Technopolis Oy skulle rulla ut Rillions lösning för fakturahantering – då kom Corona

Technopolis Oy hyr ut och förvaltar högkvalitativa kontorslokaler. Företaget startades i en f.d. mejerilokal i Uleåborg (Oulo), Finland 1982. Idag erbjuder företaget moderna kontorslokaler på elva platser i totalt sju olika länder. Utöver lokaluthyrning, erbjuder Technopolis ett tjänstekoncept, där det ingår olika typer av service från den stund man vill flytta in i deras lokaler tills dess att man flyttar ut och behöver hjälp med slutstädning. Exempelvis flyttplanering, receptionstjänst, lounge och städning.

Uppdatering av interna IT-system

Technopolis Oy stod inför ett förändringsarbete avseende företagets interna system och processer. Bl.a. skulle man byta affärssystem från Microsoft AX till Dynamics 365. Utöver själva affärssystemet omfattas ett flertal stödsystem inom ekonomi och finans, däribland banksystemet och systemet för administration av fastighetsinnehavet.

Istället för att investera i en “mastodontlösning” som täcker alla behov inom ekonomiavdelningen, valde Technopolis istället ett agilt arbetssätt och utvärderade den bästa lösningen för varje arbetsområde. Urval av potentiella leverantörer gjordes för varje delmoment inom ekonomifunktionen. För faktura- avtals- och dokumenthantering valdes Rillion.

– Vi ville ha den bästa möjliga lösningen även för hanteringen av leverantörsfakturor och då föll valet på Rillion. Lösningen har mycket välutvecklad funktionalitet och kommer med en smidig integration till Dynamics 365. Alla användare har samma gränssnitt och implementationsprojektet är inte så omfattande, säger Heli Matero, CFO på Technopolis.

System skall vara enkla att använda

När man byter ut flera system på en gång är det viktigt att lösningarna är intuitiva och enkla att använda. Speciellt om en stor del av företagets anställda skall använda systemen i sitt dagliga arbete.

– Vi erbjuder flexibla kontorslokaler och förväntar oss detsamma från våra interna system. De flesta av våra anställda hanterar fakturor i någon form, så gränssnittet måste vara användarvänligt. Enligt den feedback vi fått från vår personal anses Rillion vara enkelt att använda, tillägger Matero.

Lyckad utrullning på distans

Projekt av denna karaktär involverar flera lösningar och leverantörer. Samarbete och kommunikation mellan olika projektledare och arbetsteam är en framgångsfaktor som inte kan underskattas. Alla parter hade tät kontakt även mellan de formella projektavstämningarna. På grund av Corona-restriktionerna var det dock inte längre möjligt att träffas fysiskt eller genomföra några tjänsteresor. All kommunikation genomfördes digitalt.

Trots osäkerhet kring projektgenomförandet under gällande Corona-restriktioner, gick första delen av utrullningen bra.

– På grund av den extraordinära situationen tvingades vi genomföra allt projektarbete på distans från och med mars månad. Implementationen som skulle gjorts på plats i Tallinn slutfördes istället helt och hållet på distans. De extra utmaningarna som ändå uppstod ledde bara till ett par veckors försening, kommenterar Matero.

När det finns många aktörer i ett och samma systemprojekt och dessutom ett pressat tidsschema, måste leverantören vara duktig på att lyssna och snabbt sätta sig in kundens önskemål. Juho Kangas, senior konsult på Rillion, säger att utöver tekniskt kunnande, prioriterar Rillion sitt generella leverantörsansvar:

– Som en ansvarsfull leverantör, gör vi allt vi kan för att anpassa oss till kundens behov och tidschema. Med den situation som rådde i våras p.g.a. Corona, ökade vikten av att ha en bra och tillförlitlig kommunikation. I efterhand kan vi konstatera att det digitala arbetssättet faktiskt inte har lett till att projektet i sig tar längre tid. Inom Rillion har vi också upptäckt nya metoder som ytterligare effektiviserar arbetet.

Technopolis Oy ökar automatisering med Rillion

Rillions lösning för elektronisk fakturahantering ligger verkligen i framkant och automatiserar hela flödet från ankomstregistrering av fakturan till attest och betalning. Användargränssnittet är intuitivt och systemet integreras smidigt till ett flertal affärs- och inköpssystem. I nästa steg skall Technopolis införa Rillion i samtliga länder inom koncernen, vilket ytterligare kommer att öka automatiseringsgraden inom deras ekonomiavdelning.

Se videon där Jouko Peltonen, Systemförvaltare på Technopolis, berättar om projektet där Rillions lösning implementerades. Av kundcaset framgår också vilka framtidsplaner Technopolis har för att ytterligare optimera sina interna processer.

Denna artikel publicerades i finska Kauppalehti Studio den 25 augusti 2020.