Vad innebär e-faktura?
E-faktura är en förkortning för elektronisk faktura, med andra ord en digital faktura, till skillnad från en pdf- eller pappersfaktura. Ett annat närliggande begrepp är EDI-faktura, en förkortning av Electronic Data Interchange, d.v.s elektronisk dataöverföring.
En e-faktura skapas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format. Det elektroniska formatet gör det möjligt att hantera fakturan helt digitalt och helt automatiserat.
Hur fungerar e-faktura mellan företag?
Enkelt uttryckt kan man säga att all fakturadata kommuniceras digitalt och automatiserat mellan företagens affärssystem. För att denna kommunikation ska vara möjlig behöver ert bolag vara registrerad som mottagare. Som kund till Rillion behöver ni inte tänka på detta utan vi registrerar er automatiskt i t.ex. PEPPOL och andra nätverk, för att säkerställa att ni kan ta emot e-fakturor. För att kunna ställa ut e-faktura till sina kunder, behövs en tjänst för e-fakturering. Exempel på en aktör som erbjuder denna typ av tjänst är Crediflow
Vad behövs för att kunna ta emot e-faktura?
För att kunna ta emot e-fakturor behövs systemstöd med koppling till en VAN-operatör som kan skicka och ta emot olika e-fakturaformat och som har anslutning de mest använda nätverken, t.ex. PEPPOL, ELMA, NEM-handel m.fl. Som kund till Rillion behöver ni själva inte ha koll på olika format och nätverk. Vi registrerar er där det behövs och säkerställer att all information tas emot på ett korrekt sätt.
Kan det bli obligatoriskt med e-faktura?
Det korta och enkla svaret på frågan är: ja.
Det finns många fördelar med e-faktura. Att skicka och ta emot elektroniska fakturor är ett effektivt och säkert sätt att överföra fakturainformation. Många länder världen över har eller planerar att införa lagstiftning gällande användning av e-faktura.
I Sverige är det sedan april 2019 obligatoriskt att använda e-faktura för transaktioner mellan statliga myndigheter och för företag som upphandlats som leverantör till aktörer inom offentlig sektor.
I början av 2023 gick tre myndigheter samman för att främja användande av e-faktura. Skatteverket, Digg och Bolagsverket lämnade gemensamt in en formell begäran till regeringen där de föreslår att lagkravet gällande e-faktura utökas. De tre myndigheterna menar att det finns stora samhällsvinster om alla företag väljer e-faktura framför pdf- eller pappersfaktura. Detta har tidningen Balans rapporterat.
Fördelar med e-faktura
Elektronisk dataöverföring eliminerar fel skapade av den mänskliga faktorn, t.ex. vid manuell registrering av fakturadata. Och fakturadata blir tillgänglig direkt efter ankomst – varken skanning eller tolkning behövs.
Med andra ord, det går fort och blir korrekt.
Men det finns faktiskt ytterligare fördelar med e-faktura.
Det digitala formatet innebär ökade möjligheter för automatisering. Exempelvis en helt beröringsfri hantering av orderfakturor. Genom att ta emot e-faktura i ett system som även har stöd för automatisk ordermatchning kan inkommande leverantörsfakturor matchas automatiskt mot order, direkt efter att de inkommit. Hanteringen blir med andra ord supersnabb.
Minskad risk för bedrägeri med e-faktura
När man överger pappers- och PDF-fakturor och går över till elektroniskt format sker själva dataöverföringen direkt mellan två system, vilket kraftigt reducerar möjligheten skicka falska fakturor. Vid elektronisk dataöverföring lämnas alltid spår, s.k. loggar, vilket gör det mindre attraktivt för brottsutövare att använda denna kanal.
Ta emot e-faktura i Rillion One
För de allra flesta företag som använder fakturahanteringslösningen Rillion One ingår funktionalitet för att ta emot e-faktura. Det är en funktion som finns tillgänglig i systemet från start, men den behöver aktiveras av dig som kund. Den aktiveras inte per automatik när systemet implementeras.
När e-faktura-funktionen aktiveras, skickar systemet ut meddelande till alla befintliga leverantörer med en uppmaning om att skicka e-faktura. De flesta företag i Sverige upplever många fördelar med e-faktura och har därför systemstöd på plats för att ställa ut e-faktura.
Det ligger även i leverantörernas intresse att slippa hantera PDF- och pappersfakturor.
E-fakturabild i Rillion One
Trots att fakturan tas emot som en datafil, finns möjlighet att se en förenklad eller fullständig fakturabild inne i Rillion One. Vilket underlättar när administratör eller attestant skall hantera och godkänna fakturan.
Det finns olika format för visning av e-fakturabild i Rillion One.
Det är funktionalitet som utvecklats baserat på att olika kunder vill se olika saker och på olika detaljnivå. Det finns också möjlighet att skicka vidare/maila fakturabilden som en PDF.
Rillion One tar emot 100+ olika e-fakturaformat
Du som kund behöver som regel inte fundera över olika e-fakturaformat när du aktiverar funktionen. Rillion One tar emot och hanterar 100+ olika elektroniska format, vilket omfattar de flesta på marknaden.
Avslutningsvis: om du är Rillion One-kund och ännu inte aktiverat e-faktura, rekommenderar vi att du testar. Det finns så många fördelar med e-faktura om du som kund idag har ett avtal inkl. tolkning via Rillion, tillkommer inga extra kostnader. Och då har du också förberett verksamheten för framtida lagkrav gällande e-faktura. Vid frågor, kontakta oss.
Ännu inte kund hos oss? Läs mer om funktionalitet i Rillion One
