fbpx

Det första steget i den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor är datafångsten, med andra ord: fakturaskanning

Fakturaskanning - se olika alternativ

Olika alternativ för fakturaskanning

Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av arbetet med scanning av leverantörsfakturor, men för vissa är det ett problemområde. Det är också ett område som diskuteras mycket då fler länder ställer krav på e-faktura, där offentlig sektor varit föregångare.

I den här artikeln beskriver vi de olika alternativen för fakturaskanning som finns och redogör för vilka för- och nackdelar respektive lösning för att skanna fakturor innehar. Vi berör även e-fakturans påverkan på datafångsten men djupdyker inte i ämnet (läs mer om elektronisk fakturahantering).

Skanna fakturor i egen regi eller köpa tjänsten?

Oavsett om ni funderar på att skanna leverantörsfakturor och tolka fakturorna själva eller köpa en skanningstjänst är det en startsträcka innan rutinerna sitter. De av våra kunder som testat båda alternativen upplever att startsträckan för deras fakturaskanning är avsevärt mycket kortare om du inte behöver ställa om faktura-adressen.

Vi rekommenderar ReadSofts programvara för egen fakturaskanning och en lokal skanningsbyrå för tjänsten (kontakta oss så berättar vi mer om byråer i det land/de länder du vill ta emot fakturor). Oavsett vilken väg du väljer för att skanna fakturor överförs fakturabild och fakturainformation till Rillion automatiskt.

Skanna fakturor i egen regi eller köpa tjänsten

– Det förvånar mig hur snabbt fakturadata tolkas och hur ofta den blir helt korrekt. Varje faktura ser olika ut har sitt eget format. Denna automatisering innebär en stor tidsvinst för oss.

Skanna fakturor själv – så går det till

Skanna fakturor själv – så går det till

Så här går inskanning av leverantörsfakturor till i ReadSofts programvara:

  • Dina leverantörer skickar sina fakturor till dig som de alltid gjort, alternativt så mailar de en PDF-faktura till din inbox för fakturor.
  • Pappersfakturor skannas och PDF-fakturor hämtas i mailboxen, båda varianterna tolkas för automatisk inläsning av ReadSofts programvara som även kan läsa fakturainformation på radnivå (artiklar, pris, antal osv).
  • ReadSoft flaggar de fält som inte tolkats till 100% för en extra kontroll innan fakturan skickas till Rillion för kontering och attest.

Läs mer om ReadSofts programvara.

För- & nackdelar med ReadSoft

  • ReadSofts programvara finns som molnlösning men kan även installeras hos dig.
  • Vi förordar molntjänsten som optimerar sig själv och lär sig hur dina fakturor ser ut så att det manuella kontrollsteget minskar efterhand.
  • Din personal är experter på era fakturor och hanterar snabbt och enkelt de som flaggas för kontroll.
  • Det är enkelt att växla över till e-faktura och du gör det i den takt du mäktar med.
  • Användargränssnitt på många språk för globala organisationer.
  • Enkelt att fördela arbetet till olika platser och länder för geografiskt spridda organisationer, för de som använder egna shared service centers eller vid balansering av arbetstoppar.
  • Visst manuellt arbete bundet till kontoret för pappersfakturor.
  • Investering och underhåll av skanner (om inte din multifunktionsskanner räcker till).
Readsofts fakturaskanning och tolkning integreras enkelt till Rillion
Skanna leverantörsfakturor som tjänst

Skanna leverantörsfakturor – som tjänst

Dina fakturor ställs om enligt skanningsleverantörens struktur, vanligast är att pappersfakturor skickas till en boxadress märkt med ditt unika ID och mailade PDF-fakturor skickas till en (generell eller unik) mailadress hos skanningsbyrån för att skanna leverantörsfakturor och tolka informationen. Fakturorna skickas till Rillion för kontering och attest.

För- och nackdelar med skanning som tjänst

  • Enkelt att skala upp för att skanna fakturor i stora volymer under tillväxt.
  • Kräver varken skanner eller egna resurser.
  • Prisvärt när er verksamheter behöver skanna fakturor i riktigt stora volymer.
  • Risken för felaktigt tolkad information är högre än med egen fakturaskanning.
  • Väldigt få (om någon) skanningstjänster kan hantera fakturainformation på radnivå med bra resultat.

Ytterligare ett alternativ för att lösa datafångsten är offshoring eller att uteslutande ta emot e-fakturor.

För- och nackdelar med fakturaskanning som tjänst

Det finns olika alternativ för skanning av inkommande leverantörsfakturor. Vissa företag väljer att köpa en skanner och utföra arbetet med hjälp av interna personalresurser. Ett annat alternativ är att använda en extern tjänst dit alla inkommande fakturor skickas för skanning. Den skannade fakturan behöver sedan tolkas, d.v.s digitaliseras, innan den kan hanteras och betalas. Ett sätt att undvika momentet att skanna en faktura är att gå över till e-faktura.

Det finns en lång rad alternativ för skanning och tolkning av leverantörsfakturor. Priset varierar beroende på om man väljer att skanna sina fakturor internt, eller använder en extern tjänst. Ofta erbjuds denna typ av tjänst som en fast månadskostnad eller som en paketlösning tillsammans med system för elektronisk fakturahantering. Pris per skannad faktura är ofta beroende av den totala fakturavolymen. Det är därför inte möjligt att ange ett cirkapris för tjänsten. På Rillion erbjuder vi en paketlösning där skanning, tolkning och hantering av leverantörsfakturor ingår, eftersom detta efterfrågas av våra kunder.

Första steget för att få en automatiserad hantering av leverantörsfakturor är datafångsten, d v s att skanna och tolka pappersfakturor och att tolka PDF-fakturor som ankommer via e-mail. När all fakturadata är digitaliserad, kan hela processen bli digital, vilket innebär att de flesta arbetsmomenten kan automatiseras.

Det finns två huvudsakliga vinster:
– man spar mycket arbetstid
– det blir färre manuella misstag, vilket ger mer korrekt underliggande data i företagets rapportering
Dessutom får ekonomiavdelningen bättre överblick och kontroll över leverantörsfakturor och kommande utgifter.

Vill du prova Rillion?

Låt en av våra experter visa dig vad som passar dina behov.