Framtidens fakturahantering är här! Automatisera leverantörsfakturorna med Rillion, så får du bättre kontroll, snabbare flöden och minskad manuell hantering. Här beskriver vi hur en modern lösning för elektronisk fakturahantering (EFH) fungerar och vilka effektivitetsvinster den ger.
Fakturaskanning
Inkommande fakturor tolkas automatiskt. Fakturadata extraheras med hjälp av OCR- och AI-teknologi, oavsett om formatet är papper eller PDF, XML, Word eller annat format. Mjukvaran som tolkar kategoriserar fakturan baserat på leverantör eller referens. All data lagras i fördefinierade fält: leverantörsdata, referens, belopp och moms. Rillions fakturahanteringssystem föreslår ett attestflöde baserat på leverantörsreferens eller fördefinerade regler.
Attestering
När det finns fakturor att godkänna får attestanten ett mail. Attestanter loggar in i Rillion från sin dator, mobil eller surfplatta. Attestanter kan även kontera (vid behov) och justera befintligt konteringsförslag. Om fakturan hamnat hos fel attestant, är det enkelt att lägga till personer i attestflödet och lägga till en kommentar som sparas och följer med fakturan. Attestflödet är flexibelt och kan anpassas till din organisation. En faktura går att dela upp på flera konteringsrader och kan skickas till olika personer. Rätt person får på så sätt åtkomst att attestera sin del. Alla fakturor kan attesteras online – via dator eller direkt i mobilen!
Matchning
Med inbyggd logik matchar Rillions fakturahanteringssystem information på fakturan (t.ex. referens) mot dina attestvägar så att fakturorna snabbt och enkelt attesteras och godkänns av rätt personer i din organisation. För att underlätta ytterligare kan du använda AI för automatisk kontering. Allra smidigast är de fakturor som kan matchas mot en inköpsorder, rekvisition eller kontrakt och inte behöver attesteras alls – utan går direkt till betalning.
Automatisk kontering
En stor del av konteringsarbetet går att automatisera med hjälp av Rillion. Det går att sätta upp mallar och regelverk för hur fakturor skall konteras, baserat på leverantör, referens eller produkt/tjänstekategori. Om ni använder vår automstiska fakturamatchning ärver fakturan kontering från underliggande order eller avtal. För omkostnadsfakturor kan konteringsarbetet automatiseras med hjälp av vår integrerade AI-motor.
ERP Integration
Attesterade fakturor överförs automatiskt till ditt ERP/bokföringssystem för betalning och bokföring. När betalningen genomförts förs betalningsdata tillbaka till Rillion där fakturan förblir sökbar.
För att få in fakturan i flödet kan du välja mellan tre alternativ:
Skanningscentral
Du ber dina leverantörer skicka både pappers- och PDF-fakturor till en ny fakturaadress som du får från oss. Vi postöppnar, skannar, tolkar och ser till att du får in dem i ditt fakturasystem för elektronisk fakturahantering, där du sedan konterar och attesterar fakturan.
Skanna fakturor själv
Pappersfakturor skannar du själv medan mailade PDF-fakturor går direkt vidare till tolkning. Informationen på fakturorna tolkas automatiskt och skickas över till Rillion. Med elektronisk fakturahantering kan du be dina leverantörer maila PDF-fakturor direkt till en e-postadress och på så sätt slippa all post- och pappershantering.
E-faktura
Som komplement till ovanstående kan du också ta emot EDI-fakturor vår lösning för digital fakturahantering. Vi samarbetar med Pagero där du ser vilka leverantörer som kan skicka EDI-fakturor och kan automatiskt ställa om från pappersfaktura till e-faktura.
Rillion är helt integrerat mot ditt befintliga ekonomisystem, vilket innebär att allt du gör i Rillion automatiskt överförs till ekonomisystemet utan manuell arbete.
Vi hämtar också automatiskt inställningar från ekonomisystemet för de register som behövs för att kunna bokföra en faktura, som t.ex. leverantörsregister, kontoplan och valutor.
Fakturan betalas från ekonomisystemet
När fakturan sedan är konterad och klar i Rillion så förs den över till ekonomisystemet för betalning.
När man inför ett digitalt system för elektronisk fakturahantering minskar hanteringstiden samtidigt som kontrollen över hela processen ökar. Risken att fakturor kommer bort minimeras och hela flödet från mottagande, via kontering och attest, till betalning går betydligt snabbare. Försenade betalningar och påminnelseavgifter blir ett minne blott med elektronisk fakturahantering. Alla fakturor är enkelt sökbara och du kan alltid se exakt var inom organisationen de befinner sig och vilken status de har.
Med vårt fakturahanteringssystem blir dina processer snabbare och mer effektiva. Rillion eliminerar många manuella arbetsuppgifter – inmatning av fakturadata, attesteringsflöden och fakturamatchning kan systemet sköta åt dig. Kort sagt: hanteringstiden per faktura minskar.
Automatiserad fakturahantering minskar hanteringskostnaden genom att eliminera manuella arbetsuppgifter. Ni slipper hantera lagring/arkivering – det sker digitalt och ingår i molntjänsten. Fakturadubbletter upptäcks av systemet som även kan flagga upp misstänkta fakturor – vilket minimerar risken att ni betalar bluffakturor.
Digital fakturahantering gör det möjligt att se hela fakturaflödet i realtid samtidigt som du får tillgång till ett digitalt fakturaarkiv. Såväl nya som gamla fakturor blir enkelt sökbara i ett klick. All information finns sparad på ett ställe, när fakturan ankom, vem som hanterade den, vem som attesterade den osv. Eventuell kommunikation kring fakturan sparas inom plattformen.
Antal fel genererade av ”den mänskliga faktorn” minskas, vilket ger dig ett mer kvalitativt dataunderlag. Genom att matcha fakturorna mot PO, avtal och leveransbekräftelser tidigt i processen kan felaktiga betalningar upptäckas innan de hinner godkännas.
Genom att automatisera din hantering av leverantörsfakturor förenklas och effektiviseras attestflödet. Tiden från fakturaregistrering till godkännande kortas ner. På så sätt undviker ni sena betalningar. Systemet hjälper er också att upptäcka potentiella flaskhalsar innan du uppstår, då du hela tiden kan se var en faktura är i flödet – och vilken status den har.
Efterlevnadsregler är inbyggda i Rillion, vilket hjälper er att följa lagkrav och interna attestregelverk.
I den här guiden har vi samlat all information du behöver när du ska köpa in ett nytt system för elektronisk fakturahantering, även kallat EFH-system.
Det går snabbt att komma igång och arbeta i våra lösningar för leverantörsfakturahantering. Användargränssnittet är intuitivt och det är enkelt att förstå hur man ska göra för att kontera och godkänna en faktura. Detta är extra viktigt eftersom många olika funktioner och roller inom företaget kommer att använda vårt EFH-system. I Rillion kan du logga in var du än befinner dig – från dator, surfplatta eller mobil. Att kunna granska och attestera fakturor direkt i mobilen är så klart en stor fördel som uppskattas av många.
Vad kostar fakturahantering?
Hantering av leverantörsfakturor är ett tidskrävande arbete där många detaljer behöver kontrolleras och godkännas, ibland av flera personer. Hanteringskostnaden utgörs till stor del av den tid som personalresurser lägger på att kontrollera, processa och slutligen betala fakturorna. För de flesta organisationer blir det billigare att investera i ett system som automatiserar hela eller delar av fakturahanteringen. Hanteringskostnaden per faktura skiljer sig mellan olika företag och organisationer – och beror bl.a. på total fakturavolym, vilken sorts fakturor man processar och vilket systemstöd man har tillgång till. En försiktigt estimering är att det vid helt manuell hantering kostar ca 100 kr/faktura medan en digital faktura där de manuella momenten automatiserats av ett system kan kosta ner till 5 kr/faktura (men inom båda grupperna finns stora variationer).
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering avser den process där en inkommande leverantörsfaktura registreras, granskas, konteras, attesteras och slutligen betalas. Idag finns mjukvarustöd för att digitalisera hela denna hantering och de allra flesta företag i Sverige har redan implementerat en programvara för elektronisk fakturahantering (EFH). Elektronisk fakturahantering spar mycket tid för ekonomiavdelningen genom eliminering av en lång rad manuella och rutinartade arbetsmoment.
Vilka är fördelarna med fakturahanteringssystem?
Hanteringstiden för varje faktura minskar, vilket spar massor av tid på ekonomiavdelningen. Med en digital och automatiserad process, får ni ökad kontroll, bättre översikt och det blir färre manuella misstag. Vilket i sin tur ger högre kvalitet på den finansiella rapporteringen.
Berätta för oss om era utmaningar så hittar vi en lösning som passar er verksamhet.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
Rillion AB
Torsgatan 26
113 21 Stockholm