Clas Ohlson automatiserar med Rillion

Ett av Sveriges mest kända detaljhandelsföretag, Clas Ohlson, finns representerat med cirka 200 fysiska butiker i Sverige, Finland, Norge, Tyskland och England. Företaget har en imponerande tillväxttakt drivet av bland annat ökad e-handel. Clas Ohlson kämpade med allt fler fakturor och manuell matchning mellan inköp, inleverans och faktura under flera år.

I samband med byte av ekonomisystem såg de möjligheten att implementera en elektronisk fakturahanteringslösning med automatisk matchning. Valet föll på Rillion (f.d. Palette) som komplement till Microsoft AX vilket innebar startskottet för en automatiseringsresa.

I maj 2022 bytte Palette namn till Rillion och Palettes tidigare produkt heter idag Rillion Prime.

Kundinformation

Kund	Clas Ohlson
Bransch	Detaljhandeln
Område	Sverige, Norge, Finland, Tyskland och England
Affärssystem	Microsoft Dynamics AX
Fakturor/år	100000
Anställda	5000
Automatisering	Fakturahantering

Clas Ohlson valde Rillion för elektronisk fakturahantering

Automatiseringen innebär en bra tidsvinst

När det 30 år gamla ekonomisystemet byttes ut förbättrades en del, dock saknades fortfarande bra funktionalitet för fakturahantering. Clas Ohlson sökte efter en riktigt bra fakturahanteringslösning med möjlighet att automatisera fler processer vartefter på samma plattform. Efter ett noggrant utvärderingsarbete föll valet på Rillion.

– Automatiseringen med Rillion innebär en bra tidsvinst för oss och i integrationen med AX vet vi med säkerhet att allt blir helt rätt hela vägen, säger Jan Skarner, Head of Business Navigation på Clas Ohlson.

”Rillion är ett otroligt enkelt och användarvänligt system, både att arbeta i och att drifta. Man blir ”superuser” på nolltid.”

Jan Skarner | Head of Business Navigation på Clas Ohlson

Stegvis utrullning för bästa möjliga resultat

Under 2016 började Clas Ohlson med en småskalig utrullning av Rillion i England. Lärdomar kunde appliceras för ännu smidigare implementering när Norge, Finland och Tyskland följde under 2017. Den största och mest omfattande delen gjordes i maj 2018 när Clas Ohlson kopplade på även det svenska bolaget.

– Vi inledde projektet och planerande tillsammans med Rillions personal de första två månaderna innan vi gick live i England. Resten har vi kunnat sköta på egen hand eftersom systemet är så pass lättförståeligt och användarvänligt, säger Jan Skarner.

Lyckad 3-vägsintegration mellan Rillion, inköps- och ekonomisystem

Clas Ohlson använder Microsoft AX för köp av de produkter som har direkt koppling till verksamheten. Till det här systemet har det gjorts en integration som inkluderar Rillion för att skicka och ta emot data mellan systemen. En av de största fördelarna med hela den här resan är enligt Jan Skarner det vattentäta flödet mellan systemen.

– För inköpsfakturorna har vi fått till en integrationslösning som är helt fenomenal, där det idag är omöjligt att betala till fel leverantör eller fel belopp. Det blev mycket, mycket bättre än vad vi hade kunnat tänka oss, säger Jan Skarner.

Ytterligare effektivisering genom matchning av avtal och indirekta inköp

Under våren 2019 planerar Clas Ohlson att utöka sin Rillion-funktionalitet genom att börja systematisera processen även för interna inköp.

-Den största vinsten vi vet att vi kommer att uppnå är att även dessa flöden blir automatiserade, vilket ger bättre struktur och ordning och reda bland de indirekta inköpen och avtalen. Vår högsta prioritet är bättre kontroll, att vi dessutom kommer kunna matcha avtal och inköp med varandra kommer att bli som ”grädden på moset”, säger Jan Skarner.