Om kunden

Kund Tatum Homes
Bransch Bygg
Område Oklahoma, USA
Affärssystem Quickbooks Desktop
Automatisering Fakturainläsning, fakturahantering och attestflöde
AP-lösning Rillion (tidigare Centsoft Invoice)

Bakgrund

Tatum bygger exklusiva skräddarsydda hem i prisklassen $300 000 till $1 miljon+ och har hittills färdigställt över 500 hem. I områden så som Rivendell, Chatenay, Anton’s Landing, Crystal Creek vid Westbury, Glenhurst och Rockport.

Utmaningen: minska det manuella arbetet

Tatum homes stora utmaning var hanteringen av 4 000 pappersfakturor per år och hela godkännandeprocessen för flera attestanter.

Processen med mycket pappersarbete kopplat till många olika projekt ökade risken för att fakturor försvann eller hamnde fel. Attestanter blev överösta med pappersarbete och ledningen började därför se över ett effektivare, automatiserat tillvägagångssätt.

“De flesta bostadsbyggande företag lagrar sina fakturor i mappar per projekt. Om du då vill hitta alla fakturor för en leverantör kan du behöva leta i varje enskild projektmapp. Att kunna söka i Centsoft och exportera alla fakturor till PDF gör det mycket snabbare och enklare.”
– Ryan Tatum, Tatum Homes

Datainsamling

Fakturor kommer in via post eller e-post och skannas av Centsoft. Datan i varje faktura genereras sedan till en intiutiv dashboard.

Tatum Homes ekonomiadministratörer kan kontrollera att uppgifterna är korrekta, göra justeringar, tillämpa kodning och skicka ut fakturan för godkännande. i bakgrunden arbetar AI för att lära sig kontokoder och kommer med tiden med förslag på hur man kodar artiklar på varje faktura.

Attestflöde

När en faktura kommer in i systemet och har kontrollerats av administratören går fakturorna ut i ett automatiserat arbetsflöde där projektledare på varje arbetsplats kan godkänna fakturan i datorn, surfplatta eller smartphone.

“Vi har ett antal växande projekt och får hundratals fakturor varje månad, vilket var en ganska överväldigande uppgift för varje attestant”
– Ryan Tatum, Tatum Homes

Integration

Tatum Homes har även kunna dra nytta av den enkla integrationen mot sitt affärssytem Quickbooks Desktop. Integrationen tar bara en dag eller två att sätta upp och all leverantörsinformation delas med Centsoft. När en faktura är godkänd överförs fakturan till Quickbooks för registrering och betalning.

Kom igång direkt

Det är enkelt att komma igång med Rillion.