Skanna fakturor

– offshoring eller e-faktura?

Det finns olika alternativ för att skanna fakturor. I den här artikeln berättar vi specifikt om offshoring och e-faktura. Får tips från våra kunder om bästa sättet att skanna fakturor och tolka dem.

Boka en demo Så fungerar det

Skanna fakturor och tolka dem digitalt med Rillion

Rillion använder Readsofts programvara för tolkning av levernatörsfakturor

När kan offshoring vara ett alternativ?

ReadSofts programvara är så pass bra att det manuella arbetet med att skanna fakturor hålls till ett minimum. Vi rekommenderar därför inte våra kunder att outsourca sin datafångst till låglöneländer annat än vid riktigt stora volymer och då ett shared service center redan finns på plats för andra ekonomiska processer.

Om du ser offshoring som ett alternativ för att sänka dina kostnader rekommenderar vi en lösning i samma världsdel som din huvudsakliga verksamhet. Det finns många europeiska företag som flyttat sin leverantörsreskontra (inklusive datafångst) till länder i östra Europa med framgång.

Många (framförallt stora nordamerikanska företag) har lagt sina processer i Asien men upplever kvalitetsbrister orsakade av kulturkrockar, undermålig kommunikation och tidsskillnader. Det kostar ofta mer för de inhemska resurserna att rätta fel och hantera avvikelser än vad du sparar in när du väljer låglöneländer på andra sidan jorden.

Vad är skillnaden mellan e-faktura och fakturaskanning?

E-faktura är en elektronisk faktura som både skickas och tas emot helt elektroniskt. E-faktura är inte bara mer effektivt, kostnadsbesparande och pålitligt utan är även bra för miljön. Fakturaskanning syftar till processen att skanna en pappersfaktura för att återskapa den i ett elektroniskt format.

Eliminera fakturaskanning och tolkning - gå över till efaktura!

Fördelar med fakturaskanning

Det finns flera fördelar med fakturaskanning, till exempel att:

skannade fakturor kan enkelt arkiveras online och därmed också hittas med hjälp av sökfunktioner 𑁋 er arkivering blir betydligt enklare
ni sparar pengar med minskade kostnader för papper, utskrivning, fysisk arkivering och frakt
ni sparar tid och minskar risken för manuella fel.

Det absolut mest effektiva och kostnadsbesparande är e-fakturor. Med e-fakturor sparar ni även tiden för skanningen och minskar risken för mänskliga fel ytterligare. Men i fall då ens partners och leverantörer enbart använder sig av pappersfakturor kan den enda lösningen vara att skanna fakturor.

Slipp fakturaskanning genom att gå över till e-faktura

Med e-faktura försvinner de sista manuella momenten kring datafångsten och du kan få med mer information på dina fakturor. Du kan också returnera ofullständiga fakturor till leverantören för komplettering eller rättelse. Vi har ett strategiskt samarbete med Pagero som förser många av våra kunder med e-faktura världen över.

Det finns många fördelar med e-faktura - Rillion erbjuder e-faktura för företag

Vilka är fördelarna med e-faktura?

Att använda e-faktura har många fördelar jämfört med traditionell pappersbaserad fakturering, till exempel att:

använda e-faktura är betydligt snabbare och enklare att hantera än traditionella fakturor
ni minskar risken för manuella fel när ni automatiserar hela processen
e-faktura ger er en bättre sökbarhet på alla fakturor och är mer effektivt än att leta runt i gamla arkiv efter pappersfakturor
ni får en tydlig översikt för alla fakturor och betalningar
ni minskar användningen av papper och bidrar till en mer hållbar miljö
ni får minskade administrativa kostnader
ingen postgång gör att de kommer snabbare in i dina system (extra viktigt för utländska leverantörer).

Läs mer om vårt erbjudande gällande e-faktura för företag

Vill du veta mer om automatiserad fakturahantering?

Då är du välkommen att boka en demo, så berättar vi mer. Rillion erbjuder två olika produktlinjer för elektronisk fakturahantering, där en av dessa även automatiserar hela processen med att hantera och scanna fakturor, från inköp till betalning.

Prata med en expert

Hur fungerar e-faktura?

Fakturan skickas från leverantör till kund i ett elektroniskt format, oftast via en fakturaväxel. E-fakturor tas emot direkt i fakturahanteringssystemet och är direkt klar för kontering och attest.

Så lyckas du med din fakturaskanning – tips från våra kunder:

Säkerställ att din leverantör av fakturahantering eller Purchase-to-Pay som även stödjer din lösning för fakturaskanning och har tillräcklig kompetens för det.
Tänk noga igenom ditt val innan du ställer om faktura-adressen, det tar tid att få alla leverantörer att ställa om och alla felaktigt skickade fakturor måste hanteras manuellt.
Lyssna på din leverantör av fakturahantering alt ta referenser när du ska välja scanningsbyrå.
Växla över till e-faktura

Få fler tips om fakturaskanning för EFH vårt blogginlägg