgar, blir det omöjligt för organisationen att ta reda på vilka leverantörer som adderar mest värde till verksamheten.
Risken är stor att man missar att utveckla samarbetet med rätt nyckelleverantörer. Att enbart utvärdera leverantörer efter prisnivå kan vara den bästa strategin på kort sikt, men att kontinuerligt leta efter nya leverantörer är en tidskrävande process jämfört med att vårda befintliga partners och på så sätt uppnå bättre villkor.
Det är inte säkert att leverantörer med högst omsättning är de mest betydelsefulla för verksamheten. Ibland kan parametrar som antal ordrar eller kvaliteten på leverantörens fakturor också väga tungt vid en konkurrentanalys.
Utvärdera samarbetets lönsamhet
När man identifierat sina största leverantörer och man enkelt kan ta fram inköpsdata – förutsatt att denna finns samlad på en plats, t.ex. i ett kombinerat inköps- och fakturahanteringssystem. Då blir det möjligt att analysera vilket värde olika leverantörer tillför.
Kanske upptäcker man att många mindre beställning skulle kunna samlas i ett och samma kontrakt, hos en enda leverantör, med möjlighet till bättre avtalsvillkor som följd. Andra kontrakt bör kanske omförhandlas om villkoren inte längre är marknadsmässiga.
Inom t.ex. IT och telefoni förändras prisbild och tjänsteutbud snabbt över tid. Det blir också enkelt att spåra förändringar i pris och villkor, vilket gör att man snabbt kan agera och kontakta en leverantör när man inte längre är nöjd med samarbetet.
Gör det möjligt för organisationen att följa inköpspolicyn
Med ett digitalt system för indirekta inköp blir det enklare för hela organisationen att följa inköpspolicyn och att alltid handla av godkända leverantörer – som erbjuder fördelaktiga priser och villkor. Det blir också enklare för företagsledningen att följa upp hur stor del av inköpen som görs enligt de regler och rekommendationer som utfärdats.
Utan ett digitalt system, är det praktiskt taget omöjligt att förhindra så kallade ”vilda inköp”. När inköp koncentreras till prioriterade leverantörer, sjunker den faktiska inköpskostnaden – något som direkt påverkar resultatet på sista raden när det handlar om indirekta inköp.
Få tid att vårda leverantörsrelationerna
Sist, men inte minst, är att avsätta tid för att vårda sina relationer med leverantörer och partners. Erfarenhet visar att det kan vara svårt att få tiden att räcka till detta strategiska arbete – då det dagliga operativa arbetet upptar hela arbetsdagen.
Med en bra lösning för purchase to pay, automatiseras flera manuella steg i inköpsprocessen, vilket frigör tid för strategiskt arbete. När inköp och leverantörsfakturor hanteras i samma system blir all inköpsdata dessutom tillgänglig i realtid, vilket underlättar för inköpsavdelningen när de ska förhandla fram nya avtal.
Trend 2: Data
Vikten av att ha tillgång till data har ökat stadigt. Det finns idag inget som tyder på att behovet skulle minska, snarare tvärtom.
När en organisation gör inköp utan inköpssystem innebär det som regel att data och beslutsunderlag sparas i olika excel-filer och e-postmeddelanden. I en djungel av data är det svårt, eller rent av omöjligt, att analysera informationen. Att sammanställa inköpsdata från många olika källor är komplicerat och tidsödande.
Detta gäller i synnerhet när det rör sig om indirekt kostnader, där det görs ett stort antal inköp, men där varje transaktion är av ringa eller lågt värde. Det är vanligt att kostnaden för indirekta inköp underskattas, just för att man missar de små utgifterna som återkommer ofta under hela året.
Enligt en rapport från EY, kan optimering av de indirekta inköpen leda till besparingar på upp till 25% av inköpskostnaden för organisationer och företag.
Moderna lösningar för purchase-to-pay gör det möjligt att snabbt sammanställa och presentera data i överskådliga rapporter. Fördelen med den här typen av system är att all data – både själva inköpsordern och fakturan – finns i ett och samma system. Data från just leverantörsfakturor utgör själva grunden till kostnads- och spendanalyser.
Analysera purchase-to-pay-processen
Hur gör man en bra analys av processen från inköp till betalning? Vilka parametrar och nyckeltal bör man fokusera på? Om man känner sig osäker på hur man ska angripa uppgiften, skulle vi rekommendera att man börjar med nedanstående tre nyckeltal:
- Andel fakturor som matchas mot inköpsorder
Hur stor andel av leverantörsfakturorna har föregåtts av en inköpsorder? Om endast en liten del av fakturorna har en motsvarande inköpsorder i systemet, innebär det att organisationen gör inköp utanför systemet. Detta i sin tur gör det svårare att prognostisera kostnader i förväg och ha kontroll över kommande utgifter. - Andel automatiserade leverantörsfakturor
Hur stor andel av leverantörsfakturorna processas automatiskt (vilket som regel innebär att de kan matchas mot inköpsorder eller kontrakt)? Ju högre andel fakturor som hanteras utan manuell handpåläggning, ju lägre administrationskostnad per faktura. - Tidsåtgång för att hantera en faktura
Ta fram den genomsnittliga tidsåtgången från mottagande till betalning av en faktura. Det ger ett bra effektmått på purchase-to-pay-processen inom organisationen.
Trend 3: Minimera risker
Att ha kontroll över potentiella risker inom de finansiella processerna är affärskritiskt.
Det är ingen tvekan om att ny teknologi ger företag större möjligheter att växa och uppnå god lönsamhet. Men ny teknik ger också upphov till nya typer av bedrägerier och här går utvecklingen går snabbt framåt.
När det gäller processen från inköp till betalning, är det framför allt två kända risker som företag nu kan eliminera tack vare teknologiska framsteg:
- Undvik bluffakturor: Förekomsten av falska fakturor har ökat väsentligt under de senaste åren. Trots noggranna kontroller och revision, är det inte helt ovanligt att bluffakturor passerar genom organisationers hela attestprocess och betalas. Detta trots att det idag finns moderna verktyg som underlättar upptäckten av falska fakturor.
Enligt statistik från BRÅ anmäldes 4 810 fakturabedrägerier under första halvåret 2024, vilket är en ökning på 25 procent jämfört med samma period föregående år.
Trots vetskap om att just bluffakturor är en vanlig form av bedrägeri, uppger endast ett av fyra företag att falska fakturor skulle kunna passera igenom deras interna kontrollprocesser.
Ett sätt att minimera risken med falska fakturor är att implementera ett modernt system för hela processen från inköp till betalning. Med automatiserad matchning mot underliggande kontrakt eller inköpsorder, flaggar systemet för alla avvikelser som behöver granskas. När merparten av fakturorna hanteras automatiskt, finns mer tid att verkligen kontrollera eventuella avvikelser.
Rillions system för elektronisk fakturahantering erbjuder skydd mot bluffakturor. - Eliminera misstag från den mänskliga faktorn: När vi människor skall utföra repetitivt rutinarbete uppstår ofta manuella fel. Med ett system som automatiserar de återkommande, ”tråkiga” arbetsmomenten, som t.ex. instansning av fakturainformation, minskar antal fel dramatiskt och underliggande data blir mer tillförlitlig.
SourceToday har gjort en lista över de största problemkällorna inom purchase-to-pay-processen, där manuell registrering av fakturainformation hamnade överst. Detta arbetsmoment är också möjligt att helt eliminera med hjälp av en modern lösning för purchase-to-pay eller elektronisk fakturahantering. Kombinerat med en hög andel e-fakturor, kan man uppnå nästan 100% korrekt överföring och tolkning av data från fakturorna.
Andra områden där den mänskliga faktorn kan vara en felkälla är bevakning av förfallodatum, attest av fakturor och förnyelse eller uppsägning av avtal. Även här kan ett modernt system som digitaliserar och automatiserar dessa arbetsflöden eliminera många misstag, samtidigt som processen snabbas upp.
För att minimera fel från den mänskliga faktorn, skall processer förenklas maximalt och hela organisationen skall ha tillgång till användarvänliga stödsystem. Med rätt verktyg på plats minimeras antalet manuella fel samtidigt som processerna effektiviseras.
Trend 4: Implementera en global lösning
När ett företag har verksamhet i flera länder med olika lagstiftning, valuta och skatteregler, kan det ibland finnas skäl att använda olika, lokalt anpassade system för varje land eller marknad.
Vår erfarenhet visar dock vinsterna är små. Fördelarna med en gemensam global lösning för hela verksamheten är långt större.
Ökad automatisering med en nordisk lösning
Många verksamheter i de nordiska länderna har fått erfara att ”lokala lösningar” på andra platser i världen ofta innebär betydligt mer manuellt arbete inom leverantörsreskontra och purchase-to-pay.
Det kan alltså vara en god idé att ”rulla ut” den nordiska lösningen till övriga länder inom organisationen, i syfte att öka automatisering och effektivitet. Samtidigt höjs kvaliteten genom hela processen och på den underliggande data som sedan används i rapporteringen.
Centraliserade system ger bättre data
Just när det gäller dataunderlag och rapportering, ger centraliserade system snabbare tillgång till data och information om hela företagets purchase-to-pay-process. Det blir enkelt att jämföra nyckeltal mellan olika länder och marknader och i förlängningen bidrar detta till bättre utvärdering och utformandet av en global strategi.
Med rätt lösning kan du även analysera inköps- och leverantörsdata, vilket underlättar i arbetet med att hitta de bästa leverantörerna. Med ett gemensamt globalt system blir det möjligt att jämföra leverantörer från olika länder och därigenom styra inköpen av en specifik vara eller tjänst till rätt aktör.
Trend 5: AI och automation inom inköp
Ingen har väl undgått de senaste årens AI-boom.
Många menar att AI är en form av ökad robotisering som kommer minska behovet av mänsklig arbetskraft och i förlängningen leda till ökad arbetslöshet.
Men artificiell intelligens kan istället ses som en resurs som gör det möjligt för anställda att ägna mer tid åt värdeskapande arbete som verkligen kräver mänsklig intelligens. Det kan t.ex. vara ledarskap, kommunikation eller analys av händelser som inte går att förutse mot bakgrund av historisk data. Exempel är naturkatastrofer, olyckor eller utbrott av en pandemi.
Artificiella assistenter på ekonomiavdelningen
Idag används redan ”artificiella assistenter” inom ekonomiadministrationen, vilket minimerar antalet fel och ökar kvaliteten på underliggande data. Robotic Process Automation och machine learning är två andra exempel på AI och automation som redan används inom många verksamheter. Läs mer om artificiell intelligens inom fakturahantering.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA är första steget mot AI och automation och detta används redan av ett stort antal företag. Robotics kan förklaras som självständiga dataprogram som utför standardiserade arbetsuppgifter enligt ett uppsatt regelverk, t.ex. att kopiera och flytta data mellan två olika system.
Det är ett typiskt område där robotiseringen eliminerar tidsödande rutinarbete samtidigt som antalet fel minskar. Fel orsakade av ”den mänskliga faktorn” försvinner helt enkelt. Denna typ av automation är mycket användbar inom fakturahantering och purchase-to-pay.
Machine learning
Machine learning är ett annat vanligt begrepp som relaterar till AI och automation. Till skillnad från robotics, är machine learning en självlärande mjukvara. Denna typ av teknologi passar verksamheter som förfogar över stora datamängder där ett dataprogram kan se mönster som är tidsödande för oss människor att upptäcka.
Machine learning kan t.ex. vara mycket användbart inom hantering av leverantörsfakturor. Här kan framför allt verksamheter med stora volymer av likartade fakturor göra stora tids- och effektivitetsvinster.
Automatisera purchase-to-pay med Rillion
Att implementera ett modernt system som hanterar hela processen från inköp till betalning är idag ett vanligt sätt att komma till rätta med de problem som organisationen annars kan uppleva i samband med indirekta inköp.
Med Rillions purchase-to-pay-lösning kan du automatisera hela processen från inköp till betalning. Du kan skapa rekvistioner, automatisera inköpsorder- och avtalsmatchning och få full koll på dina kostnader och leverantörer.
Hör av dig för att veta mer om hur vi kan hjälpa dig ta kontrollen över indirekta inköp.
